【例文テンプレあり】不採用メールの書き方や注意点などを解説

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

採用活動業務のなかでも、不採用となった応募者への対応は慎重になるものです。どのタイミングでどのような文面のメールを送ったらよいか悩んだ経験のある人も多いのではないでしょうか。

不採用メールの書き方や送り方によっては企業のイメージがダウンするおそれもあるため、細心の注意が必要です。当記事では、メール作成のポイントや送る際の注意点、選考段階別の具体的な例文を紹介します。

不採用メールとは？いつ送るのがベスト？

不採用メールとは、選考の過程で不合格となった事実を応募者に通知するメールのことです。選考を受けたからには、誰でも合格したいと思うでしょう。そのため、不採用メールは応募した側にとっては望ましくないメールであり、企業としてもできれば送りたくないメールといえます。

不採用メールは企業のイメージを左右する大切なものです。選考の結果不合格となった人でも、自社の商品やサービスを気に入って利用してくれたり、将来的に大切な顧客となったりする可能性も充分にあります。相手の立場に立った丁寧な対応がポイントです。

不採用メールは、送る時期にも配慮が求められます。選考を受けた側は選考結果を待っているため、遅くても1週間以内に出すとよいでしょう。遅れる可能性がある場合は選考の際に伝えておくか、選考途中で結果の通知が遅くなる旨を連絡する必要があります。

選考から結果通知までの期間が空き過ぎてしまうと、企業の信頼を失うことにもつながりかねません。 

不採用の通知は電話ではなくメールで送るべき理由

不採用の連絡手段はメールをおすすめします。従来は、電話や文書による連絡が一般的でしたが、現在では多くの企業がメールで通知しています。

電話の場合、相手が電話に出られない可能性があり、場合によっては何度も連絡が必要です。文書の場合は、企業側が文書を作成する手間や応募者の手元に届くまでの日数がかかり、非効率です。メールであれば企業側の手間を省けるとともに、できるだけ早く結果を知りたい応募者側にとってもメリットがあります。

また、最近ではビデオ会議ツールを通じて応募者とコンタクトを取る企業も増えています。ビデオ会議を通して不採用通知することは、特に問題ありません。オンライン上ではあるものの、相手の顔を見ながら会話できるため、気持ちが伝わりやすいメリットがあります。

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不採用メールの書き方のポイントを項目別に解説

メールの書き方のポイントは、以下の5点です。

• 【件名】選考に関する連絡であることを明記する
• 【応募者名】苗字だけでなくフルネームで記載する
• 【挨拶】失礼がないよう丁寧に行う
• 【選考結果】遠回しではなくわかりやすく伝える
• 【応募書類】取り扱いを明記する

それぞれについて解説します。

【件名】選考に関する連絡であることを明記する

件名は、一目で選考に関する連絡であるとわかるようにしましょう。就職活動では複数企業の選考を同時に進めることも多く、応募者のもとには毎日多くのメールが届きます。応募者がメールを見落としたり開封を後回しにしたりするリスクを避けるために、件名に工夫が求められます。

件名に要件と企業名を記載すれば、一目で選考結果の通知であるとわかります。具体的には、「【選考結果について】〇〇株式会社」などと書くとよいでしょう。

ただし、件名に「不採用のご連絡」など、選考結果がわかるような文言を入れるのは避けましょう。結果については、メール本文で丁寧に伝えることが企業としての誠意です。

【応募者名】苗字だけでなくフルネームで記載する

宛名は、苗字と名前を正確に記載しましょう。同じ苗字の応募者が複数いる場合もあるため、応募者のリストと選考結果をチェックしながら誤りがないように慎重に入力する必要があります。

宛名を「各位」や「貴殿」とすることも可能ですが、結果に関する通知は丁寧な対応が基本です。「各位」や「貴殿」と書かれていることにより、受け取り側としてはテンプレートで事務的に処理されたと感じる場合もあるでしょう。

また、氏名も個人情報の1つであるため、誤送信は避けなければなりません。複数の応募者に同じタイミングでメールを送信する際は他の人にダブルチェックしてもらうなど、メールアドレスと宛名に相違がないか念入りに確認しましょう。

