採用アウトソーシングとは？メリット・デメリット、成功のポイントを徹底解説

近年、人材獲得競争の激化や採用手法の多様化が進む中、企業は採用活動の複雑化という課題に直面しています。この課題の解決策として注目されているのが「採用アウトソーシング（RPO）」です。本記事では、採用アウトソーシングの基本的な概念、ならびにそのメリットとデメリットについて詳しく解説します。また、採用アウトソーシングを成功させるための重要なポイントについてもご紹介します。自社の採用戦略に新たな視点を取り入れたい方は、ぜひご一読ください。

採用アウトソーシングとは？

採用アウトソーシング（Recruitment Process Outsourcing：RPO）とは、企業の採用活動における業務の一部または全工程を外部の専門業者に委託するサービスです。近年、労働力不足が深刻化し、企業の採用方法も多様化しています。これにより、企業が自社だけで効果的な採用活動を行うのが難しくなっています。RPOを活用することで、企業は採用担当者がコア業務に集中できるようになり、採用活動の品質を向上させるとともに、時間やコストの効率化が期待できます。例えば、RPOを導入した企業では、採用スピードの向上や応募者の質の改善が報告されています。

採用アウトソーシングが注目される理由

採用アウトソーシングが注目される背景には、採用手法の多様化と採用活動の長期化・通年化があります。従来の採用方法に加え、ダイレクトリクルーティングや社員紹介制度などの新しい手法が普及し、採用担当者の負担が増加しています。特に、求職者が優位な市場環境では内定辞退のリスクが高まり、これが採用活動の長期化や通年化を招いています。このような課題を解決するために、企業は採用業務の一部を外部に委託する採用アウトソーシングのニーズを高めています。

採用アウトソーシングの利点

採用アウトソーシングを利用する主な利点は以下の通りです。  
採用の専門家に委託することで、業務品質の向上を図ることができますが、アウトソーシング先の選定や管理によってその効果は異なる場合があります。また、採用担当者は面接などの重要な業務に集中できる時間が増えますが、これはアウトソーシングの質によるため注意が必要です。さらに、指示を細かく出す必要が少なく、主体的に採用活動を進めてくれる点もメリットの一つです。加えて、求人サイトや人材紹介会社を効果的に活用することで、コスト削減につながる可能性がありますが、具体的なコスト削減効果は企業によって異なります。場合によっては、入社後の研修まで委託することも可能です。

採用アウトソーシングの注意点

採用アウトソーシングを利用する際には、いくつかの注意点を考慮する必要があります。まず、社内での採用に関する知識や経験が不足する可能性があり、これにより採用担当者のスキルアップが阻害されることがあります。また、担当者が社内にいない場合、電話やメールでのコミュニケーションにおいて認識のずれが生じることがあるため、情報共有が重要です。さらに、アウトソーシングを過度に依存することで、求める人物像とのミスマッチや、想定以上の業務が発生し、費用が予想以上に膨らむリスクも考えられます。委託先の規模によっては、引き受けられる業務量に限界があることも念頭に置くべきです。メリットを最大限に活かすためには、自社の採用計画とアウトソーシング業者の特徴を十分に理解し、適切なコミュニケーションを図ることが不可欠です。

採用アウトソーシングで依頼可能な業務範囲

採用アウトソーシングサービスは、採用戦略の構築から入社後のサポートまで、多岐にわたる業務を外部に委託できるソリューションです。採用活動の根幹となる採用計画の策定段階から専門的な知識やノウハウを活用することが可能です。アウトソーシングを検討する際は、自社のニーズに合った強みを持つ代行会社を選ぶことが重要です。

採用戦略の策定

採用戦略の策定では、募集要項の作成、ターゲット人材の分析、効果的な採用手法の立案などが行われます。特にコンサルティングに特化した企業では、採用計画の策定や最適な手法に関する戦略的なアドバイスが受けられます。求める人物像や必須・推奨スキル・経験の定義など、採用計画の基礎部分から依頼できるため、企業の将来を左右する重要な領域であることを理解することが重要です。そのため、アウトソーシングを検討する際には、専門的な採用コンサルティングを提供する代行会社を選ぶことが望まれます。

求人広告の運用代行

求人広告の運用代行では、最適な募集媒体の選定、広告の発注、掲載管理といった業務を専門家に委託することが可能です。企業の採用計画に基づいた求人広告の作成に加え、設定した採用ターゲットに響く内容の広告を作成することも実現できます。さらに、採用市場の動向を分析し、効果的な広告戦略を提案することが期待されます。特に、年間を通じて採用活動を行っている企業や、複数の媒体を利用している企業にとっては、業務を一括して委託することで工数削減とコスト効率の向上が見込まれます。具体的な効果については、各企業のニーズに応じたアプローチが必要です。

