【テンプレートあり】採用計画の立て方：採用活動を成功させるためのポイント

企業成長の鍵を握る採用活動。その成功を導く羅針盤となるのが「採用計画」です。経営戦略に基づき、必要な人材を、最適なタイミングで、的確な方法で獲得するために不可欠な計画と言えるでしょう。本記事では、採用計画の重要性から、目標設定、ターゲット人材の明確化、具体的な戦略まで、効果的な採用活動を成功させるためのテンプレートをご紹介します。

採用計画とは

採用計画は、会社の経営方針や事業戦略に基づいて、必要な人材を、必要なタイミングで、最適な方法で採用するための道しるべとなるものです。採用する人数、配属先、時期、そして求めるスキルや経験などを具体的に定めることで、効率的な採用活動をサポートします。これは、会社の人的資源計画の一部として、人材の確保、育成、そして適切な配置を通じて、人材管理の最適化を目指すものです。

採用計画の必要性

採用計画は、会社が求める人材を効率的に獲得し、組織全体のパフォーマンスを向上させるために欠かせません。計画的な採用活動は採用の失敗を減らし、早期退職を防ぎ、採用にかかる費用を最適化します。さらに、採用活動の進捗状況を明確にし、問題点を早期に見つけ出し、改善策を実行することを可能にします。変化する採用市場に対応し、競争力を高めるためにも、採用計画は非常に重要な役割を果たします。

採用計画を立てる前に準備すべき3つのこと

採用計画を効果的に作成するためには、事前の準備が非常に大切です。まず、自社の事業計画をしっかりと理解し、経営陣や管理職への聞き取りを通じて、中期的な経営計画や事業目標、理想とする組織体制について共通の認識を持つことが必要不可欠です。次に、過去の採用活動の結果を分析し、会社説明会への参加人数、応募人数、選考の通過率、採用目標の達成率、入社後の定着率など、自社の採用に関する情報を集めて整理し、自社の採用における課題を明確に把握します。そして最後に、求職者の動向、競合他社の採用活動の状況、新卒採用のスケジュールなど、市場の状況を把握することが不可欠です。

厚生労働省の「雇用動向調査」（https://www.mhlw.go.jp/toukei/list/9-23-1.html）などを参考に、求職者が何を重視しているか、就職活動にはどのような特徴があるかを理解しましょう。

採用計画の立て方8つのステップ

採用計画を立てる過程は、以下の8つの段階で構成されています。それぞれの段階を丁寧に進めることで、効果的な採用計画を作成することができます。

ステップ1：中長期的な採用ニーズの確認

採用計画は、企業の経営戦略や事業戦略と密接に関わっています。将来的に会社をどのように発展させていきたいか、そのためにどのようなスキルや経験を持つ人材が必要なのかを、長期的な視点から検討しましょう。各部署の成長戦略や組織構造の変化も考慮に入れることが重要です。

ステップ2：採用目標と求める人物像の明確化

経営陣や各部署へのヒアリングを通して得られた情報をもとに、具体的な採用目標を設定します。「いつまでに」「どの部署に」「何人採用するか」といった目標を明確にし、数値として設定しましょう。同時に、具体的な「仕事内容」を明確にし、その業務を遂行するために必要な人物像（ペルソナ）を具体的に定義します。既に高い成果を上げている社員の特性を分析し、それを人材要件に反映させることも有効です。

ステップ3：採用人数の決定

事前に作成した要員計画や人員計画に基づき、具体的な採用人数を算出します。採用人数を決定する際には、企業全体としての視点と、各部署のニーズという個別の視点の両方から検討することが重要です。企業全体としては、人件費の総額や労働分配率などを考慮し、採用可能な人数を算出します。各部署からは、ヒアリングを通して必要な人数を積み上げていきます。この両方の視点のバランスを取りながら、最適な採用人数を決定しましょう。

ステップ4：雇用形態の決定

正社員、契約社員、派遣社員、パート・アルバイトなど、様々な雇用形態にはそれぞれ異なる特徴があります。これらの雇用形態を理解し、特定の職務に必要なスキルや経験、雇用期間を考慮することで、最適な雇用形態を選択することが重要です。特に、「雇用ポートフォリオ戦略」や「人材ポートフォリオ論」といった概念が、効果的な人材の組み合わせ方を考える上で参考になります。
雇用ポートフォリオとは、企業が経営環境に適応するために選択した事業戦略の下で、業務効率を最大化するために雇用する人材と仕事を組み合わせる人事戦略、およびそれらを支える人事方針（HR Policy）を意味します。具体的には、人材を雇用区分で分類し、それぞれの適正な割合を検討しながら、異なる人材施策（HR Practices）を実施していくことです。  