【挨拶】失礼がないよう丁寧に行う

メール本文には、ビジネス文書のような時候の挨拶は不要です。「謹啓」「謹白」などの頭語や結語も必要ありません。

挨拶の代わりとして、選考参加への感謝の気持ちを示すようにしましょう。応募者は数ある企業のなかから自社を選び、貴重な時間を割いて選考に参加しています。まずはその労力や気持ちを受け止め、会社を代表して謝意を述べることが大切です。

メールの冒頭に「この度は数ある企業のなかから弊社の採用選考にご参加いただき、ありがとうございました」などと記載すると、丁寧な印象を与えられるでしょう。メールを受け取った側が高圧的な印象を抱かないように、できるだけ丁寧な言葉づかいにすることがポイントです。

【選考結果】遠回しではなくわかりやすく伝える

結果はわかりやすく伝える必要があります。相手に配慮するあまり前置きが長くなったり遠回しな表現になったりしがちですが、受け取った相手が不採用であることをきちんと理解できなければなりません。

不採用の事実を簡潔に伝え、併せて選考参加への謝意やねぎらいの言葉を添えるとよいでしょう。ただし、「あなたは不採用です」「結果は不合格です」など、あまりに直接的過ぎる表現は事務的な印象を与えるため好ましくありません。

「残念ながら、ご期待に添いかねる結果となりました」など、できるだけ柔らかい印象の言葉に置き換えることがポイントです。また、今後の就職活動への応援や成功を祈る気持ちも付け加えるとさらに良いでしょう。

【応募書類】取り扱いを明記する

選考にあたって応募者に履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどの書類を提出してもらっている場合、書類の取り扱いについてもメール本文に記載しましょう。

応募書類は個人情報や経歴、企業への想いなどが書かれた大切なものです。不合格となった場合にどのように取り扱われるか気になる人もいるため、きちんと対応方針を示すことで安心感を与えられます。また、企業側としても後々トラブルに発展するリスクを避けることにもつながります。

応募書類の取り扱いは、自社内のルールに則った対応で問題ありません。「応募書類については、履歴書に記載のご住所宛てに郵送いたします」あるいは、「弊社の規則に則り、速やかに破棄いたします」などと記載すればよいでしょう。

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不採用メールを送る際の注意点

メールを送る際の注意点は、以下の4点です。

• 選考から遅くとも1週間以内に全員に送る
• 不採用の理由は記載しなくてもOK
• 宛名やメールアドレスの間違いに注意する
• 選考の内容ごとに内容を変える

それぞれについて解説します。

選考から遅くとも1週間以内に全員に送る

不採用が決定したら、応募者に対して速やかに通知しましょう。遅くとも1週間以内に連絡することをおすすめします。

連絡が遅いと応募者が不安になるのはもちろんのこと、他の企業の選考を先送りにしなければならないなど、今後の就職活動に影響を及ぼします。できるだけ早く通知することが、選考へ参加してくれた相手に対する誠実な対応です。

一方で、社内の調整に時間がかかったり、他の応募者の選考が遅れたりといったことが原因で1週間以内の通知が困難な場合もあるでしょう。その場合はきちんと状況を説明し、結果通知できる目安の時期だけでも伝えておくことが賢明です。応募者が企業に対して不誠実な印象を抱かないような対応が求められます。

不採用の理由は記載しなくてもOK

メールには、不採用の理由を記載しなくても問題ありません。採用の可否は企業側に裁量があり、判断は自由に行えます。労働法上も、企業側が不採用の理由を説明する義務についての定めは存在しません。

「当社の求める能力基準を満たさなかったため」、「就業にあたっての条件が当社の希望と合わなかったため」などと具体的に記載することによって、理由に納得できない応募者との間でトラブルに発展するリスクがあります。

万が一、結果自体に納得できないと企業側へ問い合わせがあった場合は、「会社の方針により、結果についての個別の回答はできません」などと応じるに留め、詳細は説明しない方が賢明です。不用意に理由を伝えてしまうと、自社の選考基準が漏洩（ろうえい）するリスクもあるため、注意が必要です。

宛名やメールアドレスの間違いに注意する

宛名やメールアドレスの誤りには注意しましょう。採用活動中は多くの応募者と連絡を取り合うことになるため、ミスが発生しやすいタイミングです。メール本文と宛名、メールアドレスを入力したら送信前にいったん保存し、他の人にダブルチェックしてもらうなどの対応がおすすめです。

