【雛形テンプレートあり】在職証明書とは？書き方のコツなどを解説

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

企業は、従業員から証明書の発行を請求されることがあります。その中でも、転職やプライベートで使う機会が多いものが在職証明書です。

当記事ではノウハウを知りたい事業者に対して、在職証明書の作成方法やコツを紹介します。加えて、作成の際に注意しておきたいポイントやダウンロードできるサイトも取り上げます。事業者にとっては重要な業務となるため、この記事を参考にフォーマットを作成してください。

在職証明書とは

在職証明書とは、その企業に従業員が勤めていることを証明するための書類のことです。公的な書類ではなく、在籍証明書や就労証明書などとさまざまな呼び名が使われています。

保育園に子どもを入園させる際の審査や住宅ローンの申請など、仕事の状況（収入状況）をチェックするために使われることが特徴です。何を記載すればいいかも用途によって異なり、企業はその辺りも確認する必要があります。

法律には特段規定がなく、必ずしも企業に発行義務が生じるわけではありません。とはいえ従業員がさまざまな手続きをする中で、発行が必要となる機会も多いでしょう。

従業員と良好な関係を築くためにも、請求されたらしっかりと対応したほうが賢明です。

退職証明書との違い

退職証明書は、元従業員の再就職や保険の手続きに使われます。「企業に在籍していた経験があるかを調べる」という点では、提出させる目的は在職証明書と大きくは変わりません。

これらの書類の相違点は、労働基準法において根拠があるかどうかです。労働基準法第22条によって、退職証明書は退職者が発行を要求したときは速やかに発行しなければなりません。この規定に違反すると、30万円以下の罰則も適用されるので注意してください。

なお労働基準法での時効の定めにより、退職証明書の発行義務が生じるのは2年間です。従業員の自己退職ではなく、解雇した場合でも証明書の発行が必要となります。事業者は、在職証明書と区別させた上で押さえておくとよいでしょう。 

在職証明書の書き方

基本的に在職証明書は、必要な項目さえ押さえていれば事業者が自由に作れます。発行元によって作成されたことが把握できればよいので、シンプルに完成させても問題ありません。作業のイメージが湧かない人のために、書き方を簡単に解説しましょう。

在職証明書のフォーマット（書式）に決まりはない

法律にそもそも規定されていない在職証明書は、フォーマットも特に決まりはありません。当然ながら、自社で一から作成することも可能です。

WordやExcelに慣れている人であれば、時間をかけずに大枠を作れます。大枠さえ作っておけば、あとは細かい部分を適宜修正していくだけで問題ありません。

「どうしても自分たちで作るのが難しい」「時間が足りない」といった場合は、インターネットで調べてフォーマットを入手してください。証明すべき項目が書かれていれば、そのまま使用してもよいでしょう。

ファイルを社内の共有フォルダに保存しておけば、印刷してすぐに作成へ取りかかれます。突然要求されるケースに備え、前もって準備しておくことをおすすめします。

一般的な在職証明書に記載する内容

記載すべき事項も原則自由ですが、一般的には以下の証明事項が記載されています。

• 対象となる従業員の氏名・生年月日・住所
• 採用年月日（勤続年数）
• 職種および雇用形態
• 就労曜日および就労時間（変則勤務の有無も含めて）
• 勤務地の名称・所在地・電話番号

