採用歩留まりを改善し、採用効率を最大化する方法

優秀な人材を確保するには、採用歩留まりの改善が不可欠です。採用歩留まりとは、応募から入社に至る各段階での候補者の割合を示し、この数値を高めることが採用効率の最大化に繋がります。本記事では、歩留まり率を向上させるための具体的な戦略と、採用プロセス全体を最適化する方法を解説します。データに基づいたアプローチで、貴社の採用活動を成功に導きましょう。

採用歩留まりとは？

採用活動における「歩留まり」とは、応募から内定、そして実際に入社するまでに各段階へ進んだ人数が、全体の何パーセントにあたるかを示す指標です。この割合を示す数値を「歩留まり率」と呼びます。歩留まり率は、応募、書類選考、面接、内定承諾という選考過程において、どれだけの応募者が次のステップに進んだのかを示す重要なデータとなります。一般的に、歩留まり率が高いほど、選考からの辞退者や不合格者が少なく、採用活動が効率的に進んでいると評価できます。各選考段階における歩留まり率を分析することで、自社の採用プロセスにおける課題を特定できます。歩留まり率が低い段階を見つけ出し、その原因を究明して改善策を実行することで、採用活動の効率を向上させることが可能です。

採用歩留まり率の計算方法

採用活動における歩留まりを分析するには、まず採用プロセスが明確に定義されている必要があります。各段階における歩留まり率を算出し、自社の採用活動においてどのプロセスがボトルネックとなり、歩留まりの低下を引き起こしているのかを明確にしましょう。  

一般的な新卒採用の選考フローの例
募集 → 会社説明会 → 書類選考 → 筆記試験・適性検査 → 面接（集団・個別） → 最終面接 → 内定  

一般的な中途採用の選考フローの例
募集 → 書類選考 → （筆記試験・適性検査） → 個別面接 → 最終面接 → 内定

採用歩留まりの計算式は以下の通りです。

• 受験率
  受験者数 ÷ エントリー数 × 100 (エントリーした人数に対して、実際に選考に進んだ人数の割合)  
  
• 面接通過率
  面接通過者数 ÷ 面接受験者数 × 100 (面接を受けた人数に対して、通過した人数の割合)  
  
  
• 内定率
  内定者数 ÷ 受験者数 × 100 (受験者数に対して、内定を出した人数の割合)  
  
  
• 内定承諾率
  内定承諾者数 ÷ 内定者数 × 100 (内定を受けた人が、内定を承諾した割合)  
  
  
• 内定辞退率
  内定辞退者数 ÷ 内定者数 × 100 (内定を受けた人が、内定を辞退した割合)

採用歩留まりを把握するメリット

採用歩留まりを正確に把握することで、採用戦略の見直しや、より効果的な採用計画の策定が容易になります。

採用戦略を改善できる

歩留まりを分析することで、応募者がどの段階で選考から離脱したのかを具体的に把握できます。例えば、会社説明会への参加からエントリーに至るまでの歩留まり率が低い場合、説明会に参加したものの、応募を見送った人が多いと考えられます。この場合、説明会の内容や、エントリーを促す方法を見直す必要が出てくるでしょう。このように、採用歩留まりを詳細に分析することで、採用活動における課題が明確になり、課題に対応した採用戦略を立て、改善することができます。

採用計画の精度向上

採用歩留まりを正確に把握することで、目標とする採用数を達成するために必要な応募者数を、データに基づいて算出できます。以下の計算式を用いることで、採用活動の初期段階で必要な母集団の規模を予測し、効果的な採用戦略を立てることが可能です。  
「採用に必要な応募者数」 = 「目標採用人数」 ÷ 「内定承諾率」

新卒・中途採用における歩留まり率の現状

新卒採用と中途採用それぞれの歩留まり率の平均的な数値を比較し、自社の現状を評価する際の基準としてご活用ください。各プロセスの歩留まり率を把握することで、改善すべきポイントを明確にできます。

