【採用担当者向け】求人応募者に良い印象を与えられる電話対応のコツとは？注意点や具体例を踏まえて解説

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

求人に対応をする際、メールだけではなく電話を使う場合もあります。電話対応時は求職者を困らせるような対応は避けることや、スムーズな対応が求められるでしょう。

しかし、どのように電話対応すれば良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。

本記事では、電話に対応する際のポイントや具体例、悪い印象を与えないよう気をつけるべきポイントなどを詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

求人の電話に対応する際のポイント

求人の電話に対応する場合、どのようなポイントを意識すれば良いのでしょうか。ここでは、2つのポイントについて紹介します。

大きな声ではっきりと情報を伝える

応募者は、電話で対応されることに対して不安を抱えている可能性が高いです。聞き取りづらい小さな声で話されると、本当に採用されるのかわからず不安に感じる方も多いでしょう。

そのため、ゆっくり誰でも聞き取れるトーンで話す必要があります。

特に、電話は聞き取りづらくなっているため、おじいさんと話をするイメージで電話対応することで、求職者の不安を緩和でき、安心して応募を進めてくれるはずです。

曖昧な回答は控える

多分、確かなどの曖昧な表現は応募者の不安を掻き立ててしまうため、控えるようにしましょう。

特に、わからないことを聞かれた場合に、このような表現を使ってしまいがちです。しかし、曖昧に答えるのではなく担当者から聞くなどして、のちほど回答するのがおすすめです。

求人の電話に対応する際の一例

求人の電話対応においては、焦ってしまいがちです。そこで、求人の電話に対応する際の例文を紹介します。例文通りに話さなければならないルールはありませんが、把握しておくことで精神的余裕を保ったまま対応ができるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

担当者に電話を繋ぐ場合

電話をとっさに受け取ったけれど担当者につなぐ必要がある場合には、以下の流れに沿って電話対応を行いましょう。

応募者：〇〇を見て電話を差し上げました、〇〇と申します。採用担当者の〇〇さんはいらっしゃいますでしょうか。

対応者：はい、確認いたしますので少々お待ちください。失礼いたしますが、確認のため、フルネームでお名前をいただけますでしょうか。

応募者：〇〇〇〇です。

対応者：〇〇〇〇さんですね。ありがとうございます。担当者の方にお繋ぎいたしますので、このまま少々お待ちください。

このような流れを踏むと、スムーズに担当者へ移行できるでしょう。

担当者不在で折り返す場合

担当者不在で折り返す場合には、上記の内容に続き、以下の流れに沿って電話対応を行いましょう。

担当者：不在が発覚する

対応者：大変お待たせいたしました。現在、担当者が不在でして、後ほど折り返しのお電話をさせていただきます。恐れ入りますが〇〇〇〇さんのお電話番号を教えていただいてもよろしいでしょうか。

応募者：000-0000-0000です。

対応者：ありがとうございます。000-0000-0000ですね。お間違いないでしょうか。

応募者：はい

対応者：ありがとうございます。ご用件は応募で問題ないでしょうか。それとも、問合せでご連絡いただいてますでしょうか。

応募者：応募です。（ここで終了）orお問合せです。（続行）

対応者：承知いたしました。お問合せ内容を事前にお聞かせいただいてもよろしいでしょうか。

応募者：はい。〇〇〇の件です。

対応者：ありがとうございます。それでは後ほど〇〇〇の件で折り返しお電話させていただきます。お電話ありがとうございました。失礼いたします。

応募書類を依頼する場合

応募書類の依頼をする場合、以下の流れに沿って進めていくのが良いでしょう。

応募者：○○と申します。応募したいのですが、担当者様はいらっしゃいますか。

対応者：ありがとうございます。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇です。私が対応させていただきます。どちらの求人広告からのご応募でしょうか。

応募者：〇〇です。

対応者：ありがとうございます。〇〇ですね。早速ですが、ご応募に際して弊社宛に履歴書と職務経歴書を郵送していただけますでしょうか。

応募者：承知しました。

対応者：宛先は公式HPの本社の住所へ、1週間程度を目安として送っていただきたいです。こちら、可能でしょうか。

応募者：可能です。

対応者：ありがとうございます。それでは、念のため電話番号とお名前フルネームでいただいてもよろしいでしょうか。

応募者：○○○○です。電話番号は000-0000-0000です。

対応者：ありがとうございます。復唱させていただきます。○○○○様。000-0000-0000ですね。

応募者：はい。大丈夫です。

対応者：それでは〇〇様、書類お待ちしておりますので、何卒どうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします。

