【テンプレートあり】会社組織図とは？書き方のルールや注意点を紹介

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

組織図とは、企業の内部構造を視覚的に示し、役割や指揮命令系統を明確にするための図です。組織図があることで、部門ごとの役割や業務の分担が一目で分かりやすくなり、効率的な組織運営に役立ちます。

本記事では、組織図の基本から、種類ごとの特徴、メリット・デメリット、作成の手順を詳しく解説します。すぐに使えるテンプレートも紹介しているので、組織図作成の際にぜひ参考にしてみてください。

会社組織図とは

会社組織図とは、企業や団体の内部構造を図にして表し、各部門や部署の役割、指揮命令の流れを一目で分かるようにしたものです。組織図があることで、どの部署がどのような役割を担っているのか、また指示や報告の経路が明確になり、業務の円滑な進行に役立ちます。

組織図には主に2つのタイプがあります。1つは「外部」向けのもので、投資家や顧客などのステークホルダーに対して、会社の基本的な枠組みや機能的な構造を提示するために使用されます。
もう1つは「内部」向けで、社員が自分たちの位置づけや他部門との関連性を把握し、日々の業務に生かすためのものです。

記載内容は作成目的や用途によって異なるので、自社に適した形式を選ぶことが重要です。

【テンプレート付き】会社組織図の種類

会社組織図には、企業の規模や組織構造に応じたさまざまな種類があります。ここからは、代表的な3つの組織図「ピラミッド型」「フラット型」「マトリックス型」の特徴を詳しく解説します。

ピラミッド（階層）型

ピラミッド型組織図は、企業の上層から下層へと指揮命令系統が明確に示される、最も一般的な形式です。経営層が最上部に配置され、その下に部門長、各部署のリーダー、一般社員といった順で配置されるため、責任の所在や意思決定の流れが一目で把握できるのが特徴です。

デメリットとして、ピラミッド型は意思決定が迅速かつ的確に行いやすい反面、階層が増え過ぎると情報伝達に時間がかかり、組織の柔軟性が低くなる恐れがあります。

大企業や従業員数が多い組織で特に用いられ、強固な管理体制を求める場合に適した構造といえるでしょう。

フラット型

フラット型組織図は、階層を極力減らし、横並びの構造でシンプルに表現されるのが特徴です。厳密な指揮系統や責任の分担を示すというより、グループ会社の構成を整理したり、各従業員が大きな裁量を持つ小規模な組織に向いています。

この形式の組織図では、各メンバーが同じ階層に位置しているため、柔軟な働き方や意思決定のスピードを視覚的に伝えやすくなります。また、個人や小さなチームが広範囲の責任を持つことが多い一方、情報伝達はスピーディーで、意思決定の速さが重視される小規模組織やスタートアップに適した形式といえるでしょう。

マトリックス型

マトリックス型組織図は、縦と横の2つ以上の組織構造を組み合わせる形式で、同じ職種でもプロジェクトごとに担当者や役割が変わる場合に採用されます。

社員にとっては、プロジェクトリーダーと職務上の上司という2人の管理者が存在するため、指揮命令系統が複雑になりがちです。プロジェクトに関する指示はプロジェクトリーダーが行うなど、各リーダーの権限を明確に定めておくことが重要です。

この形式は、商品部門が地域ごとに分かれている企業や、複数の商品を扱い広範なエリアで事業展開している企業に多く見られます。

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会社組織図をつくるメリット

会社組織図は、作成が必ずしも義務づけられているわけではありませんが、作成することで多くのメリットを享受できます。以下で具体的なメリットを確認していきましょう。

指揮命令系統がはっきりする

会社組織図を作成するメリットとしてまず挙げられるのが、指揮系統や命令系統を明確化できるということです。組織内での権限と責任の階層が明確でないと、責任の所在が不明確になり、業務の混乱を招くリスクがあります。

例えば、事業部で重要な決断が必要な際、指揮系統がはっきりしていないと誰に決裁を求めればよいのかが分からず、業務の遅延が生じかねません。また、経営層がトップダウンで社内通知をする際も、組織図が不明確だと、伝達漏れや遅延が生じやすくなります。

組織図は各部門や職位の関係を明示し、どの部署がどの職位とつながっているかを一目で分かるようにするため、指揮命令のトラブル解消や業務の効率化に役立ちます。

権限を適切に分配できる

会社組織図を作成することで、組織内での権限分配が最適化されることもメリットの1つです。組織図で内部構造が明確になると、各部署の人数や社員の所属が一目で把握でき、人材配置や新たな部門設立の際に役立ちます。

また、規模の小さい企業では経営者に権限が集中しがちですが、事業の成長に伴い、全てを一人で管理し続けるのは難しくなります。そういった際に、組織図を用いて予算管理や新規プロジェクトの承認といった重要な権限を各部門に分散できれば、経営者がコア業務に専念しやすい環境を整えることが可能です。

