バイトシフト管理アプリでシフト作成を効率化！おすすめアプリと選び方
アルバイトのシフト管理、手作業で頭を悩ませていませんか？ 希望休の調整、急な欠員対応、人件費計算…膨大な作業に時間が奪われ、本来注力すべき業務がおろそかになりがちです。しかし、シフト管理アプリを使えば、これらの課題を解決し、シフト作成を劇的に効率化できます。本記事では、おすすめのバイトシフト管理アプリとその選び方を徹底解説。煩雑なシフト管理から解放され、スマートな店舗運営を実現しましょう！
アルバイト シフト管理の重要性と現状
アルバイトのシフト調整は、スタッフのモチベーション向上と、店舗のスムーズな運営に不可欠です。特に、学生さんや主婦の方、フリーターなど、多様な働き方をする人がいる職場では、シフト表作成に多くの時間と労力がかかります。この記事では、アルバイトのシフト管理でよくある問題点を明らかにし、より効率的にシフトを組むための方法や便利なツールをご紹介します。
アルバイト シフト管理における主な課題
アルバイトのシフト管理では、希望シフトの収集、公平なシフト作成、適切な人員配置、労働関連法規の遵守など、様々な問題があります。これらの問題を解決することは、従業員の満足度を高め、結果として離職率の低下にもつながります。
シフト希望の収集における課題
シフト作成の最初のステップは、アルバイトスタッフから希望シフトを収集することですが、締め切りまでに希望が集まらなかったり、特定の時間帯に希望が集中するといった問題が起こりがちです。希望シフトの提出が遅れているスタッフへのリマインドは、シフト管理者にとって大きな負担となります。
不公平感のあるシフト作成
アルバイトスタッフ全員の希望をすべて叶えることは難しく、勤務日数や時間帯、希望休の取得に関して不公平感が生じることがあります。特定のスタッフに負担が偏ったり、希望休がなかなか取れない状況は、不満ややる気の低下につながる可能性があります。
人員配置の苦労
各シフトで必要なスタッフ数を揃えるのは一筋縄ではいきません。特に、急な休みやピーク時には、人員確保に手間と時間がかかります。加えて、アルバイトの能力や相性を考慮する必要があるため、単に人数を埋めるだけでは不十分です。
法律を遵守する重要性
労働関連法規に違反しないシフト作成は絶対条件です。労働時間の上限や休憩時間の確保など、法律を遵守する必要があります。中でも、時間外労働に関する労使協定（36協定）の締結や、アルバイトの収入制限への配慮が大切です。
- 労働基準法第32条では、会社は労働者に休憩時間を除き1週間あたり40時間、1日あたり8時間を超えて労働させてはならないと定められています。
- この時間を超えて労働させる場合は、36協定を結び、労働基準監督署長に届け出る必要があります。
収入制限についても、アルバイトの扶養状況や税金を考慮し、希望に合ったシフト管理を行うことが大切です。住民税非課税、所得税非課税、配偶者控除といった、収入に応じた控除額を理解しておくことが重要です。
アルバイト シフト管理を成功させる秘訣：6つのポイント
効果的なシフト管理は、労働時間、スキル配置、公平性、収入制限、人件費、サポート体制という6つの要素を最適化することで実現します。
勤務時間の正確な記録と管理
法律を遵守するためには、アルバイトの勤務時間を正確に把握することが欠かせません。勤務時間をきちんと把握することで、法定労働時間や法定休日を守り、適切な給与計算と残業代の支払いを実現できます。勤怠管理システム、タイムカード、手書きの記録など、適切な方法で勤務時間を管理しましょう。
スキルと適性を考慮した人員配置
アルバイトの能力や経験、人間関係への適応力を考慮した人員配置は、仕事の効率化と従業員の満足度向上に繋がります。得意な作業やスキルが活かせる配置、互いに協力し合えるアルバイト同士を組み合わせることで、スムーズな業務遂行と生産性の向上が見込めます。
公平なシフトを実現するルール策定
休暇希望や働き方に対する不公平感は、従業員の不満や人間関係のトラブルを引き起こす可能性があります。シフト管理において明確な規則を設け、公平性を維持することが大切です。優先配置の基準、シフト変更の手順、休暇希望の制限などを明確にし、従業員全体に周知しましょう。