参考: 2019年2月 . 独立行政法人経済産業研究所 . 新時代の日本的経営』の何が新しかったのか？―人事方針（HR Policy）変化の分析― . https://www.rieti.go.jp/jp/publications/dp/19j009.pdf

人材ポートフォリオ論とは、企業が経営戦略や事業戦略に基づいて、人的資本（従業員）の構成を分析・可視化し、適切な配置や育成を行うための人事マネジメント手法を指します。この理論は、組織内の人材を「どこに」「どのような」「どれくらい」存在しているかを明確にし、経営目標達成に向けた最適な人材活用を目指します。  

参考: 2025年3月13日 . HRBrain . 人材ポートフォリオとは？意味と作り方や重視される理由について解説 . https://www.hrbrain.jp/media/human-resources-management/humanresourceportfolio

これらの戦略を参考に、具体的な雇用形態のメリット・デメリットを評価することで、企業はより最適な選択を行うことができるでしょう。

ステップ5：採用活動の手段を選定する

募集は、企業のウェブサイト、求人広告、人材紹介サービス、社員紹介制度などを通じて行われます。採用手法は増え続けているため、採用したい人物像や予算に合わせて最適な方法を選びましょう。

ステップ6：選考プロセスを設計する

選考方法は、企業が求める人材を見極める上で不可欠です。採用規模やターゲット像を考慮し、能力、適性、意欲を評価できる具体的な方法を設計することが重要です。基本的な選考ステップを必須要素と推奨要素に分類し、明確に定義しておくことで、選考の一貫性を高めることができます。また、面接官による評価のばらつきを防ぐためには、具体的な合格基準を設定し、面接評価シートに反映させることが不可欠です。これにより、より客観的かつ公平な選考が実現できます。

ステップ7：採用日程を明確にする

「いつまでに必要な人材を確保するか」という目標から逆算し、採用スケジュールを立てましょう。通常の採用活動は、「計画」「募集開始」「選考」「内定」「入社」という流れで進みます。選考から内定までのスピードが重要です。応募者への対応が遅れたり、全ての応募者の面接を終えてから合否を判断したりすると、優秀な人材を逃す可能性があります。計画段階で、これらのリスクを考慮しておきましょう。

ステップ8：採用計画と日程を共有する

採用計画には、経営者、現場のマネージャー、スタッフ、求人会社など、多くの関係者が関わります。進捗状況やタスクを共有するため、決定事項を採用計画書や管理ツールにまとめ、関係者全員で共有することが重要です。

採用計画における新卒採用と中途採用の相違点

新卒採用と中途採用は、採用の目的、対象者、進め方、評価のポイントなどが異なります。新卒採用では、将来性や企業文化への適合性を重視しますが、中途採用では、即戦力となる能力や実績を重視します。採用計画を策定する際は、これらの違いを考慮し、それぞれの採用ニーズに合った戦略を構築することが大切です。

新卒採用

新卒採用では、特定の期間に多くの学生からの応募があるため、応募者数を確保することが重要です。会社説明会や就業体験を通じて、学生に自社の魅力を効果的に伝え、応募意欲を高めることが求められます。選考プロセスは、企業や業界によって異なりますが、長引くことがあるため、学生の個性や隠れた能力を見抜くための具体的な工夫が必要です。

中途採用

中途採用では、配属先の部署の担当者と密に連携し、必要なスキルや経験、理想的な人物像を具体的に明確にすることが重要です。採用時期は、業界の人員不足の状況や事業の進捗によって変動するため、柔軟な対応が求められます。人材紹介会社を利用する際には、具体的な要件や求める人材像をしっかりと伝え、定期的なコミュニケーションを取ることで、自社に最適な人材を紹介してもらうことができます。

採用計画策定後の重要アクション：4つのポイント

採用計画は、実行段階に入って初めて真価を発揮します。計画策定後は、関係者との情報共有、現場社員の協力体制構築、自社採用サイトやSNSのアップデート、そして計画の評価と改善が不可欠です。これらの活動を通じて、採用計画の質を高め、より効果的な採用活動へと繋げることができます。

（1）関係者間での情報共有を徹底する

採用に関わる全員が、採用スケジュールや実施内容を共有できる状態を作り、役割分担などの認識を一致させることが重要です。

（2）現場社員との連携を強化する

採用要件を明確にするためのヒアリング、採用ウェブサイトに掲載する社員インタビュー、内定者へのフォローなど、採用担当者だけでなく、様々な社員の協力が不可欠です。

（3）自社採用サイトとSNSを積極的に活用する

多くの求職者は、応募前に企業のウェブサイトやSNSをチェックします。求職者の視点に立ち、入社後のイメージが湧きやすいコンテンツや、企業の理念やビジョンを伝えることが効果的です。

