内容証明とは？｜効果・書き方・活用場面をプロが徹底解説

「内容証明」という言葉を聞いたことはありますか？これは、単なる手紙ではなく、あなたの意思を明確に伝え、後々のトラブルを未然に防ぐための強力なツールとなり得ます。具体的には、契約解除の通知、金銭の請求、損害賠償の要求など、重要な意思表示を行う際に利用されます。本記事では、内容証明の基本から、その効果、具体的な書き方、そしてどのような場面で活用できるのかを解説します。内容証明は、ビジネスや日常生活における意思表示の手段として活用できます。ぜひ、最後までお読みいただき、内容証明をあなたのビジネスや日常生活に役立ててください。

内容証明郵便とは

内容証明郵便は、郵便局が、誰が、誰宛に、いつ、どのような内容の文書を送ったのかを証明する特別な郵便サービスです。主に、法律的な通知や要求を行う必要がある時や、時効の成立を阻止したい時、あるいは相手方へ強いメッセージを伝えたい場合に利用されます。つまり、郵便局が第三者として、「確かにこの日、あなたがこの内容の手紙を相手に送りました」という事実を証明してくれるのです。ただし、内容証明郵便そのものに、例えば相手に支払いを強制するような直接的な法的効力が発生するわけではありません。あくまで証拠としての価値を高めるものです。

郵便局による証明範囲

内容証明郵便で郵便局が証明するのは、以下の点です。

• 差出人の住所と氏名

• 受取人の住所と氏名

• 郵便物の記載内容

• 差し出し日

これらの情報が証明されることで、後日、通知や請求を行った事実と、その具体的な内容を客観的に示す証拠となり得ます。

他の郵便サービスとの違い

郵便物の追跡サービスとしては、特定記録や書留なども存在しますが、これらはあくまで郵便物の引き受けや配送状況を記録するものであり、内容までは証明しません。内容証明郵便の最も重要な点は、郵便物の内容そのものを郵便局が公的に証明してくれるという点です。これにより、送付した文書の内容に関して、後々トラブルが発生した場合に、有力な証拠として活用できます。

内容証明郵便が特に役立つケース

内容証明郵便は、以下のような状況で特に効果を発揮します。

1.法律・契約上の通知・請求

法律や契約に基づいて通知を行う必要がある場合、内容証明郵便を利用することで、通知義務を確実に履行したことの証拠となります。例えば、契約の解除通知やクーリングオフの通知などが該当します。また、貸したお金の返済請求や売掛金の請求など、金銭の支払いを求める際にも、内容証明郵便は有効です。請求を行うことで、相手に支払い遅延の責任を負わせる効果があるため、請求の事実とその内容を明確に証明することが重要になります（民法412条3項）。

2.時効期間の進行停止

債権の消滅時効の完成を阻止するためにも、内容証明郵便は有効な手段となります。内容証明郵便によって債務の履行を催告することで、時効の完成を一時的に6ヶ月間ストップさせることができます（民法150条1項）。この期間内に、債権者は訴訟などの法的措置を講じる準備を進めることが可能になります。

3.相手方への強い意思表示

内容証明郵便は、相手に「正式な書面」であるという印象を与え、事態の重大さを認識させる効果が期待できます。口頭や通常の郵便で連絡しても反応がない場合でも、内容証明郵便を送付することで、相手が状況をより深刻に捉え、適切な対応を促せる可能性があります。自身の主張や要求を強く伝えたい場合に適しています。

内容証明を送る行為は、訴訟の可能性を示唆することにも繋がります。また、悪質な業者や、支払いを先延ばしにする相手に対し、「不当な要求には決して屈しない」という強い姿勢を示すことで、相手の動きを牽制する効果も期待できます。訴訟を視野に入れている場合、弁護士に相談済みである事実を伝えたり、法的措置を検討している旨を伝えることも有効です。