新卒採用における歩留まり率

株式会社リクルートによる調査データ（2024年卒）を基に、選考参加から内定承諾に至るまでの人数推移は以下の通りです。  
これらのデータから、歩留まり率の平均値を算出すると、以下のようになります。

• 書類選考通過率＝約48.5％（136.5÷281.3×100）  
• 面接通過率＝約33.1％（45.2÷136.5×100）  
• 内定承諾率＝約54.0％（24.4÷45.2×100）

中途採用における歩留まり率

株式会社マイナビの調査データによると、中途採用における応募から内定承諾までの人数は以下の通りです。  
上記のデータに基づき、歩留まり率の平均値を算出すると、以下のようになります。

• 面接参加率＝約48.5％（37.8÷77.9×100）  
• 面接通過率＝約63.2％（23.9÷37.8×100）  
• 内定承諾率＝約91.2％（21.8÷23.9×100）

中途採用では、応募者が明確な目的意識を持っている場合が多く、新卒採用に比べて内定承諾率が高い傾向にあります。一方で、面接参加率は5割を下回り、応募後の辞退や無断キャンセルが多い点が特徴です。

採用歩留まりが低下しやすいタイミング

採用活動において、歩留まりが顕著に低下しやすいのは、エントリーから書類選考、書類選考から面接、そして内定から入社までの各段階です。それぞれの段階における低下要因と応募者の心理を理解し、対策を講じることで歩留まりの改善を目指しましょう。

プレエントリーから書類選考

プレエントリーは、応募に必要な情報が少ないため、応募者にとってハードルが低いのが特徴です。多くの学生は、少しでも興味を持った企業に幅広くエントリーする傾向があります。そのため、この段階では企業に対する志望度が低い学生も含まれており、書類選考への参加率は低くなりがちです。多様な人材を確保したい企業は、定期的な選考案内や、企業説明会などを通じて自社の魅力を伝え、選考への参加を促すことが重要です。

書類選考から面接実施

書類選考を通過したにも関わらず、面接に進まないケースには、日程調整の難しさや、他社の選考状況などが影響します。「希望する面接日程が埋まっている」「他社の選考が優先順位が高い」といった理由で、辞退につながることがあります。人材不足を解消するために、できるだけ多くの応募者と面接したいと考える企業は、面接日程の柔軟な対応や、選考プロセスの迅速化を図ることで、この段階での歩留まりを改善できる可能性があります。

内定から入社まで

内定を出したにもかかわらず、入社に至らない場合、応募者は「より志望度の高い企業から内定を得た」「企業の雰囲気が合わないと感じた」など、自社への入社メリットを感じられていない可能性があります。最終面接まで進んだ意欲の高い人材の内定承諾を得るには、最後の一押しが重要です。内定者に「なぜあなたを採用したのか」を明確に伝え、入社意思を高めるとともに、社員や他の内定者との交流機会を設け、企業文化への理解を深めてもらうことが効果的です。

採用歩留まりを低下させる原因

採用活動における歩留まりは、採用基準が高く合格者が少ない場合と、候補者が内定を辞退するケースが多い場合に低下します。ここでは、後者の「候補者の辞退」に焦点を当て、歩留まりを悪化させる主な要因を解説します。具体的には、競合他社よりも内定通知が遅い、採用サイトの内容と実際の企業状況にずれがある、候補者へのフォローアップが不十分、志望度の高い企業から先に内定を得た、求人情報と実際の業務内容に違いを感じた、社風や社員の雰囲気が合わないと感じた、家族からの反対があった、参加可能な説明会がなかった、応募時の志望度が低かった、選考を通じて入社意欲を高められなかった、といった点が挙げられます。

採用競合よりも内定出しが遅い

内定を出すまでに時間がかかりすぎると、歩留まり率の低下につながります。求職者は、できるだけ早く就職・転職したいと考えているため、面接日の調整が遅れたり、選考期間が長引いたりすると、先に内定を出した企業に流れてしまう可能性があります。選考プロセスを明確に伝え、選考後は迅速に結果を通知し、選考回数をできるだけ少なくするなど、内定までのスピードを重視しましょう。