特に、複数の応募者に対して同じ文面をコピー＆ペーストしながらメールを作成していると、つい宛名を修正し忘れてしまうことがあります。他人の宛名で大事な結果についてのメールが送られてきたら、受け取り側としては雑な扱いを受けたと感じたり、不信感を抱いたりするかもしれません。

企業の信頼を失わないためにも、ひと手間かけてチェックすることが大切です。

選考の段階ごとに内容を変える

メールを送るタイミングは、書類選考後と面接後の2つがあります。さらに面接に関しては、一次面接だけの場合と最終面接まで何度も面接を重ねた場合とが想定されるでしょう。

応募者の選考段階に応じて、メールの文面を変える必要があります。書類選考だけで不合格になった場合と、何度も自社に足を運んで熱意を伝えてくれた人への対応が異なるのは当然のことです。

たとえば、応募書類で選考基準を満たしていないと判断した場合は「多くの企業のなかから弊社にご興味をもっていただき、感謝申し上げます」とし、面接を受けた場合は「お忙しいなか貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました」などと記載するのが適切でしょう。

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【パターン別】不採用メールの例文3選

メールの例文を以下のパターン別に紹介します。

• 書類選考で不採用になった際のメール例文
• 面接で不採用になった際のメール例文
• 最終選考で不採用になった際のメール例文

いずれのパターンであっても、相手の気持ちに配慮した丁寧な文面にすることが大切です。

書類選考で不採用になった際のメール例文

書類選考で不合格の場合は冗長な文章になるのを避け、要件を簡潔に伝えるよう意識しましょう。

【例文】

件名：【選考結果について】〇〇株式会社
〇〇様（フルネームを記載する）

〇〇株式会社の採用担当、〇〇です。
この度は、数ある企業のなかから弊社の求人へご興味をもっていただき、感謝申し上げます。

ご提出いただいた応募書類をもとに厳正に選考させていただいた結果、誠に勝手ながら〇〇様のご期待に添いかねる結果となりました。

ご提出いただいた応募書類については、履歴書に記載のご住所宛てに郵送にてご返却いたします。／弊社で責任をもって破棄いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を応援しております。

〇〇株式会社
（署名）

面接で不採用になった際のメール例文

面接の結果不合格となった場合は、面接へ足を運んでくれたことに対する感謝の気持ちを記載しましょう。

【例文】
件名：【選考結果について】〇〇株式会社
〇〇様（フルネームを記載する）

〇〇株式会社の採用担当、〇〇です。
先日はお忙しいなかご足労いただき、ありがとうございました。

面接でおうかがいした内容をもとに選考させていただいた結果、〇〇様のご期待に添いかねる結果となりました。多くの方にご応募いただき、慎重に検討を重ねた結果でございます。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

ご提出いただいた応募書類については、履歴書に記載のご住所宛てに郵送にてご返却いたします。／弊社で責任をもって破棄いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を応援しております。

〇〇株式会社
（署名）

最終選考で不採用になった際のメール例文

最終面接まで進んだ応募者に対しては、気持ちに寄り添ったより丁寧な対応が求められます。

【例文】

件名：【選考結果について】〇〇株式会社
〇〇様（フルネームを記載する）

〇〇株式会社の採用担当、〇〇です。
先日はお忙しいなか最終面接にご足労いただき、ありがとうございました。

〇〇様の応募書類やこれまでの面接でおうかがいした内容を総合的に検討し熟考した結果、誠に残念ながら採用を見送らせていただくこととなりました。

ご期待に添えず、大変申し訳ありません。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

ご提出いただいた応募書類については、履歴書に記載のご住所宛てに郵送にてご返却いたします。／弊社で責任をもって破棄いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を応援しております。

〇〇株式会社
（署名）

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まとめ

本記事では、不採用メールの書き方や注意点、パターン別の例文を紹介しました。

メールを送るタイミングや文面によっては企業のイメージを損なうおそれがあるため、細心の注意が求められます。採用担当者としては、多忙な採用活動業務のなかで不採用者への対応に時間を割くことに対して負担を感じる場合もあるでしょう。

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