採用スケジュールテンプレートで効率的な採用活動を実現！

2025-07-08（更新：2025-11-21）採用計画

採用活動を成功に導く鍵、それは効率的なスケジュール管理です。しかし、多岐にわたるタスクと関係者が存在する採用活動において、スケジュール管理は容易ではありません。そこで役立つのが「採用スケジュールテンプレート」です。本記事では、テンプレートを活用して採用プロセスを最適化し、スムーズかつ効果的な採用活動を実現する方法を解説します。時間とコストを削減し、優秀な人材獲得につなげるための秘訣をご紹介しましょう。

採用計画とは？

企業における採用計画は、経営戦略と事業展開に基づき、必要となる人材を必要なタイミングで、かつ最適な方法で確保するための道しるべとなるものです。これは単に人員を補充するだけでなく、企業の成長に貢献できる人材を戦略的に獲得し、組織全体のパフォーマンス向上を目的としています。採用計画には、達成すべき採用目標、求める人物像、採用予定人数、予算規模、利用する採用手法、選考プロセス、実施スケジュールなどが具体的に盛り込まれます。また、採用計画は企業の人的資源計画の一環として、人材育成、配置転換、業務委託などの手段と連携させて検討することが望ましいでしょう。

採用計画の必要性と重要性

採用計画は、企業が将来にわたって成長を続けるために非常に大切な役割を果たします。計画的な採用活動を行うことで、企業が求める人材とのミスマッチを減らし、早期退職のリスクを低減させ、結果として採用にかかるコスト全体の削減につながります。また、常に変化し続ける採用市場において、他社に対する競争力を持つために、必要なスキルや経験を備えた人材を確保するには、周到に準備された採用計画が不可欠です。さらに、採用活動の進捗状況を可視化し、問題点を早期に発見して改善策を講じるためにも、採用計画は重要な意味を持ちます。もし採用計画がない場合、行き当たりばったりの採用活動になりやすく、最終的には企業の成長を妨げる要因となる可能性があります。

採用計画を立てる前に準備すべきこと

効果的な採用計画を策定するためには、以下の3つの要素を事前にしっかりと把握しておくことが大切です。

事業計画の理解：企業の経営方針や事業目標を深く理解し、必要となる人材の量と質を明確に定義します。
採用活動における課題の明確化：過去の採用活動の結果を分析し、成功した要因と改善すべき点を明確にします。
採用市場の調査：求職者の動向、競合となる企業の採用活動状況、最新の採用トレンドを把握します。

これらの情報を基に、自社の現状に最適化された採用計画を立案することが可能になります。

1. 事業計画の把握

採用計画は、企業の経営戦略や事業計画と密接に関連しているため、まず企業の事業計画を詳細に理解することが非常に重要です。経営幹部やマネジメント層へのヒアリングを通じて、中期的な経営計画、事業目標、理想とする組織体制について十分に情報を収集し、理解を深めます。特に、今後数年間で売上を大幅に増加させるなど、具体的な事業計画が存在する場合は、それに必要な人材の要件を明確にする必要があります。事業計画の実現に必要な人材の数と能力を見極め、要員計画に基づいて必要な人数を算出し、人員計画に基づいて適切な人員配置や異動を検討し、人材育成計画に基づいて教育体制を整備することが求められます。

2. 採用活動における課題の洗い出し

過去の採用活動を振り返り、客観的なデータに基づいて問題点を明確にすることが不可欠です。会社説明会への参加者数、求人広告への応募数、選考通過率、採用目標の達成度、入社後の離職率など、多岐にわたるデータを集計・分析します。採用目標数に対する人員充足率や、採用した人材の能力・性格に対する満足度などを評価することで、各選考段階における弱点や改善の余地を把握できます。また、採用活動全体のスケジュールに無理な点がなかったか、採用コストが適切だったか、内定辞退者の理由を把握できているかなど、具体的な問題点を明確にすることで、より効果的な採用戦略の策定に繋がります。

3. 採用市場の分析

採用市場の状況を把握することは、有効な採用計画を立案する上で非常に重要です。求職者の動向、競合企業の採用活動、新卒採用のスケジュールなど、市場に関する最新情報を収集します。求職者の動向は経済状況や社会情勢によって変動するため、厚生労働省の「労働経済動向調査」や民間の調査機関による「求職者の意識調査」などを参考に、求職者が重視する要素や就職活動の傾向を理解することが大切です。競合分析では、求人情報や求人広告から「アピールポイント」「給与水準」「福利厚生」などを比較検討します。人材紹介会社から、自社と競合する可能性のある企業の特徴や採用トレンドについて情報を得ることも有効です。採用市場における競合は同業種に限らず、職種や勤務条件、待遇、地域、採用要件など、様々な要素によって生まれるため、広い視野での市場分析が求められます。