採用サイトの情報と実態が乖離している

面談や面接を通して、採用サイトに記載されている情報と実際の企業状況が異なると感じた場合、候補者は企業に対して不信感を抱き、選考を辞退してしまうことがあります。採用サイトやSNSで企業を良く見せようとするあまり、応募者数は増えても、その後の歩留まりが悪化してしまうケースです。業務内容や職場環境だけでなく、企業文化のギャップを感じたり、自分に合わないと判断して辞退する人もいるでしょう。

候補者へのフォローが不足している

候補者へのフォローが不足すると、入社意欲が低下し、歩留まりの低下を招きます。採用競争が激化する現代において、企業は一方的に候補者を選ぶ立場から、候補者に選ばれる立場へと変化しています。従来のように、企業が一方的に評価するだけの選考では、採用を成功させることはできません。候補者は、採用活動全体を通して得られる「体験」を重視して企業を選んでいます。そのため、候補者一人ひとりに寄り添った丁寧なフォローを徹底し、「候補者が価値を感じる体験（採用CX）」を提供することが重要です。採用CXに注力し、候補者一人ひとりと真摯に向き合うことで、採用に至らなかった場合でも、企業のファンを獲得したり、企業イメージの向上に繋げることができます。

第一志望群からの内定辞退

採用歩留まりが目標に届かない状況としてよく見られるのが、学生がより魅力的な競合企業から先に内定を得たケースです。この場合、学生は「最も行きたかった企業から内定を得られたから、就職活動を終えよう」と考え、他の企業の選考を辞退する傾向にあります。

求人情報と実情のずれ

求人サイトや企業ホームページに掲載されている情報と、実際の労働環境や条件との間に食い違いがあると、採用歩留まりの低下を招く原因となります。特に、面接は応募者が企業の実情とのずれを感じやすい場です。例えば、学生が面接で「平均残業時間が月20時間とありますが、実際はどうですか？」と質問したとします。それに対し、面接官が「実際は月40時間くらい残業があります」と答えた場合、学生はどう思うでしょうか。多くの場合、求人情報とのずれを感じ、企業への入社意欲が低下するでしょう。このような事態を避けるため、求人情報には正確な情報を記載し、面接官にも事前に求人内容を共有しておくことが重要です。特に「仕事内容」「労働時間」「勤務地」「年間休日数」といった項目で食い違いがあると、入社意欲が大きく下がる可能性があります。求人情報の内容と、面接で使用する資料に矛盾がないか、事前に確認することをお勧めします。

社風や社員との相違

面接を通して、企業の雰囲気や社員との相性が合わないと感じることも、採用歩留まりを下げる要因となります。最初は企業に魅力を感じていた学生が、面接で社員と話すうちに「何か違う」と感じてしまうケースです。多くの学生は「自分に合った社風かどうか」を重視しています。そのため、社風が合わないと感じると入社意欲が低下し、採用歩留まりの悪化につながります。

家族や周囲の反対

採用歩留まりの低下要因として、他に「家族からの反対」が考えられます。特に設立から間もない企業の場合、将来性や経営の安定性について、親や兄弟から心配されることが多いようです。社会経験のない学生は、家族の意見を参考にする傾向があるため、家族からの反対による採用辞退には注意が必要です。

説明会への参加障壁

企業説明会が定員に達していたり、学生のスケジュールと合わなかったりすると、せっかくエントリーしても参加を諦めざるを得ない状況が発生します。さらに、地方在住の学生にとって、説明会が都市部での対面開催のみである場合、参加は困難になります。企業は、ターゲット層の学生が参加しやすい説明会を企画・実施する必要があります。

エントリー段階での志望度の低さ

エントリー時点での志望度が低い場合や、他の就職活動と日程が重なった場合、学生は説明会への参加を見送ることがあります。また、単に説明会の日程を忘れてしまっているケースも考えられます。企業側からのリマインダー送信や、説明会開催日程の追加などが有効な対策となります。

