採用管理システム（ATS）導入で変わる！ 効率化と戦略採用の実現

企業の成長を左右する採用活動。その成否は、効率的な業務プロセスと戦略的な人材獲得にかかっています。そこで注目されるのが、採用管理システム（ATS）です。ATSは、応募者情報の一元管理から選考プロセスの自動化まで、採用業務を大幅に効率化。煩雑な作業から解放された採用担当者は、求職者とのコミュニケーションや採用戦略の立案といった、より重要な業務に注力できるようになります。本記事では、ATS導入がもたらす変革について解説します。

採用管理システムとは？

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）は、企業の採用活動を円滑に進めるための統合プラットフォームです。応募者の情報管理、選考プロセスの自動化、求人広告の掲載など、採用に関する一連の業務を一元的に管理します。従来、複雑になりがちだった採用業務を効率化し、採用担当者がより戦略的な業務に注力できる環境を整備します。

採用管理システムの必要性

これまでの採用活動では、複数の求人サイトや人材紹介会社から寄せられる応募者情報を、Excelやスプレッドシートなどで手作業で管理することが一般的でした。しかし、この方法では情報の集約や共有が難しく、応募者への連絡ミスや選考状況の把握に手間取るなど、多くの問題点がありました。

採用管理システムを導入することで、これらの問題を解決し、応募者体験の向上、採用コストの削減、そして優秀な人材の獲得につなげることが可能になります。

採用管理システムの費用・料金相場

採用管理システムの料金は、提供されるサービス内容、契約プラン、利用期間、連携する求人媒体の数、使用できる機能の種類などによって大きく変動します。そのため、単純に料金だけを比較するのは困難ですが、一般的な相場としては月額2万円程度から利用できるものが多く見られます。

ただし、月額料金が低いシステムでは、利用できる機能や登録できる候補者の数に制限がある場合があるため、注意が必要です。例えば、「ジョブカン採用管理」のように、月額500円から利用可能なプランもありますが、新規候補者の登録数に上限が設けられていたり、求人媒体との自動連携が利用できなかったりするケースがあります。

採用管理システムの導入メリット

採用管理システムの導入は、採用担当者、人事部、面接官、企業全体に利点をもたらします。以下に、それぞれの立場から見た具体的なメリットを解説します。

採用担当者のメリット：コア業務への注力

採用管理システムを導入することで、応募者のデータ管理、コミュニケーション、面接スケジュールの調整といった定型業務を大幅に削減できます。これにより、採用担当者は、応募者との深い対話や企業理念に共感できる人材の発掘など、より重要な業務に時間を有効活用できます。選考の進捗や評価が可視化されるため、組織内での情報共有が円滑になり、採用プロセス全体の効率化に貢献します。

人事部のメリット：革新的な採用戦略への挑戦

採用管理システムには、魅力的な採用ウェブサイトの構築機能や社員紹介制度を活性化する機能など、多岐にわたる機能が搭載されています。労働人口の減少が進む現代において、これらの機能を駆使することで、従来の採用手法に固執せず、企業独自の斬新な採用戦略に挑戦することが可能です。例えば、企業ブランディングを強化した採用サイトの展開、社員を巻き込んだ採用活動の推進、SNSを活用した積極的な情報発信など、多様なアプローチを試すことができます。

面接官のメリット：負荷軽減と円滑な選考

二次面接以降では、人事部だけでなく現場の社員が面接官として参加することも一般的です。採用管理システムを導入することで、面接官は応募者の選考過程や評価に関する情報をシステム上で容易に把握できるようになります。

システムによっては、ビジネスチャットツールと連携し、システムにアクセスしなくても情報確認や評価入力ができるため、面接官の負担を大幅に軽減し、スムーズな選考フローを実現できます。

企業全体のメリット：採用コストの最適化と品質向上につながる

採用業務の効率化は、採用期間の短縮に繋がり、求人広告や人材紹介サービスに費やす費用を抑制できます。さらに、採用管理システムに蓄積されたデータを分析することで、「どのような人材が自社で成果を上げているのか」を客観的に分析し、データに基づいた合理的な採用判断が可能になります。