採用計画の作成：8つのステップ

採用計画を作成する際は、以下の手順を踏むことで、より実効性があり、実現可能な計画を策定できます。

自社の中長期的な採用ニーズを明確にする
採用目標と求める人物像を具体的に定義する
採用人数を決定する
雇用形態を決定する
採用手法（募集チャネル）を決定する
選考方法を検討する
採用スケジュールを策定する
採用計画とスケジュールを見える化する

各ステップを詳細に検討し、実行に移すことで、採用活動の成功確率を高めることができます。

ステップ1：自社の中長期的な採用ニーズを特定する

採用計画の最初の段階は、自社の中長期的な採用ニーズを明確に把握することです。経営戦略や事業戦略に基づいて、組織をどのような方向に進めたいのか、そのためにどのような人材が必要なのかを、長期的な視点から検討します。経営陣や各部署の責任者との意見交換を通じて、事業戦略と人材戦略の整合性を確認し、部門ごとの成長計画や組織構造の変化なども考慮に入れます。例えば、新規事業の立ち上げや海外進出などの計画がある場合、それに不可欠なスキルや経験を持つ人材を具体的に特定します。

ステップ2：採用目標と求める人物像の明確化

中長期的な事業計画に基づき、具体的な採用目標と求める人物像を明確にすることが重要です。まず、「いつまでに」（採用時期）、「どの部署に」（配属先）、「何名必要か」（採用人数）を明確にし、具体的な数値目標を設定します。同時に、必要な業務内容を詳細に洗い出し、その業務を遂行するために必要な人材の人物像（ペルソナ）を具体的に定義します。ここで重要なのは、自社で長期的に活躍し、成長してくれる人材に不可欠な能力や特性を明確にすることです。抽象的な理想像を追い求めるのではなく、既存の優秀な社員の特性を分析し、その要素を求める人物像に反映させることも有効な手段です。

ステップ3：採用人数の決定

採用人数を決定する際は、事前に作成した要員計画や人員計画に基づき、具体的な数値を算出します。全体的な視点と個別部門の視点の両方から検討することが重要です。全体的な視点では、人件費総額や労働分配率といった経営指標から、採用可能な人数を算出します。これにより、経営状況を考慮した現実的な採用規模を把握できます。個別部門の視点では、各部門へのヒアリングを通じて、現場で実際に必要な人数を積み上げていきます。現場のニーズに基づいて採用人数を決定することで、過不足を抑えることができます。これらの両方の視点から検討し、バランスを取りながら、最適な採用人数を決定します。

ステップ4：雇用形態の決定

採用する人材の雇用形態を決定する際には、正社員、契約社員、派遣社員、パート・アルバイトなど、様々な雇用形態の特性を理解し、求める人材の要件に合わせて最適な形態を選択します。「雇用ポートフォリオ戦略」や「人材ポートフォリオ論」といった考え方を参考に、雇用形態の組み合わせを検討することも有効です。例えば、長期的な視点で安定した労働力を確保したい場合は正社員を、特定のプロジェクトに限定された専門スキルを持つ人材が必要な場合は契約社員や派遣社員を活用するなど、各雇用形態のメリットとデメリットを比較検討し、最適な組み合わせを検討します。Lepak＆Snellが提唱した人的資源アーキテクチャは、人材の特性を「人材の独自性」と「人材の価値」で分類し、それぞれのグループに最適な施策を講じることで、効果的な人材確保に繋がるとされています。

ステップ5：採用手法（募集方法）の決定

採用手法は多様化の一途を辿っており、企業ウェブサイトでの募集、求人広告の掲載、人材紹介会社の利用、社員紹介制度（リファラル採用）、ダイレクトリクルーティング、SNS採用など、多岐にわたる選択肢が存在します。採用ターゲットの特性や企業の採用予算を考慮し、最適な手法を選択することが重要です。例えば、即戦力となる経験豊富な人材を中途採用で探している場合は、企業から直接候補者にアプローチできるダイレクトリクルーティングや人材紹介サービスが有効です。パートやアルバイトの採用であれば、求人媒体や地域の情報誌を活用するなど、採用ターゲットに合わせた最適な手法を選定しましょう。