応募者対応と選考

応募者対応では、応募者からの問い合わせへの対応や応募書類の受付・管理を行います。採用活動における最初の接点である応募者管理は、求人媒体や人材紹介サービスを通じて応募してきた求職者の情報を一元的に管理し、選考結果の通知を円滑に実施することが重要です。応募者選考においては、応募書類に基づく書類選考を行いますが、応募が多数寄せられる企業にとっては、このプロセスには大きな時間と労力がかかります。採用アウトソーシングを活用することで、あらかじめ設定した基準に従ったスクリーニングを行い、選考プロセスを効率的に進めることが可能となります。

DM・スカウト配信

求職者データベースを活用してターゲットとなる人材を特定し、個別にメッセージを送信するダイレクトメッセージ（DM）やスカウト配信は、採用活動において重要なプロセスです。候補者一人ひとりに合わせたDMやスカウト配信には時間と労力がかかりますが、採用アウトソーシングを活用することで、そのプロセスを効率化することが可能です。近年、ダイレクトリクルーティングの普及に伴い、多くの企業が求人サイトを通じてDMやスカウトメールを配信していますが、その運用には一定の負担が伴います。特に、一部の採用代行業者では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入した自動配信システムを利用しており、これにより工数を大幅に削減できるケースが増えています。自社での対応に限界を感じている企業にとって、採用アウトソーシングは有効な解決策となるでしょう。ダイレクトリクルーティングは、その有効性が高く評価されており、市場規模も拡大しています。LinkedInやビズリーチなどのプラットフォームを通じてスカウトメールを送信し、直接採用につなげるだけでなく、転職を考えていない潜在層との関係構築にも貢献しています。

選考日程調整

採用活動における選考日程調整は、候補者とのスムーズなコミュニケーションを保つ上で不可欠な業務です。面接や試験の日程調整を代行することで、採用担当者の負担を軽減できます。通常、企業側から提示された選考希望日時を基に、候補者の都合と照らし合わせながら日程を確定します。日程確定後には、候補者に対して当日の詳細な情報をメールで送付したり、電話で確認を行ったりするなど、きめ細やかな対応が求められます。

説明会代行

新卒採用向けの説明会から、中途採用向けの職種別説明会まで、様々な形式に対応します。代行会社は、事前に採用担当者と綿密な打ち合わせを行い、説明会で伝えるべき内容や、選考の実施方法、合否判定の有無などを決定します。また、説明会で使用するスライドやプレゼンテーション資料の作成も依頼可能です。

面接代行

一次面接や二次面接などを代行します。候補者が遠隔地に在住しているため直接面接が難しい場合や、面接官のスケジュールが逼迫している場合、あるいは面接官の経験不足などが課題となっている場合に有効です。採用代行会社は、事業会社での人事経験者、人材紹介会社でのキャリアカウンセラー経験者、CDA資格保有者など、企業のニーズに合わせた最適な人材をアサインします。面接への同席による目線合わせや合否判断のサポート、企業人事へのアドバイスなども可能。面接業務を委託する際は、委託先との緊密な連携体制が構築できるか、質の高いフィードバックが得られるかなどを考慮し、信頼できる採用代行（RPO/アウトソーシング）業者を選定することが重要です。

その他の業務

上記に挙げた業務以外にも、電話受付専門の採用窓口の設置や、応募書類の受け取り代行として私書箱の利用も可能です。さらに、応募書類の仕分け、選考データの集計・分析、SNSを活用した情報発信なども対応可能です。内定後のフォローアップや、入社後の研修といったサービスを提供している企業もあります。

採用代行（RPO）の料金体系と相場

採用代行サービスの料金体系は、大きく分けて月額固定型と、成果や作業量に応じて料金が変動する従量課金型の2種類が存在します。月額固定型は、一定範囲の業務に対して毎月決まった金額を支払う形式で、継続的に一定以上の業務量が発生する場合に有効です。一方、従量課金型は、業務の量や成果に基づいて料金が計算されるため、スポット的な依頼や業務量が少ない場合に適しています。多くの企業がウェブサイトで料金例を公開していますが、詳細な費用は個別に見積もりを依頼するのがおすすめです。

料金の算出パターン

採用アウトソーシングの費用は、その内容によって大きく変動するため、一律の金額を示すことは困難です。各企業によって料金設定は異なりますが、一般的には以下のパターンが用いられています。