これにより、採用のミスマッチを減らし、長期的な視点での採用活動全体の費用対効果を最大化することができます。

採用管理システムの主な機能

採用プロセスを円滑に進めるために、採用管理システムは多岐にわたる機能を提供しています。ここでは、特に重要な機能と、それらがどのように役立つのかを解説します。

求人情報管理機能

求人情報管理機能は、求人情報の作成から公開、そして様々な求人媒体への掲載までをサポートします。すべての求人情報を一箇所で管理することで、どの媒体に掲載されているかを容易に把握できます。さらに、応募状況の確認や応募者への自動返信機能も備えており、採用担当者の作業量を大幅に削減します。

応募者情報管理機能

応募者情報管理機能は、応募者の基本情報、選考の進捗状況、評価などを集約して管理します。応募者の情報を容易に検索したり、選考段階に応じて分類したり、過去の連絡履歴を確認したりすることが可能です。応募者とのコミュニケーションを円滑にするための、メールやチャット機能が組み込まれているシステムもあります。

選考プロセス管理機能

選考プロセス管理機能は、書類選考、面接、能力テストなど、選考の全段階を管理します。選考スケジュールを調整したり、面接官を割り当てたり、選考結果を記録したりするのに役立ちます。進捗状況を視覚的に把握できる機能や、選考プロセスを自動化する機能もあり、選考業務の効率化に大きく貢献します。

データ分析機能

採用管理システムに搭載されたデータ分析機能は、採用活動における多様なデータを収集し、分析することで、採用戦略の最適化を支援します。例えば、求人広告ごとの応募数、選考の通過率、内定の承諾率などを分析することで、より効果的な求人方法を見つけ出すことができます。さらに、選考プロセスにおけるボトルネックを特定することも可能です。また、採用にかかる費用や期間といったデータを分析することで、採用活動の投資対効果を客観的に評価することができます。

その他の機能

採用管理システムは、上記以外にも様々な機能を備えています。例として、魅力的な採用ウェブサイトを簡単に作成できる機能、社員紹介による採用を促進するリファラル採用機能、オンラインでの面接を可能にするWeb面接機能、応募者の性格や能力を測る適性検査機能、そして入社手続きをスムーズに進めるための機能などが挙げられます。これらの機能を効果的に活用することで、採用活動全体の効率化を図るだけでなく、応募者にとってより良い体験を提供し、企業ブランドの向上にも貢献します。

採用管理システムのタイプと選び方

採用管理システムは、提供される機能や得意とする領域によっていくつかの種類に分類できます。ここでは、代表的なタイプと、企業にとって最適なシステムを選択するための重要なポイントを解説します。

中途採用に強みのあるタイプ

中途採用に特化したシステムは、即戦力となる人材の獲得を目的とした機能が充実しています。例えば、人材紹介会社との連携機能、過去の採用データを活用した分析機能、従業員による紹介採用を支援するリファラル採用機能などが強化されています。また、求職者のスキルや経験を詳細に評価するための機能や、入社後のスムーズな立ち上がりをサポートするオンボーディング機能が搭載されている場合もあります。

新卒採用に特化したタイプ

新卒採用に特化したシステムは、多数の応募者に対応できる機能を備えています。たとえば、応募情報の自動取り込み、選考日程の自動調整、オンライン面接機能などが充実しています。また、学生とのコミュニケーションを円滑に進める機能や、企業のブランドイメージ向上をサポートする機能も搭載されていることがあります。

新卒・中途採用両対応タイプ

新卒・中途採用の両方に対応できるシステムは、それぞれのニーズに応じた機能を搭載しています。例えば、求人情報の作成・管理、応募者情報の管理、選考プロセスの管理、データ分析機能などが包括的に備わっています。さらに、新卒採用と中途採用で異なる選考フローにも柔軟に対応できます。

アルバイト・派遣採用向けタイプ

アルバイト・派遣採用に特化したシステムは、短期間での大量採用を支援する機能を備えています。例えば、求人サイトとの連携機能、応募情報の自動取り込み、面接予約の自動調整機能などが充実しています。また、シフト管理機能や給与計算機能など、採用後の労務管理をサポートする機能も搭載されている場合があります。

採用管理システム選定のポイント

自社に最適な採用管理システムを選ぶには、以下を考慮してください。

1. 課題解決に繋がる機能

まず、採用活動における課題を洗い出し、課題解決に必要な機能を備えたシステムを選びましょう。例えば、応募者情報管理に手間がかかる場合は、応募者情報を一元管理し、蓄積された情報を検索・分析できる機能を重視します。選考プロセスが煩雑な場合は、選考スケジュール自動調整機能やオンライン面接機能が役立ちます。