- 優先的に配置する基準をはっきりさせる。
- シフト変更に関する手続きを定める。
- 休暇希望の申請期間や回数制限を設ける。
アルバイトの収入制限の確認
扶養控除や税金の関係で収入制限があるアルバイトもいるため、シフト作成前に確認することが重要です。収入制限を超えないようにシフトを調整し、アルバイトそれぞれの希望に合わせた働き方をサポートしましょう。所得税、住民税、扶養控除など、収入制限に関する正確な情報を把握しておくことが大切です。
人件費の予算設定と遵守
人件費の予算を事前に設定し、その範囲内でシフトを組むことは、安定した経営に必要不可欠です。時間帯ごとの必要な人員数やアルバイトの給与を考慮し、予算オーバーにならないようにシフトを管理しましょう。シフト作成時に人件費を自動で計算できるシステムを導入することで、予算管理を効率的に行うことができます。
相互支援体制の構築と活用
複数の店舗を運営している場合、店舗間で助け合う体制を整えることで、急な人員不足にも対応できます。各店舗の勤務状況や人員の余剰状況を把握し、支援要請がスムーズに行えるようにすることが大切です。円滑な相互支援体制の運用には、責任者間の綿密な連携と情報共有が欠かせません。
シフト管理方法の比較検討：手作業、表計算ソフト、専用システム
シフト管理の方法としては、手書きのシフト表、表計算ソフト、そしてシフト管理システムなどが挙げられます。それぞれの長所と短所を比較検討し、自社の状況に最適な方法を選ぶことが重要です。
手書きシフト管理の長所と短所
手書きのシフト表は、特別な道具や専門知識がなくても、すぐに始められるという利点があります。しかし、シフトの集計や変更に時間がかかり、記入ミスが起こりやすいという欠点があります。
表計算ソフト（Excel等）を使ったシフト管理
表計算ソフトでは、関数やマクロを使うことで、シフトの自動計算や集計を行うことができます。しかし、関数やマクロに関する知識が必要となり、使いこなせるようになるまで時間がかかるという難点があります。
シフト管理に役立つ関数を使うことで、手作業での計算を減らし、作業効率の向上とミスの削減に繋げられます。
シフト管理システム導入によるメリット
シフト管理システムは、シフトの自動生成機能、従業員とのスムーズな情報共有、正確な人件費算出など、シフト管理業務を効率化する多彩な機能を搭載しています。導入には初期費用が発生するものの、業務効率の大幅な向上、人的ミスの削減、コンプライアンス遵守の徹底といった多くの利点をもたらします。特にクラウド型のシステムであれば、場所や時間を選ばずにアクセスできるため、多様な働き方をサポート可能です。
シフト管理システムを導入することで、従業員からのシフト希望収集、シフト表の作成、完成したシフトの共有といった一連の作業をオンライン上で完結できます。これにより、シフト作成担当者の負担を軽減し、手作業によるミスを減らすことができます。
多くのシフト管理システムには、労働基準法などの法令に抵触する可能性のあるシフトパターンを検知し、アラートを表示する機能が搭載されています。これにより、法令遵守を徹底し、従業員の過重労働や不必要な残業を防ぎ、健康管理にも貢献します。
シフト管理システムを導入することで、従業員の勤務時間に基づいた人件費を自動で計算できます。これにより、人件費予算との比較が容易になり、人件費の最適化を図ることが可能です。
シフト管理システムの選定ポイント
自社の従業員規模、事業形態、そして必要とする機能を明確にした上で、最適なシフト管理システムを選びましょう。無料で使用できるプランや試用期間を活用し、システムの操作性や機能性を実際に試してみることが大切です。
個人利用と管理者向けの機能比較
個人向けのシフト管理アプリは、自身のシフト確認や給与計算に重点を置いた設計となっています。一方で、店舗の店長や管理者が使用するシフト管理システムは、シフト作成、人員配置の最適化、人件費管理など、店舗運営に不可欠な機能が充実しています。
無料プランの利用条件と機能範囲
シフト管理システムには、完全に無料で使用できるもの、利用人数に制限がある無料プラン、一部機能が制限された無料プランなどが存在します。自社の規模や必要とする機能に応じて、最適なプランを選びましょう。
