給与計算のやり方とは？手順や注意点などを分かりやすく解説！

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

従業員が自社で気持ちよく働く上で、給与計算の業務は必要不可欠といえます。支払いに間に合わなかったり、算定額が誤っていたりすると従業員の生活にも支障が出てしまうからです。

この記事では人事給与事務に携わる人に向けて、給与計算のやり方を解説します。流れをまとめつつ、ミスを防ぐためにチェックしたいポイントも取り上げているので、給与計算の担当者はぜひ参考にしてください。

給与計算とは？

給与計算とは、会社が従業員に支払う対価を計算することです。似ている言葉として給料計算がありますが、これらは同じ意味を指すものではありません。給与は給料に限らず、割増賃金や手当なども含まれるのがポイントです。

他にも、給与を計算する際には控除額も計算しなければなりません。控除に該当する種類として、各種税金や保険料が挙げられます。給与の計算は、従業員の生活においても欠かせないため、ミスなく期限通りに終わらせる必要があります。

給与計算のやり方と流れ

ここでは、給与計算の方法や流れについて細かく解説します。

「時給計算方法｜月給から時給を算出するやり方や便利なサイトを紹介」のページでも時給計算の方法をまとめているので、併せて参考にしてください。

1. 勤怠情報をまとめる

給与計算において必要となる業務は、勤怠情報を整理することです。どのような情報をチェックすべきかを表でまとめてみました。

計算しやすいように、普段から有給休暇や残業時間ごとに記録簿を作成しておくとよいでしょう。

2. 支給額の計算を行う

勤怠状況をチェックしたら、次に支給額の計算をします。

主に計算しなければならない金額は、次の3点です。

• 基本給
• 割増賃金
• 各種手当

パートの残業代の計算方法については「パートの残業代の計算方法は？支払い条件・手当・割増賃金についても解説」の記事で紹介しているので、参考にしてください。

基本給

まずは基本給の計算です。基本給に関しては、正規雇用労働者であれば大抵、毎月同じ金額に設定されています。昇格（昇給）や減給など特別の事情がない場合、前月の金額をそのまま記載して問題ないでしょう。

ただし注意しなければならないのが、新入社員の初回給与計算をするときです。新入社員の初月は途中から勤務するのが一般的であり、この場合は日割りで計算します。次月以降からは固定となるので、前月と同じ計算をしないように気をつけてください。

割増賃金

割増賃金の支払いが生じる要因として、以下のケースがあります。

ただし法定労働時間の範囲内に収まっていれば、従業員にとっては時間外労働であっても割増賃金は発生しません。主な例として挙げられるのが、1日の労働時間が6時間の労働者で、残業時間が1日2時間を超えない場合です。ただしこのケースにおいても、会社が独自で定めた割増率に基づいて残業代を支払う分には問題ありません。

各種手当

手当の中には、法律によって定められていない種類もあります。あくまで各社が独自で用意している制度であり、労働者全員に適用されるわけではありません。

これらの種類に該当する手当の例として、以下の制度が挙げられます。

• 通勤手当
• 住居手当
• 家族手当
• 役職手当
• 出張手当
• 転勤手当
• 資格手当

他にも、自社ならではのユニークな手当があるかもしれません。支給額も会社によって異なるので、制度について細かく調べた上で業務に当たってください。

3. 控除額の計算を行う

支給額の計算が終わったら、総支給額から差し引かれる各種控除額の計算もしなければなりません。これらは従業員があらかじめ国に納める負担額であり、税金や保険料が該当します。各控除額の計算方法と気をつけるべきポイントをまとめます。

厚生年金保険料

厚生年金保険料は、以下の計算式で求められます。

毎月の保険料額＝標準報酬月額×厚生年金保険料率÷2

標準報酬月額を説明する前に、まずは報酬月額の算定方法について紹介しましょう。報酬月額とは基本給・割増賃金・各種手当を含む総支給額のことです。

続いて日本年金機構の「厚生年金保険料額表」を参考に標準報酬月額を求めてください。その金額に保険料率をかけ算し、「÷2」をしたら最終的な控除額を算定できます。

保険料率とは、保険料を算出する際に用いる割合です。平成29年9月以降は18.3％となっています。なお最後に「2」で割る理由は、厚生年金保険料は事業者と従業員で折半（労使折半）するためです。