選考への意欲喚起の失敗

企業説明会に参加したものの、学生の志望度が向上しなかった場合、その後の選考に進む可能性は低くなります。また、選考日程が限られていたり、他の企業の選考日程と重複した場合も、応募を断念する要因となります。

採用歩留まりを向上させるための施策

採用活動における歩留まり率を高めるための具体的な方法を以下に紹介します。採用プロセスの迅速化、募集要項・採用広報内容の精査、柔軟な面接スケジュールの提供、動機形成の促進、内定者への丁寧なフォローアップ、応募者への迅速な対応、求職者の心に響く情報発信、選考期間の短縮、オンライン面接の積極的な活用、内定者コミュニティの形成、学生からの意見収集、面接担当者への研修実施、採用業務の一部外部委託、企業ブランドイメージの向上、採用チャネルごとの歩留まり率分析、質の高い応募者層の形成、学生が求める情報の事前提供、きめ細かく迅速な連絡と日程調整、入社意欲の強化、親睦会やイベントの開催、面接品質の向上、オンラインツールの導入などが考えられます。

採用プロセスの迅速化

採用における歩留まりを改善する上で、最も効果的な対策の一つが、採用プロセス全体の期間を短縮することです。応募から会社説明会までの期間を短くすることで、説明会への参加意欲を高め、結果として応募率の向上に繋がります。さらに、説明会と書類選考を同時に実施することで、選考段階での辞退者を減らすことができます。迅速化を図る上で、企業側からの迅速な対応が不可欠です。応募者からの問い合わせには原則24時間以内に返信し、選考結果は3日以内に通知するなど、応募者の待ち時間を最小限に抑えるように努めましょう。

募集要項と採用広報の見直し

採用ウェブサイトで提供される情報と実際の企業状況に差異があると、候補者は不信感を抱き、選考からの離脱につながる可能性があります。そのため、自社メディアやSNSで発信する情報を再確認し、企業の実情に即した情報発信を心がけることが重要です。企業文化や働き方に関するリアルな情報を提供することで、入社後のミスマッチを防ぐ効果も期待できます。事実と異なる情報の発信は、歩留まりの低下だけでなく、入社後の早期離職の原因にもなりかねません。応募者数の確保は重要ですが、その後の選考プロセスや社員の定着まで考慮した採用広報を行うようにしましょう。

柔軟な面接対応

面接への参加を促す施策は、歩留まり率の向上に寄与します。オンライン面接の導入や、SNSを活用した面接日程の調整など、応募者の視点に立った対応を心がけましょう。特に、中途採用の応募者に対しては、夜間や土日などの柔軟な日程調整に対応することで、辞退を減らすことが可能です。また、カジュアル面談は応募者の心理的なハードルを下げる効果があります。「企業に興味はあるが、通常の面接プロセスに進むには抵抗がある」という応募者に対して、社員と気軽に話せる機会を提供することで、企業の魅力を直接伝え、選考段階への移行を促進することができます。

入社意欲の向上

歩留まり率の低下を防ぐためには、応募者が高い入社意欲を持って採用プロセスに臨むことが重要です。そのため、企業は採用プロセスの各段階で、応募者の入社意欲を高めることを意識する必要があります。特に面接においては、入社することで得られるメリットや仕事のやりがい、他社にはない自社の魅力を深く伝え、入社意欲を強化するような構成を心がけましょう。

内定者フォローの徹底

内定を出してから承諾、そして入社に至るまでの期間の離脱は、採用活動全体の成否を大きく左右します。だからこそ、この段階における丁寧なコミュニケーションが非常に重要となります。内定者一人ひとりの気持ちに寄り添い、不安や疑問を解消できるよう努めましょう。例えば、個別のオファー面談を実施したり、内定承諾の期限を柔軟に調整したりすることも有効です。さらに、会社見学会や社員との交流会、内定者同士の懇親会などをオンラインも活用して開催することで、入社前の不安を軽減し、企業への理解を深めることができます。