組織図があると、こうした権限の配分も明確にしやすく、組織運営の効率化が進むでしょう。

コミュニケーションが取りやすくなる

組織図の作成には、社員同士の理解を深め、職場のコミュニケーションを活性化する効果も期待できます。特に従業員数が多い大企業や部門が多岐にわたる組織では、他部門のメンバーの顔や名前、業務内容が分からない、あるいは顔と名前が一致しないといった状況がしばしば起こります。このような環境では、社内で必要な情報を得る際にも無駄な時間が発生しやすく、業務効率の低下を招きかねません。

その点、氏名や役職、連絡先、顔写真を含む組織図があることで、誰がどの部門でどのような役割を担っているのかが明確になり、社員同士の距離が縮まるきっかけになります。

例えば、「経理部門のAさんが資金管理を担当している」「営業部門のBさんが新規開拓を行っている」「プロジェクトCに携わるDさんがキャンペーン運営を担当している」といったように、他部署の人の役割が具体的に分かれば、質問や依頼がある際にも誰に相談すべきかがすぐに判断できます。これにより、情報共有や意見交換がスムーズに進むようになり、社内全体のコミュニケーションが円滑化されるでしょう。

外部に向けて健全性をアピールできる

会社組織図は、企業の健全な組織体制を対外的に示す手段にもなります。ステークホルダーに対して、自社がどのような組織体制で事業を運営しているかを伝えることで、信頼を得るとともに、新たなビジネスチャンスのきっかけにもつながります。

また、多様な事業を展開している場合、主要事業以外の活動も知ってもらう良い機会となり、企業の幅広い取り組みを認識してもらえるでしょう。

特に、大企業や上場企業の場合、組織の構造が透明であることはガバナンスの観点からも重要視されるため、そういった点でも会社組織図の活用は有効といえます。

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会社組織図をつくるデメリット

会社組織図には多くのメリットがある一方で、作成に手間がかかることや、正しく機能しないといったデメリットも存在します。以下で詳しく解説していきます。

リソースが必要になる

会社組織図の作成には、人手や時間、ツールなどのリソースが必要です。特に大規模な企業や部門が複雑な企業では、組織図を正確に構築するために多くの情報を収集し、構成を整理する手間がかかります。また、頻繁な組織変更や異動がある企業の場合は、そのたびに組織図を更新する必要があり、維持にも手間とコストがかかるでしょう。

加えて、専用のツールやソフトウエアを使用するのであれば、導入や運用にかかるコストも考慮しなければなりません。特に、組織図を正確に保ち効果的に運用するためには、定期的な見直しと修正作業が欠かせないので、十分なリソースの確保が必要です。

必ずしも正しく機能するとは限らない

会社組織図は、組織内の関係性や指揮系統を示す便利なツールですが、実際の業務が組織図通りに進むとは限りません。組織図通りに指示が徹底されなかったり、現場での判断が優先されたりする場合もあり、組織図と実態が乖離（かいり）することがあります。

特に、部門間の連携が重要なプロジェクトや、柔軟な対応が求められる業務では、組織図に示された階層がかえってコミュニケーションの障壁になる場合もあるでしょう。また、現場の変化に対応していない組織図では、社員に混乱を招くリスクも考えられます。

このように、組織図を作成しても実態とずれる部分が生じることがあるので、運用上の柔軟性や、必要に応じて修正することが重要です。組織図に固執し過ぎず、現場の状況に応じた判断ができるようにすることも、円滑な組織運営のためには欠かせません。

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会社組織図のつくり方・書き方

会社組織図を作成する際には、どのような手順で進めればよいのでしょうか。ここからは、4つのステップに分けて順に解説します。

1. 目的を明確化する

まずは、組織図を作成する目的をはっきりさせましょう。

従業員に組織の構造を理解させるための社内資料として使われるのか、経営層が組織の課題や改善点を把握するツールとして活用されるのか、あるいは投資家や主要なステークホルダーに組織の体制を示して事業推進の方向性を伝える情報として用いられるのかによって、組織図に含めるべき情報が異なります。

例えば、社内のコミュニケーションを活性化させることが目的であれば、名前や役職に加え顔写真を組み込むと、社員同士の認識がよりスムーズになります。
一方でコーポレートサイトに掲載する場合、顔写真や詳細な役職情報は省略し、シンプルに組織体制が伝わる内容にとどめる方が適切でしょう。

このように、組織図にどの情報を盛り込むかは目的によって異なり、その目的が仕上がりのクオリティーにも影響を与えるため、まずは活用目的をしっかりと設定することが重要です。