ステップ6：選考方法の設計

求める人物像に見合う人材を的確に判断するために、選考方法の設計は非常に重要です。採用規模やターゲット層を考慮し、候補者の能力、適性、意欲を評価できる方法を検討しましょう。一般的な選考ステップとしては、書類選考、適性検査、面接などを組み合わせるのが効果的です。選考基準を明確にし、必須要素と歓迎要素を区別しておくことも重要です。面接官による評価のばらつきを防ぐために、評価基準を定めた面接チェックシートを作成し、合否ラインを明確化しておきましょう。

ステップ7：採用スケジュールの作成

いつまでに必要な人材を確保するかという目標から逆算して、採用スケジュールを詳細に立てましょう。一般的な採用プロセスは、「計画」「募集」「選考」「内定」「入社」という流れで進みます。最近の採用市場では、優秀な人材ほど複数の企業を比較検討し、最初に内定を得た企業に決める傾向が強いため、選考から内定までのスピードが重要になります。応募者への対応が遅れたり、すべての応募者の面接が終わるまで合否を保留したりすると、優秀な人材を逃す可能性があります。迅速な対応を可能にするために、計画段階でこれらのリスクを考慮した上でスケジュールを策定することが不可欠です。

ステップ8：採用計画とスケジュールを共有する

採用計画には、経営層、部門マネージャー、人事担当者、そして求人広告代理店など、多くの関係者が関わります。計画の進捗や各担当者のタスクを共有するために、決定事項をまとめた採用計画書や進捗管理ツールを作成し、関係者全員で共有しましょう。採用計画書には、採用目標、求める人物像、採用人数、雇用形態、採用手法、選考方法、スケジュールなどを明記し、関係者がいつでも最新の情報を確認できるようにします。また、定期的に進捗状況を共有し、必要に応じて計画を修正することで、採用活動の効果を最大化できます。

新卒採用と中途採用の違いについて

新卒採用と中途採用は、それぞれ目的、対象者、スケジュール、評価基準が大きく異なります。それぞれの特性を理解し、適切な計画を立てることが採用成功の鍵となります。

新卒採用：将来のリーダー候補の育成や組織の活性化を目的とし、潜在能力や成長意欲を重視します。
中途採用：即戦力となる人材の獲得を目的とし、実務経験や専門スキルを重視します。

これらの違いを考慮し、それぞれの採用活動に最適な戦略を立てることが重要です。

新卒採用のポイント

新卒採用では、特定の時期に大量のエントリーシートが集中し、応募者数が非常に多くなります。そのため、エントリーシートの評価基準を明確にし、どのような学生を選考の対象とするのか、各選考段階で何人を選抜するかといった計画を立てることが重要です。また、職務経験のない学生に対して、自社の魅力や仕事の面白さを伝える工夫も求められます。企業説明会や職場見学、インターンシップなど、様々な機会を通じて相互理解を深める必要があります。中途採用と比較して、内定までの期間が長くなる傾向があることを考慮しましょう。近年、経団連は従来の就活ルールを見直し、年間を通じて採用活動を行う通年採用を推奨する動きがあります。通年採用は、従来の採用方式とは異なり、時期に縛られず柔軟な採用活動が可能になるため、留学生や既卒者など、多様な人材に対応しやすくなるでしょう。

中途採用のポイント

中途採用では、多くの場合、配属先が事前に決定されています。したがって、配属予定部署の責任者と協力し、求めるスキルや経験、人材像、採用時期などの要件を明確にすることが重要です。中途採用者の入社時期は、現職の状況に大きく影響されます。退職の意思表示から実際に退職するまでの期間や、引き継ぎに必要な時間を考慮し、余裕を持ったスケジュールを立てるようにしましょう。また、転職エージェントの活用も、新卒採用と中途採用の大きな違いです。エージェントを利用する場合は、自社に最適な人材を紹介してもらうために、密な連携が不可欠となります。

採用計画書のテンプレートと記載項目

採用計画書は、採用活動の道しるべとなる重要な書類です。以下の項目を含むテンプレートを活用することで、効率的な計画書作成が可能です。

採用ゴール（募集する職種、人数、求める人物像）
採用経路（求人広告、企業の採用ページ、SNS、人材紹介会社など）
選考プロセス（書類選考、試験、面接など）
採用スケジュール（募集開始日、選考期間、内定通知日、入社日）
予算（採用活動に必要な費用）