ここでは相手が戸惑わないよう、細部までしっかりと伝えることが大切です。例えば「お名前よろしいでしょうか」というと、苗字だけ伝えられるケースがありますので「お名前フルネームでよろしいでしょうか」という表現に改めましょう。

面接の調整を行う場合

面接の調整を行う場合は、次のような流れで対応しましょう。

応募者：○○と申します。応募したいのですが、担当者様はいらっしゃいますか。

対応者：ありがとうございます。株式会社〇〇、〇〇部の〇〇です。私が対応させていただきます。どちらの求人広告からのご応募でしょうか。

応募者：〇〇です。

対応者：ありがとうございます。それでは、面接の調整をさせていただければと思いますので、フルネームと電話番号、応募職種をお伺いしてもよろしいでしょうか。

応募者：はい。〇〇〇〇〇です。

対応者：ありがとうございます。それでは、面接の調整をしたいのですが、〇月〇日〇時は空いてますでしょうか。

応募者：はい。空いています。

対応者：ありがとうございます。面接場所は本社がある〇〇市のオフィスとなっていますが、住所など把握しておりますでしょうか。

応募者：はい。

対応者：ありがとうございます。それでは、当日は、履歴書、職務経歴書、筆記用具のご用意をお願いいたします。〇月〇日〇時に本社にてお待ちしています。どうぞ、よろしくお願いいたします。

応募者：よろしくお願いいたします。

求人の電話対応で気をつけるべきこと

求人の電話対応で気をつけるべきことはあるのでしょうか。ここでは、4つの注意点を紹介します。

丁寧な言葉遣いを心がける

採用者が応募者の言葉遣いをチェックするのと同じように、応募者も担当者をしっかりとみています。そのため、電話対応の際は仕事が忙しくても常に質の高い対応ができるようマニュアルを完備しておくことが大切です。

応募の条件を事前に確認しておく

求人情報や条件などを事前に確認しておく必要があります。なぜなら、複数人で対応している場合には言っていることの齟齬が生まれるといったケースがあるためです。電話を受けたらすぐに共有できる体制を整えておくことが大切です。

素早い対応を心がける

連絡がスムーズに行かないと、応募者の不信感が高まってしまいます。そのため、連絡結果などを伝える時には遅くても1週間以内に通知するようにしましょう。

電話に出られない場合は当日折り返しを心がける

電話に出られない場合は、基本的に当日のうちに折り返すことを心がけましょう。営業時間を過ぎてしまった場合には翌日対応など応募者が不安を感じないように対応することが大切です。

応募者を獲得するために心がけるポイント

応募者を獲得するためには、どのようなポイントを意識して対応すれば良いでしょうか。ここでは、4つの意識すべきポイントを紹介します。

求人の電話担当者を決めておく

担当者を決めておくことで、電話対応の質を上げることができます。そのため、担当者を設定し、常に同じクオリティで対応できるようにしましょう。

また、担当者が不在の場合もあるため、代理の担当者を決めておくなどの対策も必要です。

対応の方法を決めておく

応募があったらどのような流れで対応するのかを決めておくことが大切です。社内で流れを把握していれば、担当者がいない時にも対応がスムーズにできるためです。

特に、手段や期限、面談の日程を伝える方法などは社内で齟齬が生まれないよう調整する必要があります。

社内に共有する

担当者がいない時には代理が対応すること、代理が行う処理の方法などを社内に共有しておくことが大切です。また、代理が対応できないケースについても対応を検討しておきましょう。

電話に出られない場合は当日折り返しを心がける

電話に出られない場合は、当日中の折り返しを心がけましょう。そうすることで、応募者は安心して選考に進むことができます。

応募者獲得に向け、まずは候補者をを増やしたいと考えている方はこちらの記事も参考にしてみてください。

まとめ

本記事では、電話に対応する際のポイントや具体例、悪い印象を与えないよう気をつけるべきポイントなどを紹介してきました。

電話対応の質を上げることで、求職者は安心して選考に進めます。電話対応の質で今後の会社のイメージが変わってくることもあるため、しっかりと電話対応の体制を整えることが大切です。本記事の内容を参考に、社内で電話対応の体制を整えてみてください。

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