内容証明郵便の送り方・手続き

内容証明郵便を送るには、次の2つの段階があります。書類の準備と郵送の手続きそれぞれに注意すべき点があるため、事前にしっかり確認しておくことが大切です。

• 送るための書類を作る
• 内容証明郵便に対応している郵便局で郵送の手続きをする

書類の作成

内容証明郵便として提出する書類（内容文書）の作成には、通常の手紙とは異なるルールがあります。特に、記載する内容、作成する書類の数、控えの書式について注意が必要です。

記載事項

内容文書には、以下の情報を必ず記載してください。

• 差出人の住所・氏名（会社名）

• 受取人の住所・氏名（会社名）

• 本文

差出人と受取人の住所・氏名は、封筒に書く内容と一致させる必要があります。本文に書くべき内容は、内容証明郵便を送る理由によって変わります。例えば、契約を解除する通知であれば、解除の理由となる契約条項を明確にした上で、契約を解除するという意思を具体的に示します。請求書であれば、請求の根拠となる法律や契約条項を明らかにした上で、具体的な請求内容（金額、支払い期限など）を記載します。

書類の作成通数

内容証明郵便を送る際は、受取人に送る内容文書1通に加えて、内容文書とほぼ同じ内容の控えを2通作成する必要があります。つまり、全部で3通の書類を作ります。通常は、内容文書と全く同じ書類を3通作成し、そのうち1通を郵送用、残りの2通を控えとして使用します。

内容証明の控えの書き方

内容証明郵便の控え（謄本）には、厳格なルールが存在します。これらのルールを守らないと、郵便局で正式な内容証明郵便として受け付けてもらえない可能性があります。

• 字数と行数：以下のいずれかの形式を選択し、規定の範囲内で作成する必要があります。句読点や記号の数え方にも注意が必要です。 縦書き：1行あたり20文字以内、1枚あたり26行以内
• 横書き：1行あたり20文字以内、1枚あたり26行以内1行あたり13文字以内、1枚あたり40行以内1行あたり26文字以内、1枚あたり20行以内

文字・記号の修正：文字や記号を訂正、追記、削除する際は、修正した文字数と場所を欄外または末尾の余白に明記し、差出人の印鑑を押印します。訂正や削除を行う場合は、元の文字が読めるようにしておく必要があります。

契印：控えが複数枚になる場合は、綴じ目に契印を押します。原則として差出人の印鑑を使用しますが、差出人が1名のみの場合は、別の印鑑でも認められます。

差出人・受取人の住所と氏名の記載：控えの末尾の余白に、郵便物の差出人と受取人の住所と氏名を記載します（これらの記載は文字数や枚数には含まれません）。ただし、内容文書に記載されている情報と同一である場合は、省略が可能です。

内容証明郵便の控えに関する詳細な書式ルールは、日本郵便の公式サイトで確認することができます。

郵便局での手続き

内容証明郵便は、どの郵便局でも取り扱っているわけではありません。通常、大規模な郵便局や支店など、指定された郵便局でのみ取り扱いがあります。事前に内容証明郵便の取り扱いがあるかどうかを確認し、発送手続きを行うようにしましょう。

取り扱い郵便局の確認方法

内容証明郵便を送付できる郵便局は、大規模な郵便局や支店など、指定された郵便局に限られます。比較的小規模な郵便局では取り扱っていないことが一般的です。郵便局へ電話で問い合わせることで、内容証明郵便の取り扱い状況を確認できます。郵便局の連絡先は、日本郵政グループの公式サイトで調べることができます。

郵送にかかる費用

内容証明郵便の郵送には、以下の料金が発生します。

• 基本料金

• 一般書留の追加料金

• 内容証明の追加料金

さらに、配達証明サービスを利用する場合は、その料金も加算されます。

また、インターネット上で内容証明郵便を作成し、発送を代行してくれるサービスも存在します。料金や手続きの手軽さを比較検討し、利用を検討してみるのも良いでしょう。

発送時の留意点

内容証明郵便を送る際には、以下の点に特に注意を払う必要があります。

1. 記載内容の明確化

内容証明郵便は、郵便局が文書の内容を証明してくれるものですが、記載されている内容が曖昧だったり、適切でない場合、その効力は弱まります。送付する目的に合わせて、文書の内容を具体的に記述することが重要です。特に、法律や契約に基づいた通知や請求を行う際は、根拠となる条文を明示し、その条文の規定に沿った内容を記載するなど、内容の妥当性をしっかりと確認しましょう。