これらの項目を具体的に記載することで、関係者間で共通認識が生まれ、スムーズな採用活動を進めることができます。

採用目標

採用計画の中でも特に重要な採用目標は、最初に記載します。記載する内容は、募集職種、採用人数、求める人物像です。新卒採用と中途採用の両方を行う場合は、募集職種ごとに人数を記載するよりも、一般職と管理職といった区分で記載する方が分かりやすくなります。求める人物像を具体的に求職者に伝えることは、入社後のミスマッチを防ぐ上で有効です。人物像を明確にするために、人材を必要としている各部署から詳細な情報を収集しましょう。情報収集の例として、以下の5つの項目が挙げられます。

担当してもらいたい業務内容
業務遂行に必要なスキル
必要な経験年数
重視する人物像
希望するキャリアプラン

採用チャネル

求職者に対するアプローチ戦略は、採用チャネルとして詳細に記述します。これには、求人広告の掲載、自社採用サイトの活用、SNSでの情報発信、転職イベントへの参加、人材紹介サービスの利用などが考えられます。特に、新卒採用と中途採用では効果的なアプローチが異なることが多いため、それぞれ分けて戦略を立てることが重要です。求人広告を利用する際は、どの媒体を選び、どのような点をアピールするかを明確にします。採用サイトでは、企業の魅力や職場の雰囲気、社員の声などを掲載し、求職者の関心を惹きつけましょう。SNSでは、企業文化や日常の様子を共有し、共感を促すことが大切です。

選考方法

選考方法とプロセスは、新卒採用と中途採用で分けて具体的に記述します。選考方法には、書類選考、筆記試験、面接などがあります。面接を担当する役職や、実施する筆記試験の名前などを具体的に記載することで、透明性の高い選考プロセスを構築できます。面接では、応募者のスキルや経験だけでなく、企業文化や価値観との適合性も評価します。評価基準を明確に設定することで、応募者を公平に評価し、入社後のミスマッチを防ぎ、早期退職のリスクを軽減することが可能です。スキル、経験、論理的思考力、人間性など、多角的な視点から応募者を評価することが重要ですが、新卒採用と中途採用では評価のポイントが異なる点に留意しましょう。

採用スケジュール

年間を通してどのような採用スケジュールで進めていくかを、採用計画書に明記します。月単位でどのような活動を行うかを決定し、大まかな流れを把握できるようにします。採用までのスケジュールだけでなく、内定後のフォローアッププロセスも記載することが望ましいです。いつまでに何人を採用するかという目標を設定し、そこから逆算してKPI（重要業績評価指標）を設定します。採用活動の進捗状況を定期的に確認し、問題点があれば修正や改善を行う必要があります。採用スケジュールは、以下の項目を管理することで、より効果的に進めることができます。

募集開始日
書類選考締切日
筆記試験日
一次面接日
二次面接日
内定通知日
入社日

採用計画を立てた後にやるべきこと

採用計画は、作成して終わりではありません。計画を実行に移し、定期的に評価と改善を行うことで、より効果的な採用活動へと繋げることができます。

関係者間で情報を共有し、認識を統一する
現場社員からの協力を得る体制を構築する
自社の採用サイトやSNSを常に最新の状態に保つ
採用計画の実行状況を振り返り、必要に応じて見直す

これらの活動を通じて、採用計画の精度を高め、企業の成長に貢献できる優秀な人材の獲得を目指しましょう。

1. 関係者との情報共有を徹底する

採用に関わる全てのメンバーが、採用スケジュールと実施内容を共有できる環境を整備し、各々の役割分担について共通認識を持つことが重要です。選考が進むにつれて、配属先の部門長や役員などが面接を担当するため、事前にスケジュール調整を行いましょう。採用戦略や評価基準に関する打ち合わせを実施し、選考のポイントや評価方法を共有することで、選考の質を向上させることができます。

2. 現場社員からの協力を得る

採用活動を成功に導くには、採用担当者だけでなく、現場社員の協力が不可欠です。採用要件を定める際のヒアリング、採用サイトに掲載する社員インタビュー、内定者へのフォローなど、様々な場面で現場社員の協力が必要となります。協力が必要な理由を丁寧に説明し、理解と協力を得ることが大切です。優秀な人材を採用できても、配属先の受け入れ体制が整っていなければ、早期離職につながる可能性があります。入社後のオンボーディングが円滑に進むよう、しっかりと準備しましょう。

