採用プロセスの改善方法とは？課題を見つける方法や改善のコツについて紹介

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

企業に最適な人材を確保するためには、最適な採用プロセスを実施する必要があります。しかし、採用プロセスに悩みを抱えている企業担当者の人も多いのではないでしょうか。

この記事では、採用プロセスの概要や、一般的な採用プロセスの流れ、既存の採用プロセスの問題を見つける方法などを詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。

採用プロセスとは

採用プロセスとは、採用活動全体の流れを意味します。具体的には採用活動を行う目的を策定するステップから、人材が入社するまでの一連の流れを採用プロセスと呼びます。

明確な採用プロセスを定めることで、採用活動を効率的に進められ、企業にとって必要な人材を確保するのに役立ちます。

新卒採用と中途採用はプロセスが違う

新卒採用と中途採用の採用プロセスは異なります。なぜなら、新卒採用と中途採用には以下のような違いがあるからです。

• 新卒採用は採用のタイミングや選考時期が決まっている
• 中途採用は募集時期に決まりがなく、いつでも採用活動が行える

それぞれの採用方式において、採用してから入社までの採用プロセスの流れ自体は同じです。しかし、期間や重要視するポイントが異なるため、新卒と中途で分けて採用プロセスを策定する必要があるでしょう。

一般的な採用プロセスの流れ

ここでは、一般的な採用プロセスの流れを紹介します。

採用人数を設定する

採用したい人数が決まらなければ、必要な予算が決まりません。そのため、まずは採用する人数を設定しましょう。また、採用する人数だけでなく、どういったスキルを持つ人材を何人欲しいのかなど、細部まで決めることが重要です。

実際に従業員が入ってくるまでの期間に課題が発生することもあるため、採用人数を決めるときは、ポジションに応じた教育責任者やマニュアル整備などの準備を進めましょう。

募集要項を決める

採用したい人と人数が決まったら、募集要項を作成します。募集要項には仕事内容や報酬、条件などを記載しましょう。採用の条件は他の業種と同等レベルを意識するか、それ以上の募集要項を作成しなければ、思うように人が集まらないため注意が必要です。

イメージする人材に合った人を採用するために、募集要項は構造化面接のようにペルソナをある程度決めておくと良いでしょう。

求人を募集する

募集要項が決まったら、求人を募集するステップです。どのような求人媒体を活用するかについても事前に考えておくことが重要です。例えば、求人媒体やエージェントなどを活用し、求人を募集します。

また、採用においては予想以上のコストがかかるケースもあるため、どの程度の費用がかかるのかを事前に確認しておきましょう。どの媒体でどれくらいの予算をかけて募集するのか戦略を立てておき、自社業界にあった媒体を選ぶことが重要です。

説明会、セミナーを実施する

次に、説明会を行うステップです。説明会は、新卒採用と中途採用でやり方が異なるため、それぞれのケースに分けて紹介します。

新卒採用の場合はまとめて説明会やセミナーを開催します。一方、中途採用の場合は、何人から募集されるかわからないため、個別でセミナーを開催しましょう。いずれの場合でも、オンライン説明会やセミナーを活用し、相手が参加しやすい状態を作ることが重要です。説明会やセミナーを実施しない企業もありますが、求職者の企業理解を高めて離職率を下げるためには開催することをお勧めします。

選考を行う

次に、選考を行います。選考方法には書類・面接・適性検査などがあります。自社に最適な方法で採用活動を進めていきましょう。一般的には一次、二次面接など何度かに分けて選考を行うことが多いですが、近年はオンライン面接で採用を決める企業も多く、最終選考までオンラインで実施する場合もあります。構造化面接を行うことで、ペルソナに近い人材採用に近づけられます。

内定を出す

面接採用したい人に対して内定を出します。合否判定はできる限り素早く出すことで、求職者に良いイメージを与えやすく、不採用となった人も次の就職活動にスムーズに移れるでしょう。

内定を出す際は、辞退されないよう、承諾の期限を設けておくことが重要です。

内定後のフォローを行う

採用活動においては内定後のフォローを行うべきです。内定後のフォローが疎かになっていると、内定辞退のリスクを高めることにつながります。

求職者に対して不安がないかのヒアリングを行ったり、今後入社までの流れを説明したりしながら、企業から気持ちを離さないことを意識する必要があります。また、入社後の人間関係を構築できるような社員研修や同期との交流の場を設けるのもおすすめの方法です。