シフト作成アプリ（無料）
店舗運営を支える店長・管理者の方々へ、無料で利用できるシフト管理アプリをご紹介します。
assift：シフト作成アシスタント
シフト表作成を強力にサポートするサービスです。Googleアカウント連携で利用でき、スタッフ10名までならすべての機能を無料で利用可能です。シフト表の自動作成はもちろん、スタッフへの共有もスマートフォンで簡単に行えます。
調整さん：シフト調整の頼れる味方
月間約800万人が利用するシフト調整ツールです（2024年8月時点）。ログイン不要で誰でも手軽に使え、出欠確認ページを作成して回答を集約するだけのシンプルな設計が特徴です。
シフト管理アプリ（無料）
シフト作成だけでなく、従業員の出退勤管理もまとめて行える、便利なアプリをご紹介します。
oplus（オプラス）
すでに1万社以上の企業で導入されている、実績豊富なシフト・勤怠管理システムです。従業員からのシフト希望収集・管理、日々のスケジュール管理、Excel形式でのデータ出力など、現場で役立つ機能を、わかりやすいインターフェースで利用できます。（有料プランあり）
HRMOS（ハーモス）勤怠
中小企業やベンチャー企業を中心に、10万社以上で利用されている勤怠管理システムです。シフトの登録・自動生成、勤務データのリアルタイム確認、遅刻などのアラート通知など、充実した機能を30名以下の組織では無料で利用できます（31人以上は有料）。
シフト管理アプリ（有料）
コストを抑えつつ、シフト管理をスムーズにするアプリを厳選しました。
SHIFTEE（シフティー）
シフト希望の収集から、最適なシフト作成までをサポートするクラウド型システムです。便利なコメント機能、Excel形式での出力、売上データと連携した人時売上表示など、多彩な機能を搭載しています。
Airシフト（エアシフト）
シフト表作成はもちろん、スタッフ間のスムーズな情報共有も実現するシフト管理サービスです。シフト表とチャット機能を一体化することで、シフト調整や連絡業務をアプリ内で完結できます。
おまかせシフト
直感的な操作でシフト作成をサポートするツールです。時間帯ごとの必要人数を自動で集計したり、スタッフごとの勤務時間を集計するなど、人員配置の最適化に役立ちます。
AIによるシフト管理の革新
近年、AIを搭載したシフト管理システムが注目を集めており、これまで以上に効率的かつ正確なシフト作成が実現可能になりました。AIは、過去の勤務データや従業員のスキル、希望休などを解析し、最適なシフトを自動的に編成します。これにより、管理者はより戦略的な業務に注力できるようになります。
まとめ
アルバイトのシフト管理は、店舗運営の効率化と従業員の満足度向上に必要不可欠です。この記事で取り上げた課題、対策、ツールを参考に、それぞれの職場に合ったシフト管理方法を見つけ、より働きやすい環境を実現してください。効率的なシフト管理は、従業員の定着率を高め、企業の成長を後押しします。
よくある質問
Q1:シフト管理効率化の最初のステップとは？
まずは、現在のシフト管理における問題点を明確にすることから始めましょう。課題を把握した後、シフト管理システムやアプリの導入を検討し、自動化できる範囲を拡大していくことが、効率化への第一歩となります。
Q2：無料のシフト管理ツールでどこまでできる？
必要な機能とスタッフの人数によって、無料ツールで対応できる範囲は変わります。小規模店舗や、基本的なシフト作成・共有ができれば十分という場合は、無料ツールでも事足りるでしょう。しかし、従業員が多い場合や、より細かな設定や分析機能が欲しい場合は、有料ツールの方が適しているかもしれません。
Q3:シフト管理システムを選ぶ際の注意点は？
まず、システム導入によって何を実現したいのかを明確にしましょう。そして、そのためにはどんな機能が必要なのかをリストアップすることが大切です。さらに、操作のしやすさや、ベンダーのサポート体制も確認しておきましょう。無料体験期間があれば、実際に使ってみて使い勝手を確かめるのがおすすめです。
バイトシフト管理アプリでシフト作成を効率化！おすすめアプリと選び方