2. 書式ルールの遵守

内容証明郵便を送る上で最も重要なことの一つが、謄本に関する書式ルールをきちんと守ることです。このルールを厳守しないと、郵便局で発送を受け付けてもらえません。特に、法律や契約で定められた期限が迫っている場合や、消滅時効が間近に迫っている場合は注意が必要です。書式の不備によって発送が遅れ、法律・契約違反や時効完成による権利の喪失などを招かないよう、事前に書式ルールをよく確認し、時間に余裕を持って発送手続きを行いましょう。

3. 配達証明の利用

内容証明郵便を送る際は、多くの場合、配達証明サービスを利用することが推奨されます。配達証明サービスとは、一般書留（内容証明郵便を含む）として差し出された郵便物が、相手方に配達された事実を郵便局が証明するサービスです。内容証明郵便による通知や請求は、相手に到達した時点で効力が発生することが一般的です（クーリングオフの通知など、発送した時点で効力が発生する例外もあります）。したがって、いつ相手に到達したかを証明できるようにしておくことが重要であり、そのためには配達証明サービスを利用するのが有効です。特に、法律や契約に基づいて通知や請求を行う場合は、配達証明サービスを必ず利用するようにしましょう。

4. 内容文書以外の同封は不可

内容証明郵便で送ることができるのは、内容文書1通のみです。内容文書以外の書類や物を同封することは認められていません。通知や請求の内容・目的によっては、内容文書以外にも書類や物を添付する必要がある場合があります。その際は、内容証明郵便とは別の方法で送付する必要があります。添付書類や添付物を別途送る場合は、内容証明郵便の中でその内容や発送日などを明らかにし、内容文書と添付書類・添付物との関連性を明確にしておきましょう。また、添付書類・添付物の送付には、配達状況が記録される郵便方法を利用することをおすすめします。

電子内容証明

内容証明郵便と似たようなものとして、e内容証明サービスがあります。e内容証明サービスは、ブラウザ上で利用可能であり、特定のソフトウェアのインストールは不要です。

出典：日本郵便「e内容証明のQ&A」

https://www.post.japanpost.jp/question/e-naiyo/index.html

まとめ

内容証明郵便は、法的トラブルの予防や解決に役立つ有効な手段です。適切な場面で利用し、正しい手順と注意点を守って発送することで、自身の権利を守り、スムーズな問題解決につなげることができます。この記事が、内容証明郵便への理解を深め、活用するための一助となれば幸いです。

よくある質問

Q1:内容証明郵便は自分で作成できますか？

はい、ご自身で作成可能です。内容証明郵便の書式には一定のルールが存在しますが、そのルールに従って書面を作成し、必要な手続きを行うことで、誰でも内容証明郵便を送ることができます。ただし、法律に関する知識が必要となるケースもあるため、弁護士などの専門家へ相談することも検討しましょう。

Q2:内容証明郵便を送付したのに相手が受け取ってくれない場合の対処法

内容証明郵便が相手方に実際に届かなくても、法律上の効力が発生するケースがあります。法律では、意思表示は相手に到達した時点で効力を持つとされていますが、相手方が正当な理由なく受取を拒否した場合や、相手方の住所に届けられたと判断される状況下では、到達したものとみなされることがあります。配達証明を付けて郵送していれば、配達状況を追跡できます。それでも問題が解決しない場合は、弁護士などの専門家への相談をおすすめします。

Q3:内容証明郵便の料金について

内容証明郵便の料金は、基本料金に加え、一般書留の追加料金、内容証明の追加料金、そして配達証明サービスを利用する場合にはその料金が加算された合計金額となります。内容文書のページ数や郵便物の種類によって料金は変動します。詳細については、日本郵便の公式ウェブサイトで詳細な情報をご確認ください。