迅速な求職者対応

求職者への対応がおざなりになっていませんか？書類選考通過後の面接日程の調整や、面接後の合否連絡が遅れると、求職者は不安を感じ、その間に他の企業の選考へと進んでしまう可能性があります。入社の可能性を秘めた人材を逃さないためにも、求職者への迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。

魅力的なメッセージの発信

会社説明会への招待文や、求職者へ送るメッセージの内容を少し工夫するだけで、採用歩留まりは大きく向上する可能性があります。自社の魅力を効果的に伝えるために、情報の伝え方を戦略的に見直してみましょう。

選考プロセスの最適化

選考期間が長引くと、求職者は不安を感じたり、企業への興味関心が薄れたりする傾向があります。「次の選考まで期間が空きすぎる」「選考結果の連絡が遅い、または日程が不明確」といった状況は、選考辞退につながる可能性を高めます。可能な限り、選考プロセス全体を1ヶ月から1ヶ月半程度に短縮し、求職者が安心して選考に進めるように配慮しましょう。迅速な日程調整や結果連絡が、求職者の満足度向上に繋がり、内定承諾率アップに貢献します。

Web面接の実施回数を増やす

Web面接や録画面接の機会を増やすことは、内定承諾率を高める有効な手段となります。Web面接や動画選考は、応募者の移動負担を軽減し、企業側も面接会場を確保する手間を省けます。「オンラインでは相手の人となりが掴みにくい」と感じていた企業も、最終選考は対面で行うなど工夫することで、内定辞退を防ぐ効果が期待できます。

内定者への継続的なサポート

採用活動の最終目標は、企業が求める人材に入社してもらい、活躍してもらうことです。そのため、内定を出した後の内定者サポートは非常に重要です。懇親会などを通して条件の再確認をしたり、学生の不安や疑問を解消したりすることで、学生との信頼関係を築き上げましょう。

応募者からの意見を収集する

企業がどのように評価されているか、学生が企業に興味を持った理由などは、内部からは把握しにくいものです。客観的な意見を得るために、説明会や面接後にアンケートやヒアリングを実施しましょう。その際、「選考結果には影響しないこと」「今後の採用活動の改善に役立てること」を明確に伝えましょう。本音を引き出せない場合、改善策が誤った方向に進む可能性があります。

面接担当者の研修を実施する

採用面接では企業が学生を評価する一方、学生も将来の上司となる可能性のある人物を評価しています。そのため、面接官の態度に対する不信感や不安感は、内定承諾率の低下につながります。逆に、面接官の印象が良いと企業全体の評価向上につながることもあります。魅力的な社員の存在は、学生が自社で働く意欲を高める要因となります。そのため、面接官の教育を徹底することが大切です。

採用業務の一部を外部委託する

人員不足により、応募者一人ひとりにきめ細やかな対応ができず、内定承諾率の低下に悩む企業は少なくありません。そのような状況を打開するために、「採用業務の一部を外部委託する」という選択肢があります。応募者への連絡や面接日程の調整などを外部に委託することで、社内のリソースが限られている場合でも迅速な対応が可能になります。

企業ブランドを確立する

企業の魅力や独自の強みを積極的にアピールすることで、応募者の入社意欲を高めることができます。従業員の働きやすさや社風など、採用情報だけでは伝わらない情報を発信することが重要です。ブランディング戦略を構築するためには、ファネル分析、4C分析、3C分析、SWOT分析、TMP分析といったマーケティングフレームワークを活用すると効果的です。企業ブランドの向上は、応募者の入社意欲を高め、結果として内定承諾率の改善に繋がります。

採用チャネルごとの効果測定を行う

採用チャネルごとに応募者数、内定者数、そしてその後の内定承諾率を分析することで、効果的なチャネルや改善点を見つけることができます。例えば、少人数で専門性の高い学生をターゲットにしているにも関わらず、大手求人サイトで広範に募集した場合、初期選考段階での内定承諾率が低くなる可能性があります。自社の社風や特性に合った採用チャネルに注力することで、全体的な内定承諾率の改善を目指しましょう。