2. 対象範囲を決めて必要な情報を集める

目的が決まったら、組織図に反映する対象範囲を決めてください。組織図には部門や部署、役職などの構成要素が含まれますが、どこまで詳細に描くかは目的に応じて異なります。

外部向けであれば、部署や役職レベルまでで十分な場合が多いですが、社内向けの場合は、従業員の名前や顔写真まで載せるかどうかも検討する必要があります。

対象範囲を決定した後は必要な情報を集めていくことになりますが、この際、従業員の氏名や役職、所属などの情報をリスト化すると効率的です。また、対象となる社員数が多い場合には、部門や部署ごとに担当者を決めて情報を集めてもらうことで、収集作業にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

3. 組織図の種類を決めて書き込んでいく

情報が集まったら、前述した「ピラミッド型」「フラット型」「マトリックス型」の中から、自社の組織に適した形式を選びます。組織の改造や拡大を視野に入れている場合は、変更後の組織構造に合わせた形式を選ぶことがポイントです。

形式を決めたら、実際の組織図に情報を反映させていきましょう。まずは手書きで簡単な下書きを作成すると、全体のイメージがつかみやすく、抜けている情報にも気付きやすくなります。

4. 必要に応じて更新する

組織図は一度作成して終わりではなく、情報の更新を続けることが大切です。常に見やすく最新の状態を保つために、組織内で異動や役職変更があれば、その都度修正し、最新バージョンが提供できるようにしてください。

更新が滞ると、組織図が現実の構造とずれてしまい、かえって混乱の原因となる可能性があります。特に組織が変わりやすい年度初めには必ず見直して、必要に応じてこまめにチェックし、修正を行うことをおすすめします。

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会社組織図をつくる際のポイント

ここからは、会社組織図を作成する際のポイントを4つ紹介します。

視覚的に分かりやすくする

会社組織図を作成する際、視覚的に分かりやすいデザインにすることが重要です。色分けやアイコンの活用で、部門ごとの区分を明確にし、役職の階層も一目で理解できるようにしましょう。

また、情報を詰め込み過ぎると見づらくなるので、必要最低限の情報に絞り、シンプルに仕上げることがポイントです。適切なフォントサイズや余白を確保し、全体のバランスを考えて、誰にとっても理解しやすい組織図を意識してください。

役職名・名前まで記載する

会社組織図に役職名だけでなく、担当者の名前も記載することで、組織図がより具体的で分かりやすくなります。特に、社員間の関係性を深めたり、新入社員が配属先のメンバーを把握したりするためには、名前入りの組織図が効果的です。

また、役職名と名前があることで、業務上の連絡先や担当者がすぐに分かり、迅速な情報共有が可能になります。社外向けに使用する場合は名前の記載を控える場合が多いですが、社内での活用を目的とする場合には、名前と役職をセットで載せるのがよいでしょう。

競合他社などを参考にする

会社組織図を作成する際には、競合他社や同業他社の組織図を参考にすることも有効です。

特に、自社と似た規模や事業形態を持つ企業の組織図を見ることで、自社の組織図作成のアイデアや改善点が得られるでしょう。業務や部門の配置の工夫や、効率的な指揮命令系統の組み方など、新しい発見があるかもしれません。

例えば、株式会社セブン‐イレブン・ジャパンの組織図は、ピラミッド型（階層型）で構成されており、指揮命令系統が明確に整理されています。階層ごとに色分けされているため、視覚的に見やすく、分かりやすい点が特徴です。

画像：株式会社セブン‐イレブン・ジャパン 組織図 令和6年3月1日現在

また、一般的には経営層が最上部に配置されることが多いですが、同社では「社長」や「取締役会」といった意思決定機関が下部に位置し、上から下に向かって業務が展開される流れになっています。

ツールなどを利用して効率的に作成する

会社組織図の作成には、専用ツールを活用することで効率化が図れ、編集や更新もスムーズになります。特にテンプレートが豊富なツールを選ぶと、ピラミッド型やマトリックス型、フラット型など、多様な組織構造に対応でき、自社に最適な形式で組織図を作成しやすくなるでしょう。

組織図の作成に利用できる無料ツールには、以下のようなものがあります。

• Google スプレッドシート
• Microsoft Office SmartArt
• Canva
• Miro
• Lucidchart

また、クラウドベースのツールであれば複数人での同時編集ができるため、部署や役職が多い組織でも円滑に作業を進められます。

まとめ

本記事では、組織図の種類やメリット・デメリット、作成手順について詳しく解説しました。

組織図は、企業の構造を視覚化するだけでなく、業務の効率化や指揮命令系統の明確化にも役立ちます。しかし、目的に合わない組織図や見づらいレイアウトでは、その効果が薄れてしまいます。ここで紹介した手順を参考に、効果的で使いやすい組織図つくりを目指してください。

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