アルバイトのシフト管理、手作業で頭を悩ませていませんか？ 希望休の調整、急な欠員対応、人件費計算…膨大な作業に時間が奪われ、本来注力すべき業務がおろそかになりがちです。しかし、シフト管理アプリを使えば、これらの課題を解決し、シフト作成を劇的に効率化できます。本記事では、おすすめのバイトシフト管理アプリとその選び方を徹底解説。煩雑なシフト管理から解放され、スマートな店舗運営を実現しましょう！
アルバイト シフト管理の重要性と現状
アルバイトのシフト調整は、スタッフのモチベーション向上と、店舗のスムーズな運営に不可欠です。特に、学生さんや主婦の方、フリーターなど、多様な働き方をする人がいる職場では、シフト表作成に多くの時間と労力がかかります。この記事では、アルバイトのシフト管理でよくある問題点を明らかにし、より効率的にシフトを組むための方法や便利なツールをご紹介します。
アルバイト シフト管理における主な課題
アルバイトのシフト管理では、希望シフトの収集、公平なシフト作成、適切な人員配置、労働関連法規の遵守など、様々な問題があります。これらの問題を解決することは、従業員の満足度を高め、結果として離職率の低下にもつながります。
シフト希望の収集における課題
シフト作成の最初のステップは、アルバイトスタッフから希望シフトを収集することですが、締め切りまでに希望が集まらなかったり、特定の時間帯に希望が集中するといった問題が起こりがちです。希望シフトの提出が遅れているスタッフへのリマインドは、シフト管理者にとって大きな負担となります。
不公平感のあるシフト作成
アルバイトスタッフ全員の希望をすべて叶えることは難しく、勤務日数や時間帯、希望休の取得に関して不公平感が生じることがあります。特定のスタッフに負担が偏ったり、希望休がなかなか取れない状況は、不満ややる気の低下につながる可能性があります。
人員配置の苦労
各シフトで必要なスタッフ数を揃えるのは一筋縄ではいきません。特に、急な休みやピーク時には、人員確保に手間と時間がかかります。加えて、アルバイトの能力や相性を考慮する必要があるため、単に人数を埋めるだけでは不十分です。
法律を遵守する重要性
労働関連法規に違反しないシフト作成は絶対条件です。労働時間の上限や休憩時間の確保など、法律を遵守する必要があります。中でも、時間外労働に関する労使協定（36協定）の締結や、アルバイトの収入制限への配慮が大切です。
- 労働基準法第32条では、会社は労働者に休憩時間を除き1週間あたり40時間、1日あたり8時間を超えて労働させてはならないと定められています。
- この時間を超えて労働させる場合は、36協定を結び、労働基準監督署長に届け出る必要があります。
収入制限についても、アルバイトの扶養状況や税金を考慮し、希望に合ったシフト管理を行うことが大切です。住民税非課税、所得税非課税、配偶者控除といった、収入に応じた控除額を理解しておくことが重要です。
アルバイト シフト管理を成功させる秘訣：6つのポイント
効果的なシフト管理は、労働時間、スキル配置、公平性、収入制限、人件費、サポート体制という6つの要素を最適化することで実現します。
勤務時間の正確な記録と管理
法律を遵守するためには、アルバイトの勤務時間を正確に把握することが欠かせません。勤務時間をきちんと把握することで、法定労働時間や法定休日を守り、適切な給与計算と残業代の支払いを実現できます。勤怠管理システム、タイムカード、手書きの記録など、適切な方法で勤務時間を管理しましょう。
スキルと適性を考慮した人員配置
アルバイトの能力や経験、人間関係への適応力を考慮した人員配置は、仕事の効率化と従業員の満足度向上に繋がります。得意な作業やスキルが活かせる配置、互いに協力し合えるアルバイト同士を組み合わせることで、スムーズな業務遂行と生産性の向上が見込めます。
公平なシフトを実現するルール策定
休暇希望や働き方に対する不公平感は、従業員の不満や人間関係のトラブルを引き起こす可能性があります。シフト管理において明確な規則を設け、公平性を維持することが大切です。優先配置の基準、シフト変更の手順、休暇希望の制限などを明確にし、従業員全体に周知しましょう。