月額一律料金型

採用代行の料金は、月額一律料金型が一般的であり、担当する業務範囲に応じて月額固定の料金が設定されます。この場合、業務量が多いと割安になることが多いですが、業務量が少ない場合には、特定の条件や契約内容によってコストパフォーマンスが悪く感じられることがあります。具体的な状況に応じた料金設定やサービス内容については、各業者の詳細を確認することが重要です。

業務量に合わせた柔軟な料金体系

料金表が用意されている業者もありますが、多くの場合、具体的な料金は業務量に応じて事前に見積もりを取ることが推奨されます。従って、各業者の条件を確認することが重要です。

業務別料金の目安

それでは、具体的な業務内容に応じた費用はどのようになっているのでしょうか。  
一般的には新卒・中途採用における媒体運用が月額5万円から70万円程度です。この料金は、掲載する求人媒体や運用の範囲によって大きく変動します。依頼内容を明確にした上で見積もりを取得することが重要です。  
採用選考の日程調整代行は、月額5万円から始まり、調整人数や電話・メールでの調整方法などによって異なります。複雑な調整が必要な場合は、費用が高くなる傾向があります。  
ダイレクトメッセージやスカウトメールの送信業務は月額3万円からで、送信方法やターゲット設定によって変動します。  
電話・メール対応代行は月額5万円から依頼可能で、具体的な業務内容によって料金が異なるため、契約前に詳細を確認することが推奨されます。  
面接代行サービスについては、30万円からとし、内容や面接官のスキルによって変動します。  
多くの代行会社では初回契約時に着手金が必要な場合があります。以上の情報はあくまで目安であり、具体的な見積もりを得るためには、自社の状況を詳しく伝えることが重要です。

採用アウトソーシング（RPO）会社選びのポイント

採用アウトソーシング会社を選ぶ際には、自社の課題や要望を明確にし、各社の特徴や得意分野を比較検討することが大切です。予算や委託したい業務範囲を考慮して、最適なパートナーを選びましょう。

自社に最適な採用アウトソーシング企業を選ぶ

採用アウトソーシング（RPO）企業を選ぶ上で最も重要なのは、自社のニーズに合致したサービスを提供しているかを見極めることです。採用アウトソーシング（RPO）のサービス内容は多岐にわたるため、自社のリソース不足から最適なサービスを選定する時間がないという状況も起こりがちです。しかし、自社の状況を詳細に把握することは、適切な採用支援サービスを選ぶ上で不可欠であり、十分な時間をかけるべきです。自社の要件を明確にし、複数のアウトソーシング企業を比較検討するための材料をしっかりと準備することが重要です。不明確な判断で採用アウトソーシングサービスを導入すると、かえってコストが増加したり、契約管理や運用フローが混乱したりする可能性があるため、注意が必要です。

対応可能な雇用形態と業務範囲の確認

採用アウトソーシング（RPO）企業を選ぶ際には、対応可能な雇用形態と業務範囲を確認することが重要です。すべての雇用形態に対応している企業もあれば、新卒採用や中途採用に特化している企業もあります。したがって、事前に自社が採用したい雇用形態に対応しているかを確認する必要があります。また、業務範囲には、採用業務のすべてを委託する「フルパッケージ型」と、一部の業務を選択して委託する「選択型」があります。まずは、自社で対応可能な業務と委託したい業務範囲を明確にし、各社の業務内容を比較検討しましょう。

支援実績の確認

採用アウトソーシング企業を選ぶ際には、過去の支援実績を確認することが非常に重要です。多くの企業は、自社のウェブサイトなどで実績を公開していますが、もし公開されていない場合は、直接問い合わせて確認することが推奨されます。実績が乏しい企業を選ぶと、効果的な採用活動が行えないリスクが高まります。そのため、実績の数だけでなく、同業他社や自社と規模が近い企業での成功事例があるかどうかも重要なチェックポイントです。新卒採用やエンジニア採用を考えている場合は、それぞれの市場に精通した企業を選ぶことで、期待する成果を得やすくなります。したがって、同業他社や類似規模の企業での実績がある採用代行会社を選ぶことが、費用対効果の高い採用活動につながるでしょう。

自社ルールとの整合性

自社のニーズに適合する採用アウトソーシングサービスを選ぶことが重要です。企業ごとに独自の採用ルールが存在するため、進捗報告の方法や契約書の締結方法、業務の対応方法など、これらのルールに合致したサービスを提供できる企業を探しましょう。特に業務開始後に認識のずれが生じるとトラブルに発展することがあるため、事前に確認を行うことが重要です。各チェック項目をしっかりと確認し、自社に最適なサービスを選定することをお勧めします。