求人管理機能

求人媒体との連携機能は、求人情報を複数の媒体に掲載する際に非常に役立ちます。自社が頻繁に利用する求人媒体とスムーズに連携できるかどうかを確認することが重要です。新卒・中途採用に強みを持つ「HITO-Linkリクルーティング」は、約40種類以上の求人媒体との連携が可能です。また、アルバイト採用に特化した「RPM」は、400種類以上の求人媒体との連携に対応しています。

応募者管理機能

応募者との円滑なコミュニケーションを実現する手段は、採用活動の成否を大きく左右する要素の一つです。特に新卒採用においては、学生の利用率が高いLINEとの連携機能があると非常に便利です。「キャリタスCONTACT」のように、LINEのQRコードを活用して説明会などのイベント時に簡単に友だち登録を促せる機能もあります。

選考管理機能

オンライン面接システムやビジネスチャットツールなど、外部のシステムとの連携機能は、選考業務を効率化する上で欠かせません。既に社内で利用しているシステムがある場合は、それらと連携できるかどうかを確認しましょう。

また、応募者情報の閲覧権限を詳細に設定できる機能も、情報セキュリティの観点から重要なポイントとなります。

2. 自社採用比率の向上

人材紹介や求人広告への依存度を減らし、自社主導の採用を強化することは、コスト削減につながります。採用サイト構築機能、主要検索エンジンとの連携機能、社員紹介制度を活性化する機能などを確認しましょう。

3. 採用状況の可視化と分析

採用活動の成果を可視化し、分析することは改善に不可欠です。求人媒体ごとの応募者数、選考通過率、内定承諾率などを自動でレポートする機能が役立ちます。

4. 現場担当者の関与

組織全体で採用を推進するには、現場担当者が参加しやすい仕組みが重要です。選考状況や評価の共有、面接評価や日程調整の連絡・報告のシステム内完結などが可能なシステムが便利です。

5. 導入・運用支援

導入後のサポート体制は、システムを最大限に活用するために重要です。初期設定のサポート、運用に関する研修、トラブル発生時の対応などを確認しましょう。

採用管理システムの主要サービス紹介

ジョブスイート キャリア

https://jobsuite.jp/career/

ジョブスイートキャリアは、中途採用に特化したシステムです。応募者のステータスを一覧で確認、応募者個別のマイページを通じたメッセージやファイルのやり取りなど、選考プロセスを円滑に進めるための機能が搭載されています。求人サイトとの連携機能、初期設定の容易さ、導入後の専任担当者によるサポートも特徴です。

HRMOS採用

https://hrmos.co/

HRMOS採用は、採用業務の効率化に加え、データ分析に基づいた採用活動の改善をサポートします。採用経路別の応募者の通過率や辞退・内定の傾向などを分析し、戦略的な採用活動を支援します。新卒採用向けの「HRMOS採用新卒エディション」や、人材活用システム「HRMOSタレントマネジメント」との連携も可能です。

HERP Hire

https://herp.cloud/

HERP Hireは、現場社員を積極的に巻き込む「スクラム採用」を推進するための機能が搭載されています。求人媒体との連携に加え、GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどの外部ツールとの連携も可能です。ユーザーコミュニティも運営されており、情報交換やノウハウの共有が可能です。

採用一括かんりくん

https://www.career-cloud.asia/

採用一括かんりくんは、新卒採用と中途採用の両方に対応できる採用管理システムです。インターフェースが統一されており、Slack、Chatwork、Googleカレンダー、Outlookカレンダーなどの外部ツールとの連携も可能です。LINEの活用、魅力的な求人ページの作成（オプション）も特徴です。

sonar ATS

https://sonar-ats.jp/

sonar ATSは、応募者情報の一元管理、自動連絡機能、面接評価入力機能、人材紹介会社との連携機能など、採用活動を効率化する機能が搭載されています。採用関連ツールとの連携、情報セキュリティに関する国際規格であるISMSクラウドセキュリティ認証取得、導入時の設定から運用までのサポートも特徴です。

クラウドハウス採用

https://cloud-house-saiyo.official.career/

ラウドハウス採用は、訴求力の高い採用ページを簡単に作成できる機能を特徴とし、企業のブランドイメージに合わせた求人ページを作成できます。主要な求人検索エンジンとの連携、検索順位を上げるための最適化、採用戦略のコンサルティング、プロのライターによる求人原稿作成などの運用支援サービスも提供しています。