（4）採用計画の評価と改善を実施する

採用活動終了後には、必ず振り返りを行いましょう。スケジュールの妥当性、応募者とのコミュニケーションの円滑さ、内定辞退の理由などを分析し、成功点や改善点を明確にすることで、採用計画の質を高めることができます。

採用計画書のテンプレート例

採用計画書は、企業が採用活動を成功させるための羅針盤となる、非常に重要な文書です。この計画書には、達成すべき採用目標、理想とする人材像、利用する採用経路、選考プロセス、具体的な採用スケジュールといった要素を盛り込みます。これらの要素を明確にすることで、採用活動をより効率的に、そして質の高いものへと導くことができます。

新卒採用計画書テンプレート例

採用計画に必要な要素を網羅したフォーマットを以下に示します。このフォーマットを参考に、自社にとって最適な採用計画書を作成してください。

1. 採用概要

• 募集職種（例：営業職）  
• 採用人数（例：2名）  
• 雇用形態（例：正社員／契約社員）  
• 採用時期（例：20●●年●月）  
• 採用目的（例：新規顧客開拓の強化／業務拡大に伴う増員／欠員補充）

2. 応募条件

• 必須スキル・経験（例：法人営業の実務経験3年以上／基本的なPCスキル／普通自動車運転免許）  
• 歓迎スキル・経験（例：営業職の経験）

3. 採用スケジュール

• 募集開始（例：20●●年●月上旬）  
• 書類選考期間（例：20●●年●月中旬〜下旬）  
• 面接期間（例：20●●年●月下旬〜翌●月上旬）  
• 内定通知（例：20●●年●月中旬）  
• 入社予定（例：20●●年●月●日）

4. 採用プロセス

• 募集手段（例：求人広告／人材紹介会社／リファラル採用／自社HPの採用ページ）  
• 選考方法（例：書類選考→1次面接→2次面接）

採用計画策定の知識・経験不足を解消するには

適切な採用計画を策定するには、専門的な知識、経験、そして相応の時間と努力が求められます。もし社内に十分なリソースや専門知識がない場合は、外部の専門家のサポートを検討することが賢明です。採用代行（RPO）サービスを利用することで、採用計画の作成から実行までを外部に委託し、社内の負担を大幅に軽減できます。

従業員データ分析による採用計画の精度向上

採用計画をより効果的にするためには、会社の経営方針や事業戦略との連携が不可欠です。また、従業員データの客観的な分析は非常に有効です。具体的には、部門ごとの人員構成、過去の採用実績、従業員の定着率やパフォーマンスデータを総合的に分析することで、必要な人材要件を明確にし、正確な採用数を見積もることが可能です。さらに、過去の採用活動から成功事例を抽出し、効果的な採用手法の選定に役立てることができます。

まとめ

採用計画は、企業の持続的な成長と発展を支えるための重要な戦略的要素です。この記事で説明した手順と重要なポイントを参考に、貴社に最適な採用計画を策定し、優秀な人材を獲得し、組織全体の能力向上を実現してください。変化のスピードが速い現代において、戦略的な採用活動こそが企業の将来を切り開く上で不可欠な要素となります。

質問1：採用計画策定で最も重視すべき点は何ですか？

回答1：何よりも、経営戦略と採用計画を密接に連携させることが不可欠です。会社の事業目標を達成するために、どのような人材がどれだけ必要かを明確にし、その人材を効率的に獲得するための綿密な計画を立てることが重要となります。

質問2：採用計画の進捗状況は、どのように管理するのが効果的ですか？

回答2：採用計画の進捗管理には、KPI（重要業績評価指標）の設定と、定期的な進捗状況の確認が欠かせません。KPIには、応募者数、選考通過率、内定承諾率、採用にかかるコストなどが含まれ、これらの数値を継続的に監視することで、計画の遅延や問題点を早期に発見し、対策を講じることができます。

質問3：採用計画を成功に導くための秘訣は何ですか？

回答3：採用計画を成功させるためには、まず採用チーム内の連携を強化し、採用に関わる全てのメンバーが共通の目標を持つことが不可欠です。さらに、求職者とのコミュニケーションを丁寧に行い、企業の魅力や働くことの価値を効果的に伝えることが重要です。具体的には、採用プロセスの各ステップで積極的に情報を発信し、求職者の疑問や不安に寄り添う姿勢が優秀な人材を惹きつける要因となります。これにより、企業の信頼性が高まり、採用成功率の向上が期待できます。