- 優先的に配置する基準をはっきりさせる。
- シフト変更に関する手続きを定める。
- 休暇希望の申請期間や回数制限を設ける。
アルバイトの収入制限の確認
扶養控除や税金の関係で収入制限があるアルバイトもいるため、シフト作成前に確認することが重要です。収入制限を超えないようにシフトを調整し、アルバイトそれぞれの希望に合わせた働き方をサポートしましょう。所得税、住民税、扶養控除など、収入制限に関する正確な情報を把握しておくことが大切です。
人件費の予算設定と遵守
人件費の予算を事前に設定し、その範囲内でシフトを組むことは、安定した経営に必要不可欠です。時間帯ごとの必要な人員数やアルバイトの給与を考慮し、予算オーバーにならないようにシフトを管理しましょう。シフト作成時に人件費を自動で計算できるシステムを導入することで、予算管理を効率的に行うことができます。
相互支援体制の構築と活用
複数の店舗を運営している場合、店舗間で助け合う体制を整えることで、急な人員不足にも対応できます。各店舗の勤務状況や人員の余剰状況を把握し、支援要請がスムーズに行えるようにすることが大切です。円滑な相互支援体制の運用には、責任者間の綿密な連携と情報共有が欠かせません。
シフト管理方法の比較検討：手作業、表計算ソフト、専用システム
シフト管理の方法としては、手書きのシフト表、表計算ソフト、そしてシフト管理システムなどが挙げられます。それぞれの長所と短所を比較検討し、自社の状況に最適な方法を選ぶことが重要です。
手書きシフト管理の長所と短所
手書きのシフト表は、特別な道具や専門知識がなくても、すぐに始められるという利点があります。しかし、シフトの集計や変更に時間がかかり、記入ミスが起こりやすいという欠点があります。
表計算ソフト（Excel等）を使ったシフト管理
表計算ソフトでは、関数やマクロを使うことで、シフトの自動計算や集計を行うことができます。しかし、関数やマクロに関する知識が必要となり、使いこなせるようになるまで時間がかかるという難点があります。
シフト管理に役立つ関数を使うことで、手作業での計算を減らし、作業効率の向上とミスの削減に繋げられます。
シフト管理システム導入によるメリット
シフト管理システムは、シフトの自動生成機能、従業員とのスムーズな情報共有、正確な人件費算出など、シフト管理業務を効率化する多彩な機能を搭載しています。導入には初期費用が発生するものの、業務効率の大幅な向上、人的ミスの削減、コンプライアンス遵守の徹底といった多くの利点をもたらします。特にクラウド型のシステムであれば、場所や時間を選ばずにアクセスできるため、多様な働き方をサポート可能です。
シフト管理システムを導入することで、従業員からのシフト希望収集、シフト表の作成、完成したシフトの共有といった一連の作業をオンライン上で完結できます。これにより、シフト作成担当者の負担を軽減し、手作業によるミスを減らすことができます。
多くのシフト管理システムには、労働基準法などの法令に抵触する可能性のあるシフトパターンを検知し、アラートを表示する機能が搭載されています。これにより、法令遵守を徹底し、従業員の過重労働や不必要な残業を防ぎ、健康管理にも貢献します。
シフト管理システムを導入することで、従業員の勤務時間に基づいた人件費を自動で計算できます。これにより、人件費予算との比較が容易になり、人件費の最適化を図ることが可能です。
シフト管理システムの選定ポイント
自社の従業員規模、事業形態、そして必要とする機能を明確にした上で、最適なシフト管理システムを選びましょう。無料で使用できるプランや試用期間を活用し、システムの操作性や機能性を実際に試してみることが大切です。
個人利用と管理者向けの機能比較
個人向けのシフト管理アプリは、自身のシフト確認や給与計算に重点を置いた設計となっています。一方で、店舗の店長や管理者が使用するシフト管理システムは、シフト作成、人員配置の最適化、人件費管理など、店舗運営に不可欠な機能が充実しています。
無料プランの利用条件と機能範囲
シフト管理システムには、完全に無料で使用できるもの、利用人数に制限がある無料プラン、一部機能が制限された無料プランなどが存在します。自社の規模や必要とする機能に応じて、最適なプランを選びましょう。