質の高い応募者層を形成する

効率的な採用活動を行うためには、応募者の志向性、学力、そして自社との相性を考慮し、質の高い応募者層を形成することが不可欠です。自社に最適な人材が集まるような応募者層を形成することで、選考辞退のリスクを軽減することができます。

学生が求める情報を先回りして提示する

学生が本当に知りたい情報を事前に把握し、面談や説明会などで詳しく解説することで、認識のずれをなくすことができます。入社後のイメージが明確になるような情報提供を心がけることで、学生の入社意欲を向上させ、入社後のミスマッチを減らすことにつながります。

丁寧かつ迅速なコミュニケーションとスケジュール調整

学生への連絡や面接日の調整は、迅速かつ心を込めて行うことが重要です。学生が安心して選考に臨めるよう、こまめに状況を共有し、疑問点には丁寧に答えることで、入社意欲の維持・向上に繋げます。

入社意欲をさらに高める

学生の入社意欲を刺激するために、他社にはない魅力的な福利厚生、充実した研修制度、明確なキャリアパスなどを具体的に伝え、入社後の成長や達成感を想像させることが大切です。動画コンテンツや職場見学などを活用し、仕事内容への理解を深めることで、入社後のイメージが湧きやすくなり、入社意欲の向上に繋がります。

親睦を深める交流会やイベントを実施

学生との距離を縮めるための交流会やイベントは、企業の魅力を直接伝え、学生との良好な関係を築く絶好の機会となります。自由な雰囲気の中でコミュニケーションを図り、相互理解を深めましょう。

面談の質的向上

面接担当者への研修実施や面接自体の質を高めることで、学生との相互理解をより深めることが可能です。応募者と良好な信頼関係を構築できれば、入社意欲の向上に繋がる可能性が高まります。さらに、評価能力が向上することで、学生と企業のミスマッチを減らし、内定承諾率の改善が期待できます。

デジタルツールの活用

従来の対面形式に加え、オンラインでの説明会や面接を実施することで、これまでアプローチできなかった地方在住の学生との接点を創出できます。採用活動の範囲を地理的に拡大することで、より優秀で多様な人材を獲得できる機会が増え、結果として採用歩留まりの改善に繋がります。

まとめ

採用歩留まりは、採用活動の効率性と成果を評価するための重要な指標です。歩留まりを向上させることは、採用コストの削減に繋がり、より優秀な人材の確保を可能にします。この記事でご紹介した計算方法、低下の要因、改善策を参考に、貴社の採用活動を再評価し、戦略的な採用活動を展開してください。各段階での課題を明確にし、適切な対策を実施することで、採用成功へと近づくことができます。

よくある質問

採用歩留まり率が低い時、まず何をすべきですか？

最初に、どの選考段階で最も歩留まりが低いかを特定します。次に、その段階における低下要因を分析し、この記事で提示した改善策の中から、貴社に最適なものを試してみてください。小さな改善を一つずつ積み重ねていくことが大切です。

採用CX（候補者体験）とは何か？

採用CX（候補者体験）とは、求職者が企業を最初に知り、応募から入社に至るまでの一連のプロセス全体を通して感じる印象のことです。候補者体験を改善するためには、採用活動の各段階において適切な対応を行うことが不可欠です。たとえば、迅速なレスポンス、詳細かつ分かりやすい情報提供、企業の魅力的な文化を積極的に伝えることなどが挙げられます。

採用歩留まり率の改善に役立つツールはありますか？

採用管理システム（ATS）は、応募者の情報を一元的に管理し、選考の進捗状況を可視化し、コミュニケーションを自動化するなど、採用活動の効率化を支援します。さらに、求人広告の効果測定ツールや、候補者との円滑なコミュニケーションを促進するツールなども有効に活用できます。