採用年月日を記載するときは、勤続年数も書いておくと親切です。

従業員の中には、はじめは非常勤職員で採用したものの、数年後に正社員として勤務する人もいるでしょう。

このケースに当てはまる場合は、非常勤職員として雇った日と正社員に任命した日のどちらを書けばよいかを事前に確認してください。

最後に、自社の情報を書いた上で社印を捺印します。捺印がなされていないと、正式な書類として認められないので注意しましょう。

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在職証明書が必要となるシーン

さまざまなシーンにおいて、在職証明書の発行が必要となります。事業者も、どの場面で書類を求められるかを事前に把握しておくとよいでしょう。

ここでは、一般的に使用する機会の多い事例を取り上げます。

子どもの保育園入園・私立学校入学時

在職証明書が必要となる場面として挙げられるのが、従業員の子どもが保育園に入園するときです。

保育園の入園条件は「保育の必要性がある」ことであり、核家族および共働きのため、日中に子どもの面倒を見られないことが前提とされています。

保育園に入園できるかは規定の優先順位によって決められ、その項目のひとつが「両親が日中に会社で勤務しているか」です。

また入園したあとも、基本的には毎年勤務状況の確認が行われます。したがって小さい子どもがいる従業員には、毎年発行する必要があると考えておきましょう。

同じく従業員の子どもが私立学校に入学するケースでも、発行を求められる可能性があります。従業員の子育てをサポートするためにも、しっかりと書類を用意してください。

住宅ローンを組む時・賃貸物件契約時

他にも証明が必要となるのが、従業員が住宅ローンを申請したり、賃貸物件の契約をしたりするときです。

多額のお金を借りる住宅ローンにおいては、年収のみならず勤続年数や雇用形態といった情報を複合的にチェックします。実際の勤務状況よりも、安定して返済できる能力があるかを確認するためです。

一方で賃貸物件の契約については、毎月の家賃を滞りなく支払えるかを重視します。一般的には年収と在籍の有無さえ証明すればよいものの、大家によって判断が変わるので事前の確認は必要です。

住宅ローンの申請や賃貸物件の契約は、従業員の生活においても欠かせないイベントのひとつといえます。従業員の手続きがスムーズに進むためにも、企業はしっかりと協力しましょう。

転職活動時

転職活動に関しては、在職証明書の提出が必要となるケースはそこまで多くありません。基本的には、履歴書さえあれば当該従業員の情報を把握できるからです。

ただし企業の中には、履歴書に正確な情報が記載されているかを調べるところもあるでしょう。その場合は、履歴書に加えて在職証明書も併せて提出させることが考えられます。

基本的に従業員の転職予定の企業が確認したい情報は、以下のとおりです。

• 現職の業種や職務内容について
• （公務員の社会人経験枠採用を受ける場合）「一般企業での勤続年数5年以上」といった一定の応募条件を満たしているか

とはいえ本来は従業員が退職したタイミングで、退職証明書を提出するのが一般的です。その場合は、先ほど説明した労働基準法に則ってできる限り早く発行してください。

副業開始時

副業先によっては、当該従業員に在職証明書を提出させるところもあります。本業先での仕事内容から、どのようなスキルを有しているかを確認するためです。

相手企業にとっても、対象の従業員は貴重な戦力の一人となります。一緒に働く際に、生産性をどの程度高められるかを見極める判断材料として使われます。

またダブルワークとなるので、相手企業は基本的に本業の勤務時間もチェックします。どのくらいの頻度で勤務できるかを確認するためにも、勤務時間の記載は基本的に必要です。

今後多くの従業員と接していく中で、副業に関する相談を受けることもあるでしょう。そのタイミングで、在職証明書の提出の有無についても確認してください。

（外国人労働者の場合）就労ビザの申請・更新時

外国人労働者の場合、就労ビザの申請や更新時に在職証明書が使われます。外国人が日本で働くには、在留資格を有する必要があります。

一方で在留資格には有効期限があり、最短3カ月〜最長5年までに更新の手続きをしなくてはなりません。

手続きは外国人労働者が入国管理局で行うものの、求めている情報は管轄によって異なる場合があります。

そのため入国管理局がどういった情報を求めているか、当該従業員に確認しておくことが大切です。もし従業員も把握していなかったら、企業から入国管理局に問い合わせることをおすすめします。

外国人労働者の勤務が継続する限り、就労ビザの更新は何度か行われます（技術・人文知識・国際業務は制限なし）。

更新手続き用のフォーマットは、引き続き社内で保管しましょう。

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企業が従業員の在職証明書を用意する際のポイント・書き方

従業員に発行する在職証明書を作る際には、押さえておきたいポイントが何点かあります。書き方に問題があると、従業員との関係において大きなトラブルに発展しかねません。

ここでは、特に重要となる注意点を紹介します。

使用目的によって記載内容を変える

在職証明書の書き方として、押さえてほしいのが使用目的に応じて記載内容を変えることです。確認したい項目が記載されていなければ再提出が必要となり、従業員にも負担をかけてしまうでしょう。