シフト作成アプリ（無料）
店舗運営を支える店長・管理者の方々へ、無料で利用できるシフト管理アプリをご紹介します。
assift：シフト作成アシスタント
シフト表作成を強力にサポートするサービスです。Googleアカウント連携で利用でき、スタッフ10名までならすべての機能を無料で利用可能です。シフト表の自動作成はもちろん、スタッフへの共有もスマートフォンで簡単に行えます。
調整さん：シフト調整の頼れる味方
月間約800万人が利用するシフト調整ツールです（2024年8月時点）。ログイン不要で誰でも手軽に使え、出欠確認ページを作成して回答を集約するだけのシンプルな設計が特徴です。
シフト管理アプリ（無料）
シフト作成だけでなく、従業員の出退勤管理もまとめて行える、便利なアプリをご紹介します。
oplus（オプラス）
すでに1万社以上の企業で導入されている、実績豊富なシフト・勤怠管理システムです。従業員からのシフト希望収集・管理、日々のスケジュール管理、Excel形式でのデータ出力など、現場で役立つ機能を、わかりやすいインターフェースで利用できます。（有料プランあり）
HRMOS（ハーモス）勤怠
中小企業やベンチャー企業を中心に、10万社以上で利用されている勤怠管理システムです。シフトの登録・自動生成、勤務データのリアルタイム確認、遅刻などのアラート通知など、充実した機能を30名以下の組織では無料で利用できます（31人以上は有料）。
シフト管理アプリ（有料）
コストを抑えつつ、シフト管理をスムーズにするアプリを厳選しました。
SHIFTEE（シフティー）
シフト希望の収集から、最適なシフト作成までをサポートするクラウド型システムです。便利なコメント機能、Excel形式での出力、売上データと連携した人時売上表示など、多彩な機能を搭載しています。
Airシフト（エアシフト）
シフト表作成はもちろん、スタッフ間のスムーズな情報共有も実現するシフト管理サービスです。シフト表とチャット機能を一体化することで、シフト調整や連絡業務をアプリ内で完結できます。
おまかせシフト
直感的な操作でシフト作成をサポートするツールです。時間帯ごとの必要人数を自動で集計したり、スタッフごとの勤務時間を集計するなど、人員配置の最適化に役立ちます。
AIによるシフト管理の革新
近年、AIを搭載したシフト管理システムが注目を集めており、これまで以上に効率的かつ正確なシフト作成が実現可能になりました。AIは、過去の勤務データや従業員のスキル、希望休などを解析し、最適なシフトを自動的に編成します。これにより、管理者はより戦略的な業務に注力できるようになります。
まとめ
アルバイトのシフト管理は、店舗運営の効率化と従業員の満足度向上に必要不可欠です。この記事で取り上げた課題、対策、ツールを参考に、それぞれの職場に合ったシフト管理方法を見つけ、より働きやすい環境を実現してください。効率的なシフト管理は、従業員の定着率を高め、企業の成長を後押しします。
よくある質問
Q1:シフト管理効率化の最初のステップとは？
まずは、現在のシフト管理における問題点を明確にすることから始めましょう。課題を把握した後、シフト管理システムやアプリの導入を検討し、自動化できる範囲を拡大していくことが、効率化への第一歩となります。
Q2：無料のシフト管理ツールでどこまでできる？
必要な機能とスタッフの人数によって、無料ツールで対応できる範囲は変わります。小規模店舗や、基本的なシフト作成・共有ができれば十分という場合は、無料ツールでも事足りるでしょう。しかし、従業員が多い場合や、より細かな設定や分析機能が欲しい場合は、有料ツールの方が適しているかもしれません。
Q3:シフト管理システムを選ぶ際の注意点は？
まず、システム導入によって何を実現したいのかを明確にしましょう。そして、そのためにはどんな機能が必要なのかをリストアップすることが大切です。さらに、操作のしやすさや、ベンダーのサポート体制も確認しておきましょう。無料体験期間があれば、実際に使ってみて使い勝手を確かめるのがおすすめです。
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