3. 自社採用サイトとSNSを積極的に活用する

多くの求職者は、応募前に企業のウェブサイトやSNSなどをチェックします。自社サイトや採用ページ、SNSなどのコンテンツが、求める人材像や企業の魅力を的確に伝えられる内容になっているか確認し、必要に応じて更新しましょう。応募者の視点に立ち、入社後のイメージが湧きやすいコンテンツや、企業の理念・ビジョンを伝えることが効果的です。また、常に最新情報を発信し、求職者の疑問や不安を解消することも重要です。

4. 採用計画の検証と改善を行う

採用計画を実行した後には、必ず振り返りを行いましょう。スケジュールの余裕、応募者とのコミュニケーション、内定辞退の理由などを分析し、成功点と改善点を洗い出して、今後の計画に活かしましょう。採用活動の各段階で得られたデータを分析し、改善点を見つけ出すことが重要です。例えば、応募者数が少ない場合は、採用チャネルの見直しや求人広告の改善を検討し、内定辞退者が多い場合は、内定者フォローの強化や待遇の見直しを検討します。

採用活動を支援するツール

採用活動の立案、実行、そして効果測定には、様々なツールが役立ちます。

表計算ソフト（例：Excel、Google スプレッドシート）：採用計画書の作成、データ分析、進捗状況の管理
採用管理システム（ATS）：応募者の情報を一元的に管理し、選考プロセスを自動化
コミュニケーションツール：関係者間での情報共有や、応募者との連絡を円滑化
スケジュール管理ツール：採用スケジュール全体の管理や、個々のタスク管理

これらのツールを効果的に活用することで、採用活動の効率化だけでなく、採用の質の向上、そしてコスト削減にも繋がります。

フリーランス採用という選択肢

近年、企業における人材戦略として、フリーランスという働き方に注目が集まっています。特定のスキルや経験を持つ人材を、必要な期間だけ活用できるため、固定費の削減や柔軟な人員配置を実現できます。フリーランスを活用する利点は以下の通りです。

特定の専門スキルを持った人材を、必要なタイミングで活用できる
正規雇用と比較して、人件費を抑制できる
組織の柔軟性を高めることができる

フリーランス採用を検討する際は、契約形態や報酬、業務範囲などを明確に定義することが大切です。Workshipのようなフリーランス専門のエージェントを利用することで、効率的に最適な人材を見つけることが可能です。

まとめ

採用計画は、企業の将来を大きく左右する重要な戦略です。この記事でご紹介した内容を参考に、自社にとって最適な採用計画を策定し、優秀な人材を獲得することで、企業の成長と発展を実現してください。詳細な計画、変化に合わせた柔軟な対応、そして継続的な改善を意識し、変化の激しい現代社会において、常に競争優位性を保てる組織を構築していきましょう。

本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の法的アドバイスを提供するものではありません。具体的な採用活動においては、必要に応じて弁護士や社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

よくある質問

質問1：採用計画を初めて立てるのですが、何から始めるべきか分かりません。

回答1：まずは、自社の経営戦略と事業計画を深く理解し、どのような人材が、いつまでに、何人必要なのかを明確にすることから始めましょう。次に、過去の採用活動に関するデータを分析し、現状の課題を把握します。そして、求職者の動向や、競合他社の採用活動の状況など、採用市場の調査を行います。これらの情報を基に、採用目標、採用チャネル、選考方法、スケジュールなどを盛り込んだ採用計画書を作成します。また、採用計画のテンプレートを活用することで、効率的に計画を立案できます。

質問2：採用計画を円滑に進めるために、特に重視すべき点は何ですか？

回答2：採用計画を成功させる上で不可欠なのは、関係者全員が同じ方向を向き、協力し合うことです。企業の経営陣、人事部、そして現場で働く社員など、採用活動に関わる全ての人が、採用の目的、求める人物像、選考の基準などを共有し、互いに連携を取りながら進めることが重要です。また、採用活動の進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて計画を調整することも大切です。加えて、応募者とのコミュニケーションを密に行い、企業の魅力を効果的に伝えることで、内定承諾率の向上に繋げられます。

質問3：採用計画の成果を検証する際は、どのような点に注目すべきですか？

回答3：採用計画の成果検証は、採用活動全体の評価と改善点の発見に不可欠なプロセスです。設定した採用目標の達成度、採用にかかったコスト、採用した人材の定着率や実績などを客観的なデータに基づいて評価します。さらに、応募者からの意見や内定を辞退した理由などを分析し、採用プロセス改善のための情報として活用します。成功要因と改善すべき課題を明確にし、次回の採用計画に反映させることで、採用活動の効果をより高めることが可能です。