【2024年】内定式はいつ頃開催すべき？10月1日以外でもいい？

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

多くの企業で内定式は10月1日に実施されます。しかし、実は内定式は10月1日以外に実施しても問題ありません。
政府の要請で10月1日以降であれば、いつ実施しても良いことになっています。よって「当社では毎年10月15日に内定式を実施する」と社内で定めても問題ないのです。

当記事では内定式の時期や、そもそも内定式を行う目的について解説します。内定式当日の流れや、内定式をスムーズに進めるための事前準備を確認できるので、ぜひ参考にしてください。

内定式はいつ頃開催する？10月1日以外でもいい？

内定式は多くの企業で10月1日に開催されます。しかし「10月1日のみ実施して良い」という法律があるわけではありません。

内閣官房からの2025年度卒業、修了予定者の就職・採用活動に関する要請では、採用活動のルールとして「正式な内定を通知するのは卒業、修了年度の10月1日以降」と定められています。学生が就職活動を始めて面接などの試験を終え、合格を通知することを「内々定」と呼ぶのはそのためです。

内定は10月1日以降でないと出せません。よって正式な内定を通知する内定式を開催できるのは10月1日以降である必要があります。逆に言うと、10月1日以降であればいつ内定式を開催しても問題ありません。

なお内閣官房の要請は毎年行われます。今後は10月1日よりも前に内定を通知可能になるかもしれません。

参考：日本経済団体連合会

そもそも内定式とは？

内定式とは、企業が新卒内定者のために行うイベントです。内定式では、来年度から新入社員として迎える内定者に対して正式に内定を通知します。内定式は学生にとって社会人、企業の一員としての意識を高める機会です。

内定式は一般的には内定通知後に行われます。多くの企業では、経団連の定めに沿って10月1日に開催されることが多いです。内定式の参加者例は以下になります。

• 内定者全員
• 経営陣
• 人事担当者

内定式を実施することで内定者は、自分が入社する企業の雰囲気を知るだけでなく、同期社員となる内定者同士の交流ができます。内定式は入社に向けてモチベーションを高める重要な機会です。

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内定式を開催する目的

内定式を開催する主な目的として以下があります。

• 自社のことを内定者に知ってもらう
• 内定者の不安や疑問を解消する
• 社員と内定者・内定者間の交流を深める
• 事務手続きを行う

自社のことを内定者に知ってもらう

内定式を通じて自社のことを内定者に知ってもらうことが、企業が内定式を開催する一つの目的です。

内定者は採用試験を受ける際に自社のことを調べています。また面接でも、社員やオフィスの雰囲気をつかんでいるでしょう。しかし、内々定を出している時点では、内定者は自社についてわかっていないこともまだまだ多い段階です。

内定式は企業にとって自社の説明や、社員とのコミュニケーションを通じて、内定者に自社のことを改めて知ってもらう機会になります。また内定者にとって内定式は事前に調べていた知識や情報とのギャップを確認する機会です。

内定者の不安や疑問を解消する

内定式の際に、内定者が抱えている不安や疑問を解消することも大切です。

内定者は希望して自社の採用試験を受けています。とはいえ、内々定を承諾していても、不安はあるものです。入社後の不安として「仕事についていけるのか」「希望しない部署に配属されないか」などさまざまな不安があります。

事前に内定者から質問を集めておき、内定式当日に解消できるよう準備しておきましょう。不安を解消した状態で入社式を迎えられるよう、サポート体制を構築することも企業の役割です。よって内定式後から入社式前までの期間でも質問に答えられるようにしておきましょう。

社員と内定者・内定者間の交流を深める

内定式では社員と内定者、また内定者間の交流を深める機会にしましょう。

内定式より前の時点では、内定者は人事担当者や面接時に面接官となった社員しか知らないケースが大半です。内定式は入社後にどんな仲間ができるのかをイメージできる機会にしましょう。

特に内定式当日の内定者は緊張しています。先輩である社員が話しやすい雰囲気を作れるように準備しましょう。また緊張している内定者同士が会話できるよう促すことも大切です。入社後も仲間がいる、と思えることで内定者の不安を一つ解消することになります。