採用プロセスの問題を見つける方法

採用プロセスの問題はどのように見つければ良いのでしょうか。ここでは、主な方法を5つ紹介します。

採用にかかる費用を見直す

まずは、採用にかかる費用(採用単価)を見直すことが重要です。採用単価は、採用にかかった費用の合計を採用人数で割って計算しますが、採用単価が高すぎる場合、改善が必要になります。

ソーシャルリクルーティングや、人材紹介サービスなどを活用することで採用単価を抑えられるケースもあります。

選考を細分化する

書類選考、一次面接、二次面接、最終面接、内定、内定後などステップが進むにつれ、どれだけの人が通過しているかを算出することも採用プロセスの課題を見つける方法です。通過率が悪い部分には課題があると考えられ、対策が必要でしょう。

費用対効果を測定する

次に、費用対効果を測定します。求人媒体など外部に費用がかかっている場合は、その分の費用対効果を確認することが重要です。例えば、求人媒体に100万円のコストをかけた場合、何人が応募し、何人の内定者が出たかを確認します。求人媒体ごとの課題を洗い出すことで、新たな課題を見つけられるはずです。

採用プロセスごとのKPIを決めておくと、改善しやすくなる

採用プロセスごとのKPIを決めておくと、改善がしやすいでしょう。特に、KPIツリーをつくって、どこの数値が悪いのかを見える化しておくことで、課題が発見しやすくなります。

アピールする魅力を変える

あまり求人が集まらない場合は、企業の魅力が伝わっていない可能性があります。その場合には、求職者に対してニーズのある魅力をアピールできているのか、再度確認する必要があるでしょう。あまり伝わっていないと感じるなら、アピールする内容を変更するべきです。

採用プロセス改善のコツ

採用プロセスの課題が見つかったら、改善を進めていきましょう。ここでは、具体的な改善方法について紹介します。

求める人物像を明確化する

採用したいターゲットが明確になっていない場合、求める人材を採用できない可能性が高いです。その場合は、年齢や性別、スキル、価値観、働き方など明確な人物像（ペルソナ）を作り込むことで、自社が求めている人材像が明確になります。

採用プランを周知する

次に、採用プランを周知しましょう。採用においては、実際に配属される部署の意見を取り入れたり、協力を求めたりすることが重要になります。会社全体が採用に対して同じ方向になれるよう、逐一採用プランを周知し、会社全体で採用に取り組むことが重要です。

採用管理システムを導入する

採用活動が思うように進まない原因に「管理」があります。管理が煩雑になり、担当者の手に負えなくなっているケースもあるのではないでしょうか。そういった場合、採用管理システムを取り入れることで、担当者の工数を大幅に削減可能です。採用活動を簡略化するためにも、自社にあった採用管理システムの選定に工数をかけましょう。

人材紹介会社を利用する

人材紹介会社を利用することで、採用にかかる工数を削減できます。人材紹介会社を利用すると、自社に採用ノウハウが蓄積しないなどのデメリットはありますが、一部を任せることで、人材の採用が効率化されます。

紹介手数料がかかったとしても工数削減につながるため、採用コストや工数に問題を抱えている企業にはおすすめの方法です。中でも、タイミーを利用することで、ほぼ確実に人材を確保できます。求人は無料で掲載できるため、登録をしてみてはいかがでしょうか。

採用プロセスの見直しと採用マーケティングは密接に関わる「AISAS理論」について

AISAS理論とは、「Attention」「Interest」「Search」「Action」「Share」の頭文字をとったマーケティングにおける理論のことです。採用活動においては、次のように利用できます。

Attention：採用サイト
Interest：興味を持つ
Search：検索、情報収集、確認
Action：エントリーする
Share：掲示板に書く

採用活動においてはこのような流れが発生しています。特に、検索した結果を見てから次の行動に進むかを決める人が多いため、検索数を増やすための施策を取り入れておくことが重要です。

まとめ

本記事では、採用プロセスの概要や、一般的な採用プロセスの流れ、既存の採用プロセスの問題を見つける方法などを詳しく紹介しました。採用活動においては、募集から内定までのプロセスを明確に定め、課題を探すことが重要です。また、その課題から改善策を見つけ、課題を解消する必要があるでしょう。本記事の内容も参考に、採用プロセスの流れを再度確認し、課題を探してみてはいかがでしょうか。

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