採用代行（RPO）は違法？許可の取り方や業者選びのポイントまで徹底解説！

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

採用代行とは自社の採用活動を外注することで、人手不足の加速に伴い利用する企業が増えています。そんな採用代行サービスですが、内容によっては違法になることがあることをご存じでしょうか。違法と言われると身構えてしまいますが、きちんと許可を取る方法や申請手順を守れば問題ありません。

今回は「これから採用代行を始めたい」、「許可申請にかかる手間を省きたい」と考えるご担当者の方に向けて、許可が必要な条件・申請の仕方・採用代行を活用するポイントなどを解説していきます。最後まで読んで自社の採用代行事業の展開に活かしてみてください。

採用代行（RPO）は違法になるのか？

採用代行は自社の人手不足を解消したり、専門性の高い採用活動が期待できるサービスですが、許可の有無や業務内容によっては違法と見なされることがあります。具体的なシーンとともに順番に解説していきます。

採用代行でも委託募集になると許可制

採用代行サービス（Recruitment Process Outsourcing）とは、採用活動を外部に委託するサービスです。近年大手企業を中心に利用が増えており、サービスを提供する会社も増加しています。

採用代行業は、外部企業に採用業務をアウトソーシングする「委託募集」です。採用代行は許可が取れていれば違法行為には当たりません。

具体的には、厚生労働大臣もしくは就業地を管轄する都道府県労働局長の許可を受ける必要があります。（職業安定法第36条1項、第60条、施行規則第37条1項3号）

人材紹介ビジネス等と異なり、採用活動を代わりに行うために企業の深い部分まで把握する業務となります。募集主と募集委託者がそれぞれ許可を取得しておくことが求められます。

採用代行業務に募集が入らなければ許可は不要

厚生労働大臣や都道府県労働局長の許可が不要なケースもあります。

たとえば、職業紹介業の許可を得ている業者に募集を依頼して求職者を紹介してもらったり、採用試験の作成（問題内容の作成は除く）など募集業務そのものを委託しているとはいえないケースです。

この場合、採用代行業務には含まれないため、許可を取る必要はありません。依頼する業務内容が採用代行に該当するのかどうかを踏まえて事前に確認しておきましょう。

事前の許可をとらずに募集を行った場合には罰則も

事前に許可を取らずに採用代行による募集を行った場合、罰則も定められています。職業安定法では「許可を受けずに法第36条第1項の委託募集を行った者は、1年以下の懲役又は100万円以下の罰に処せられる（法第64条第6号）」という記載があります。

こうした違反を行った事業者は、法によって罰せられるだけではなく、その後クライアントからの信頼を回復させるのがかなり大変になってしまうでしょう。

採用代行で委託募集を実施する際の許可の取り方　

採用代行で委託募集を実施する際は、以下の点に気を付けて許可をとりましょう。
・許可の申請先を確認する
・必要書類と提出期限を確認する
・許可の基準を確認する
・申請結果の連絡を確認する

許可の申請先は募集人数で異なる

採用代行を行うための許可は、募集人数によって提出先が異なります。

1つの都道府県から募集する人数が30人以上もしくは、募集総数が100人以上の場合は厚生労働大臣に対して申請します。募集する人数がそれ以下の場合は、都道府県労働局長に対して申請します。

扱う案件の規模や人数を確認してから漏れなく申請しておくことが重要です。

必要書類と提出期限

必要書類は以下の2つです。

• 厚生労働省発行「委託募集許可等申請書（様式第3号）」
• 上記許可の内容を証明する帳簿や書類

また、許可等の申請手続きは、募集受託者が募集主に代わって行うことができます。もし募集に関わる事業所が複数ある場合は、1つの募集事業所の都道府県労働局長にまとめて提出しても良いとされています。

提出期限は、提出先によって異なります。都道府県労働局長の場合は「募集開始月の14日前まで」とされており、厚生労働大臣の場合は「募集開始月の21日前まで」と定められています。厚生労働大臣に提出する期限の方がタイトなスケジュールなので気をつけましょう。

許可の基準

申請すれば良いのではなく、許可・不許可の結果が下ります。審査基準は以下の通りです。

1. 募集主、募集受託者がそれぞれ職業安定法その他の労働関係法令に係る重大な違反がないこと
2. 募集に係る労働条件が適正であること
3. 募集に係る業務内容、労働条件が明示されていること

違反などせず労働条件をきちんと守って採用代行を行う会社であれば問題なく許可が下りますが、会社によっては「条件つき許可」が下りるケースもあります。

申請後は申請結果の連絡がくる

申請したあとは結果がくるまでしばらく待ちます。前述しましたが、結果の種類は3つあり、許可・条件付き許可・不許可の、いずれかの判断が下されます。

必ずしも自社で申請しなければならないわけではありません。もし慣れていない場合や手間を省きたい場合は、許可申請も請け負ってくれる委託先を探すのもおすすめです。

採用代行が活用される理由と活用時のポイント

採用代行が活用される理由は、採用手法の多角化と人材不足があげられます。活用する際のポイントとしては、委託業務内容を明確にし、実績がある会社を探すのがおすすめです。それぞれ詳しく説明していきます。

採用手法の多角化と人材不足で採用代行のニーズは高い

採用代行が活用される理由は、人材募集の方法が多様化していることが背景にあります。

求人広告を出せば人が集まる時代は終わり、広告・人材紹介・リファラル採用・アルムナイ採用など募集方法は多岐に渡るようになりました。新卒・中途・アルバイト・派遣と多様な雇用形態ですべての手法を試していては手間や時間が足りなくなってしまいます。

自社では対応しきれなくなった会社や、上手に採用活動を進められない会社はアウトソーシングすることでリソース不足を補うことが可能です。急成長中の会社や人事のリソースが不足している会社にとって、採用代行は今後ますますニーズが高くなるでしょう。

委託業務を明確化し実績のある会社に依頼するのが重要

採用代行を活用するポイントは、委託したい業務内容を明確にし、ある程度実績がある業者を選ぶことです。なぜなら、業者によって委託可能な業務範囲が異なるためです。

まずは自社で依頼したい業務範囲や内容を、具体的に洗い出します。その上で、どの程度予算が必要なのか見積もりを取ります。相見積もりで複数業者に依頼するのが重要です。相場を把握し、適切な予算組みを行います。

さらに、採用代行は信頼できる業者と付き合うことも必要になります。レスポンスの速さや会話内容、ヒアリングの仕方などを踏まえて選んでいきましょう。打ち合わせの際に、実績についても詳しく確認すると良いです。質の悪いサービスを提供している会社は、営業年数に対して実績数が少なかったり、結果が乏しいケースがあります。注意しながら活用することで成果につなげやすくなります。

まとめ

採用代行は企業の深部まで入り込み情報を扱うこともある事業です。必ずしかるべき許可を取得してからスタートしましょう。募集人数・申請書類・申請期間・申請先は、採用代行のボリュームで異なります。

人手不足が加速している日本では、今後ますます採用手法は多様化していきます。また「ChatGPT」のようなAIソフトの台頭により、働き方・職種は今まで以上に変化していくと見られています。自社で採用手法のリソースが割けない会社や積極的な採用活動をしていきたいと考えている会社は、採用代行により専門的なスキル・知識を求めるようになるでしょう。

自社で採用代行サービスを利用したいと考えている担当者の方にとって、法にのっとり、トラブルのない採用を実施するためにも本記事を参考にしてみてください。

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