見積もり内容の明確化

採用業務を外部に委託する場合、サービス内容が多岐にわたるため、見積もりが複雑になることが一般的です。どの業務を委託するかによって、それぞれの費用が異なるため、詳細な内訳を明確にすることが重要です。見積もりがあいまいなまま契約を進めると、費用に関する認識の違いからトラブルが発生する可能性があります。見積もりの内容は口頭だけでなく、書面やメールなどで記録を残すようにしましょう。業務委託契約を締結する際には、依頼内容や契約書の内容に相違がないかをしっかりと確認することが不可欠です。

進捗や情報共有の方法を確認する

採用業務をアウトソーシングする際には、完全に任せきりにするのは得策とは言えません。委託先との間で定期的な進捗確認や状況把握、情報共有を行うことが不可欠です。進捗や情報共有をどのように行うかを事前に確認し、クラウドサービスなどの活用方法を検討することが重要です。また、長期的にサービスを利用する場合は、対面での打ち合わせの頻度を確認し、円滑な連携を図ることが推奨されます。採用業務のアウトソーシングは基本的に担当者の工数削減につながりますが、委託先との情報共有を密に行うことが求められます。特に、採用活動においては採用ターゲットの認識のずれや自社の状況変化が委託先に伝わっていないといった事態を避けるため、こまめなコミュニケーションが重要です。採用代行会社との円滑なコミュニケーションを図るためには、依頼内容に応じた業務ごとの情報共有の頻度や方法を事前に決めておくことが大切です。

応募者・内定者とのコミュニケーションの機会を確認する

採用代行（RPO/アウトソーシング）を選ぶ際には、応募者や内定者と自社担当者がコミュニケーションを取る機会を設けることができるかを確認することが重要です。採用代行会社に面接や応募者への連絡を委託する場合、自社のメンバーと候補者・内定者との直接的なコミュニケーションが減少する可能性があります。選考辞退や内定辞退を防ぐためには、自社のメンバーが候補者との関係を構築する機会を持つことが重要です。自社の社員が候補者と直接対話することで、企業文化や社風を効果的に伝え、採用のミスマッチを防ぐことが期待できます。ただし、採用代行を利用する際には、コミュニケーションの機会だけでなく、プロセスの効率性やスピードも考慮する必要があります。

採用ノウハウが溜まりにくい可能性がある

採用業務の委託範囲によっては、採用代行（RPO/アウトソーシング）を利用することで、自社に採用ノウハウが蓄積されにくくなる可能性があります。しかし、適切に活用することで、逆にノウハウを蓄積することも可能です。採用代行を終了し、自社で採用業務を行う際に、以前のようにスムーズに採用活動が進まないことを避けるためには、採用担当者が採用プロセスに積極的に関与し、定期的な振り返りを行うことが重要です。成功事例や失敗事例を分析し、自社内に採用ノウハウを蓄積していくことが大切です。

採用業務のアウトソーシング先

ここでは、採用活動を代行してくれる主要な企業をピックアップしてご紹介します。

総合的な支援を提供する企業

採用代行（RPO）サービスに加え、採用戦略全体を視野に入れた提案を得意とする企業が多く、多角的なサービスを組み合わせたソリューションが期待できます。

ESSTNER株式会社（i-recruiting）

求人広告の出稿から応募者の選考、内定後のフォローまで、採用プロセス全体を包括的に支援するRPOサービスを提供しています。時間単位での料金設定が特徴で、業務内容に応じて費用が変動することはありません。質の高いサービスを提供することを目指しており、顧客との良好な関係を築くことに努めています。

株式会社レジェンダ

株式会社レジェンダは、電話対応を中心とした採用代行サービスを提供しており、必要に応じて担当者を企業に派遣して業務を支援します。求人媒体の管理やイベント、インターンシップの実施など、幅広いニーズに応えています。

株式会社キャリタス

株式会社キャリタスは1973年に設立され、採用支援において豊富な実績と知見を持っています。採用業務に加え、人材育成のアウトソーシングにも対応しており、幅広いニーズに応えるサービスを提供しています。自社で運営する求人媒体を活用し、集客支援を含む一貫したサポートを行っています。

株式会社ONE

株式会社ONEは、求人広告代理店としての豊富な経験を活かし、企業の採用活動の運用・改善を総合的にサポートします。企業のニーズに応じて、採用代行のパッケージプランやカスタマイズプランを選択できるほか、採用サイトの制作やIndeedの運用代行など多様なサービスを提供しています。