例えば住宅ローンの申請では、一般的に経済状況を確認しなければなりません。そのため書類には、当該従業員の年収の記載が必要です。

作成に取り掛かる前に、請求した従業員からどの情報を記載すべきか必ず確認しましょう。

今後、同じような理由で発行を請求された場合に備え、過去に作成したものは使用目的ごとにフォルダで整理しておくのをおすすめします。

記載漏れ・誤字などがないようにする

在職証明書を作成するときは、記載漏れや誤字脱字に注意が必要です。公的書類ではないとはいえ、従業員の転職活動やプライベートにおいて重要な役割を担います。

特に避けるべきことは、企業で扱っているデータを確認せずに記載することです。記憶を頼りにするのではなく、正確なデータに基づいて作成してください。

このように作成および発行にかかる作業では、多くの個人情報を扱います。周囲へのチェックが甘いと、特定の従業員の情報が第三者に見られる恐れもあります。

情報漏洩（ろうえい）は従業員個人と企業の双方に多大な損害を与えるため、取り扱いには注意しましょう。

発行にかかる時間を伝えておく

もし従業員に在職証明書の相談をされたら、発行にかかる時間を伝えておきましょう。たとえば、在職証明書は保育園の入園で必要になることから、冬〜春にかけて一般的に用いられる機会が多いといえます。

しかし副業や住宅ローンの申請が理由の場合、いつ発行を請求されてもおかしくありません。

繁忙期であれば、すぐに対応できないケースも考えられます。いつまで発行できるかがわからなければ、従業員も不安に感じてしまいます。

従業員と積極的にコミュニケーションを図りながら、お互いのスケジュールをしっかりと確認してください。

気兼ねなく依頼できる空気を作っておく

従業員からすると、企業に対して在職証明書の発行を依頼することが申し訳なく感じるものです。

企業は従業員にこのような心配を抱かせないよう、気兼ねなく発行を依頼できる空気を作る必要があります。

従業員に対しては、何か発行してほしい場合は気兼ねなく申請できることを積極的に伝えてください。

ただし、職場の人間関係がギスギスしていたら気軽な相談も難しくなるでしょう。そのため日頃から人間関係に気を使ったり、環境を整えたりすることが大切です。

経営陣がこうした相談の重要性を押さえつつ、社内でもしっかりと共有してください。

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在職証明書の雛形・テンプレート

ここで雛形・テンプレートを具体的に紹介しましょう。

このように枠を設定して、証明したい内容をわかりやすく示しておくと提出先も確認しやすくなります。記載する内容は最低限の情報に留め、なるべくシンプルなデザインにしましょう。

備考欄を設けておくと、追加で伝えたい情報があったときに便利です。

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在職証明書をダウンロードできるサイト

在職証明書を作成する暇がないのであれば、外部ページからテンプレートをダウンロードしてもよいでしょう。ダウンロードできるWebサイトを紹介します。

Money Forward

シンプルなフォーマットが欲しい場合は、Money Forwardがおすすめです。ダウンロードする際には、メールアドレスや企業の従業員数などを入力する必要があります。

Word形式のDLリンク
https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/91/?provider=pa_basic&provider_info=cv.60647.part.to_patemplates

Excel形式のDLリンク
https://biz.moneyforward.com/payroll/templates/1491/

freee

freeeでは、WordやPDF形式でテンプレートをダウンロードできます。こちらもシンプルなデザインであり、汎用性の高い作りとなっています。Wordでダウンロードすれば、仮に指定された項目がなくとも簡単に追加が可能です。

DLリンク
https://www.freee.co.jp/kb/template/certificate-of-incumbency/template-1/

PDFエレメント

WondershareのPDFエレメントであれば、さまざまなデザインをダウンロードできます。目的に合わせて選ぶことができ、自ら編集を加える必要がない点で便利です。

DLリンク
https://pdf.wondershare.jp/templates/work-certificate-template.html

まとめ

今回は、在職証明書の書き方やコツについて紹介しました。

従業員の仕事とプライベートをサポートする点で、重要な書類のひとつです。いつ発行してほしいと依頼されるかわからないので、前もって作成および保管しましょう。

作成時には、提出先もしくは従業員ともしっかりと連携する必要があります。再提出となったら、従業員にも少なからず負担を与えてしまいます。

疑問点があったら、積極的に記載すべき項目を従業員に確認してください。

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