事務手続きを行う

内定式では可能な限りの事務手続きも進めましょう。

入社後の新入社員は契約、辞令、社会保険の加入、労働組合の加入など、多くの事務手続きが生じることになります。内定式で事前の事務手続きや説明を済ませておくことで、入社後手続きのスムーズ化が可能です。

企業側にとっても入社式前後の時期は人の入れ替わりが多く忙しい時期です。内定式の時期に少しでも業務を前倒しすることは、繁忙期の業務を削減できるメリットがあります。内定式で手続きや説明をできるよう準備しておきましょう。

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内定式の内容・当日の流れ

内定式当日の流れとして以下が一般的です。

• 社長・役員の挨拶
• 内定証明書授与
• 内定者自己紹介
• 今後の説明
• 書類の受け渡し
• 懇談会

1.社長・役員の挨拶

内定式の最初には社長や役員の挨拶が行われることが一般的です。自社の経営ビジョンや将来のビジョンを伝える機会になります。

内定者たちは緊張しており、あまり話が耳に届かない場合もあります。しかし、企業側は内定者の入社を心待ちにしていることでしょう。入社を心待ちにしている嬉しい気持ちが内定者に届くよう、挨拶の言葉を考えてください。

また社長や役員ではない先輩社員が、内定者にウェルカムメッセージを送るケースもあります。「⚪︎年前の今頃はみなさんと同様に緊張していました」などと伝えると、緊張感がほぐれるでしょう

2.内定証明書授与

内定式では内定証明書の授与を行うケースが多いです。

内定者一人ひとりに対して内定証明書を渡します。正式な内定通知を儀式的に行うタイミングです。社長や人事部長から手渡し「4月から一緒に頑張ろう」などと激励の言葉を送ります。

内定者にとっては就活を頑張ったことの集大成となる内定式です。内定者たちが頑張ってよかったと思える瞬間を作ってあげましょう。

3.内定者自己紹介

各内定者が自己紹介をするタイミングを作りましょう。

内定者の人数にもよりますが、基本的には内定者一人ひとりが参加者全員に伝わるよう自己紹介をします。人数が数百名単位の場合は、グループに分けて各グループ内で自己紹介してもらいましょう。

内定者たちは緊張しています。自己紹介はあまり緊張せずに話せる以下の内容を簡単に話してもらいましょう。

• 名前
• 出身地
• 出身校
• 趣味
  など

後ほど懇談会をする際に、話しかけるきっかけを作れるように内容を軽く覚えておきましょう。きっかけがあると「自分もその学部で勉強していたんだ」のように話しかけやすくなります。

4.今後の説明

内定式の終盤では入社までの期間における説明をしましょう。

• 例として内定者たちは以下の内容を気にしています。
• 入社までにやっておく課題はあるか
• 入社時点で配属がどこになるのか、どこに住んでいれば良いか
• 入社式当日の服装や持ち物
• 入社前までに連絡する場合の連絡先
• 知っておくべき社内ルール（ドレスコードや勤務時間など）

内定式よりも前にこれらについての説明をまとめておきましょう。上記に加え予想される質問事項の回答を用意し、内定式の際に解説すれば内定者の疑問を解消できます。内定者の疑問を解消しておくことで、不安なく入社を迎えることができるでしょう。

5.書類の受け渡し

内定式の説明の際などに書類の受け渡しも行いましょう。例として以下の書類です。

• 入社までの課題
• 入社前までに提出してもらう書類（入社承諾書、福利厚生関連の資料など）
• 交通費請求書

先述したように、入社後は企業側も忙しい時期を迎えることになります。入社前までにできることを前倒しできるように、書類を作成しておきましょう。また入社までの課題は内容や提出方法、期限なども伝えて内定者が困らないようにしておく必要があります。また内定者が困った時の連絡先がわかるよう、書類にも記載しておきましょう。

6.懇談会

書類の受け渡しまで完了できたら懇談会を行いましょう。

懇談会は先述したように社員と内定者、または内定者同士の交流をする機会です。交流する機会を設けることで仲間意識を醸成しましょう。仲間がいる、と思うことができれば入社前後の不安も解消しやすくなります。