株式会社キャリアマート

株式会社キャリアマートは、15年以上の業界経験を有し、新卒・中途採用の主要媒体の管理および対応に強みを持っています。また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入しており、効率的な採用業務の実現に向けて約600体のロボットを活用しています。新卒採用では年間900社以上の企業に対してサービスを提供しています。

コンサルティングに強みを持つ企業

人材派遣業をルーツとする企業が多く、コールセンター業務から派生して採用支援サービスを提供しているケースが見られます。業務環境の整備に強みを持ち、コンサルティングと合わせて課題解決を支援できる点が特徴です。

株式会社パソナ

株式会社パソナは、コンサルティングと業務実行の各領域で専門のスタッフが貴社の状況に応じたサポートを提供します。自社内にBPOセンターを持ち、業務量の変動に柔軟に対応できる体制を整えています。また、人員の増減に応じた迅速な調整も可能です。さらに、独自の評価ツールを利用して、応募者が貴社の求める人物像に適合しているかどうかを客観的に判断することができます。

マンパワーグループ

マンパワーグループは50年以上の人材サービスの実績を持ち、就業支援を行っています。新卒採用から中途採用、アルバイト採用まで、さまざまな採用ニーズに対応することが可能です。国内外に広がるネットワークを活用し、広範囲にわたる採用活動をサポートしています。

アデコ株式会社

アデコ株式会社は全国に展開するコールセンター拠点を活用し、大規模なプロジェクトや短期間での採用ニーズに対応した人材確保が可能です。新卒、中途、アルバイト、派遣といった多様な雇用形態に対応しており、貴社の具体的なニーズに合った人材を効率的に確保することができます。また、求人媒体への出稿や応募者の管理といった採用業務全般を委託することが可能です。詳細なサービス内容については、公式ウェブサイトを参照してください。

採用代行（RPO）サービス特化型

採用代行（RPO）サービスに特化しているため、専門性が高く、効率的な採用活動が期待できます。採用以外の業務はパートナー企業との連携により、幅広いニーズに対応するケースが多く見られます。

株式会社ツナグ・ソリューションズ

株式会社ツナグ・ソリューションズは設立当初より採用アウトソーシング事業を主軸とし、多様な企業へのサポートを行っています。特にアルバイト採用に関するアウトソーシングサービスに強みを持っています。さらに、コンサルタントによる人材要件の詳細な定義や面接官向けのトレーニングを実施し、顧客ニーズに応じたきめ細やかな対応が強みとされています。

株式会社アールナイン

株式会社アールナインは、採用戦略の立案から人材の定着まで、「人」に関わるさまざまな課題に対して一貫したソリューションを提供しています。具体的には、スカウト代行、説明会代行、インターンシップの運営、面接代行、人材紹介会社との連携、内定辞退者へのフォローアップなどを行っており、これまでの実績があります。クライアント企業のニーズに応じて、最適なサービスをゼロベースで設計し、キャリアコンサルタントや人事経験者など、1450名以上の専門家がそれぞれの課題解決をサポートします。

まとめ

採用のアウトソーシング（RPO）サービスは、人材確保の難しさや採用業務にかかる負担を軽減するための有効な手段です。ただし、RPOがすべての企業にとって最適な解決策とは限らないため、貴社の状況やニーズに応じたサービスの選択が重要です。適切なRPOサービスを選ぶことで、採用活動の効率化と品質向上を図ることが可能です。本記事が貴社に適した採用アウトソーシング（RPO）会社を選ぶ一助となり、採用活動に専念できる環境作りに貢献できれば幸いです。

採用アウトソーシング（RPO）とは？

採用アウトソーシング（RPO）とは、企業が行う採用活動の一部分、または全ての業務を、専門的な知識やノウハウを持つ外部企業に委託するサービスです。これにより、企業は採用活動における業務効率化、コスト削減、そして採用の質そのものの向上を期待できます。

採用業務を外部委託する利点とは？

採用業務をアウトソーシングする主な利点として、以下の点が挙げられます。

• 業務効率の改善  
• 採用コストの最適化  
• 採用の質の向上  
• 社内採用担当者の負担軽減

特に、専門的な知識と経験を持つ外部業者を活用することで、効果的かつ戦略的な採用活動が可能となる場合があります。ただし、これらの利点は企業の状況や業種によって異なるため、慎重な検討が求められます。

採用アウトソーシングにかかる費用は？

採用アウトソーシングの費用は委託する業務の範囲や契約の種類によって大きく変動します。一般的な料金体系には月額固定型や成果報酬型がありますが、具体的な料金は業者によって異なるため、業者ごとの見積もりを取り、サービス内容や質も考慮しながら比較検討することが重要です。