ジョブカン採用管理

​https://ats.jobcan.ne.jp/

ジョブカン採用管理は、応募者管理や選考状況の管理など、採用に必要な基本的な機能を網羅した採用管理システムです。新卒採用、中途採用、アルバイト採用に対応しており、求人サイトの作成・更新、作成した求人情報の求人プラットフォームへの掲載、リファラル採用に活用できる限定公開機能などの特徴があります。

HITO-Linkリクルーティング

​https://www.hito-link.jp/recruiting/

HITO-Linkリクルーティングは、新卒、中途、アルバイト・パートなど幅広い採用領域に対応し、求人媒体との連携、応募者情報の自動取り込み、Outlook、Office365、Googleカレンダーなどの外部ツールとの連携、カスタマイズ可能な分析テンプレートなどを特徴としています。採用活動をデータに基づいて行うことをサポートします。

タレントパレット

https://www.talent-palette.com/

タレントパレットは、採用活動全体の質を向上させることを目指した採用管理システムです。エントリー受付から候補者マイページの作成、能力適性検査の実施、オンライン面接、メッセージ交換、面接評価の管理まで、採用に関わる全てのプロセスを一元的に管理します。独自開発の適性検査、アルムナイ向けの採用支援機能などを特徴としています。

i-web

https://i-web-ats.humanage.co.jp/

i-webは、リクナビやキャリタス就活との連携機能、応募者情報の一括取り込み、適性検査の結果データ統合管理、OfferBoxやONE CAREERとのリアルタイムな応募データ自動同期などの機能を搭載しています。採用戦略のコンサルティングから実務代行までを包括的に提供するRPO（採用プロセスアウトソーシング）サービスも展開しています。

キャリタス Contact

https://biz.career-tasu.co.jp/service/contact.career-tasu.html

キャリタスContactは、LINEを活用した母集団形成と採用活動の効率化に強みを持つ採用コミュニケーションツールです。QRコードを使った簡単な友達登録、学生一人ひとりの属性情報に基づいたLINEでの追跡型メッセージ自動送信、応募者情報の管理、選考状況の管理などの機能を搭載しています。

アクセスオンライン

https://saponet.mynavi.jp/pickup/aol/

アクセスオンラインは、新卒採用に特化した採用管理システムです。マイナビ新卒との連携、マイナビの会員情報やマイページ活用、応募者の進捗管理、説明会や面接の予約管理、面接官の割り当て、合否判定の入力・管理などの機能を搭載しています。面接代行や予約確認・促進コール、スカウトメール配信代行などのアウトソーシングサービスも提供しています。

リクオプ

https://recop.jp/

リクオプは、アルバイト・パート採用に特化した採用管理システムです。求人情報の掲載から応募受付、面接スケジュールの調整、採用決定に至るまで、アルバイト採用に必要な機能を包括的に提供しています。応募者の能力や経験、希望条件などをまとめて管理し、LINEやSMSなどのコミュニケーション手段を通じた応募者との連絡機能も搭載しています。

まとめ

企業の発展に欠かせない人材獲得を支援する採用管理システムは、現代のビジネスにおいて重要な役割を果たします。企業の規模や特性に合わせたシステムを選定し、適切に運用することで、採用活動の効率化、コストの削減、そして採用の質の向上を実現し、結果として企業の競争力強化に繋がります。この記事でご紹介した情報を参考に、最適な採用管理システムを見つけ、貴社の採用活動を成功へと導いてください。

よくある質問

質問1：中小企業にも採用管理システムは有効ですか？

もちろんです。特に中小企業では、大企業と比較して採用活動に投入できる人員や時間が限られていることが多いため、採用管理システムを導入することで、採用業務を効率化し、限られたリソースで優秀な人材を獲得することが非常に重要となります。

質問2：採用管理システムの導入期間はどれくらいですか？

導入にかかる期間は、システムの規模や搭載機能、そして企業のIT環境によって大きく変動します。多くの場合、数週間から数ヶ月程度を要すると考えて良いでしょう。導入をスムーズに進めるためには、事前にベンダーと詳細な打ち合わせを行い、明確な導入計画を立てておくことが不可欠です。

質問3：採用管理システムを選ぶ上で最も重視すべき点は何ですか？

最も重要な点は、自社の抱える課題やニーズに合致した機能が備わっているかどうかです。導入前に、現在の採用活動における問題点を洗い出し、それらを解決できる機能を搭載したシステムを選定することが肝要です。さらに、導入後のサポート体制やシステムの操作性も重要な判断基準となります。