午前中から集合し、内定式を実施してランチタイムに懇談会をすることで一緒に食事を楽しみながら会話できます。スケジュールも考慮しておきましょう。

また後日、懇談会のみを実施するケースもあります。その場合は内定式で日程や参加方法を案内しておきましょう。

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内定式をスムーズに開催するために企業側が準備すること

内定式をスムーズに開催できるように、企業が準備することとして以下があります。

• 日時・会場・開催方法の決定
• プログラム・段取りの検討
• 参加する社員の選定
• 内定者への連絡

日時・会場・開催方法の決定

企業側の対応として、まずは内定式の日時、会場、開催方法を決定しましょう。

日時は10月1日以降であればいつでも問題ありません。時間帯は参加する内定者や社員の負担が小さい時間に設定しましょう。懇談会とランチを兼ねるのであれば、お昼を挟む時間にするとちょうど良くなります。

会場は自社の会議室など参加者全員が入れるスペースを用意しましょう。内定者が多い場合には、自社の建物ではなく外部のスペースなどを貸し切る必要があります。ただし他社も同時期に内定式を開催することが予想されるので、早めに会場を押さえておきましょう。

開催方法は対面でなく、オンラインでも実施可能です。コロナ禍を機にオンラインで内定式を実施する企業も増えています。内定式会場まで来てもらうのか、オンラインで実施するのかについても決めておきましょう。

プログラム・段取りの検討

内定式の日時や場所が決まったら、実際に内定式でどんなことをするのか決めましょう。

実施内容やその順番は内定式の内容・当日の流れを参考にしてください。この段階では各内容をもう少し掘り下げておく必要があります。例として以下のとおりです。

• 社長・役員の挨拶
  全員に話してもらうのか。あるいは数人だけ話して、残りは一言で済ませてもらうか。
  
  
• 内定証明書授与
  一人ひとりに渡すのか、代表者1名に渡すのみにするか。
  
  
• 内定者自己紹介
  事前にパワーポイントなどで自己紹介資料を用意してもらうか。
  
  
• 懇談会
  ​​​​​​​会場は移動するのか。デリバリーを注文するならどの店に依頼するのか。その際の参加者の荷物はどこに置くのか。

掘り下げて決めておくことで、当日の進行がスムーズになります。

参加する社員の選定

内定式の内容が決まったら自社から参加する社員の選定をしましょう。

例として人事担当であっても全員が参加するのか、あるいは新入社員担当のみが参加するのか、を決めておく必要があります。また役員も全員に参加してもらう場合には早めにスケジュールを確保しておく必要があるでしょう。

またウェルカムメッセージを送る先輩社員に参加してもらうのであれば、彼らのスケジュールも確保しておく必要があります。それぞれの参加者にとって大きな負担にならないよう、早めの計画を立てておきましょう。

内定者への連絡

内定式の開催日時や場所、内容が決まったら各内定者に連絡をしましょう。また必要な持ち物がある場合にはそちらも伝えてください。

加えて内定者が当日、困ることがないように配慮しましょう。例として以下の配慮です。

• 会場の場所がわかりにくいなら案内役を手配する
• 詳細を案内メールに記載しておく
• 会場内の案内をわかりやすくしておく（トイレの場所など）

オンラインで内定式を開催する場合には、事前のテストなども行いましょう。

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内定式に関する企業の動向と今後

内定式は対面で実施するものだ、と考えられてきましたが、コロナ禍を機に転換期を迎えています。2024年現在、コロナ禍は終息していますが、オンラインで内定式を実施した企業は今後もオンラインを継続する、オンラインと対面のハイブリッド開催を検討することになるでしょう。

企業にとってもオンラインで内定式を開催するメリットは感染症対策だけではありません。場所の確保や交通費精算の手間を省けるメリットがあるためです。対面での内定式にこだわる必要もなくなったといえます。

またオンラインでの内定式参加の場合でも緊張感や一体感を保てるように、VR技術を活用する企業も出てくるでしょう。このように形式ばったものではなく、よりオリジナリティに富んだ内定式を行う企業が出てくるのではないでしょうか 。

まとめ

内定式は10月1日以降に実施すればいつ実施しても問題ありません。政府が各企業に対し「10月1日以降に正式な内定通知を出す必要がある」と要請しているためです。内定式を開催する場合は内定者だけでなく、企業にとっても有意義な場になるよう、準備を整えましょう。

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