健康保険料・介護保険料

健康保険料および介護保険料の求め方自体は、厚生年金保険料とほとんど変わりありません。

標準報酬月額×健康保険料率（介護保険料率）÷2

健康保険料は従業員に加えて、その家族も一緒に加入できる保険制度です。保険料率はどの保険組合に加入しているか、事業所が所在している地域などで異なるので、個別にチェックしなければなりません。

介護保険は、40歳以上の従業員に加入が義務付けられる制度です。協会けんぽの場合、令和6年3月分からの介護保険料率は1.60％に設定されています。

これらの保険料も労使折半であるため、最後に2で割って保険料を求めます。

雇用保険料

雇用保険料は、事業内容によって算定方法が異なります。一般的な事務職の場合、計算方法は以下の通りです。

賃金×雇用保険料率

賃金の対象には、割増賃金や各種手当の分も含まれます。また雇用保険も事業主と従業員の双方が負担しますが、厚生年金保険料・健康保険料・介護保険料と異なり、労使折半ではありません。

事務職の雇用保険料率15.5％のうち、事業主および従業員の負担額はそれぞれ9.5％と6％です（令和6年度現在）。このように雇用保険料は労使折半ではなく、事業主の方が負担は大きくなっています。

住民税

住民税には、所得割と均等割の2つの要素があります。所得割は、前年度の所得に基づいて算定される要素です。自治体によって税率は異なりますが、都道府県民税6％と市町村民税4％で構成されるのが一般的となっています。

一方で均等割は、所得に関係なく一定額を負担するのが特徴です。これも一般的な例を挙げれば、都道府県民税1,000円と市町村民税3,000円で構成されます。なお2024年からは「森林環境税」がスタートし、1,000円分が徴収されることになりました。

源泉所得税

会社に勤めている従業員は、源泉徴収として毎月の給料から所得税を負担するのが基本です。給与から求める際には、国税庁が公表している「源泉徴収税額表」に基づきます。課税対象となる支給額から社会保険料を差し引き、表と照らし合わせながら金額を求めましょう。

また年に2、3回ある賞与も、源泉所得税の対象になるので注意が必要です。源泉所得税は、あくまで所得税の概算を求める作業となります。12月の年末調整において、正確な納税額を計算しなければなりません。

勤怠状況に応じた控除

従業員が欠勤・遅刻・早退をしたときは、その状況に応じて総支給額から差し引かなければなりません。

会社を欠勤した際に、適用される計算式は次の通りです。

毎月の支給額÷1カ月当たりの平均所定労働日数（1カ月当たりの所定労働日数）×欠勤日数

毎月の支給額は、基本給のみならず一部の手当が含まれる会社もあります。これは各会社の規約に基づくため、自社の制度を事前に確認してください。

一方で、遅刻や早退をした場合の控除額は、次のように算定されます。

毎月の支給額÷1カ月当たりの平均所定労働時間×遅刻および早退した時間

その他の控除額

上記で紹介した種類以外にも、控除の対象になる要素がいくつかあります。主な具体例を以下にまとめてみました。

• 団体保険料
• 親睦会費
• 労働組合費
• 財形貯蓄
• 寮費
• 福利厚生施設の利用料など

これらの金額を賃金から控除するには、あらかじめ労使協定が結ばれてなければなりません。さらに協定をただ結べばよいわけではなく、根拠や金額も明確にすることが求められます。

労使協定を締結せずにこれらを控除した場合、30万円以下の罰金が科せられる可能性もあるため注意しましょう。

4. 差引支給額を計算する

ここまでの作業が終わったら、最後に差引支給額を計算します。差引支給額の計算方法は「総支給額－控除額」で、求める金額は従業員の手取りです。

総支給額もしくは控除額のいずれかが誤っていると、差引支給額の金額にも誤りが生じてしまいます。計算方法や金額などに誤りがないかを、複数人の目で確認するとよいでしょう。

また総支給額と控除額を計算しやすくするため、それぞれに分けてまとめるのをおすすめします。有料ツールではなくExcelで管理している会社は、特にデータの整理を心がけてください。

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給与計算を行う際に伴うリスク

給与計算の業務は、従業員との間でさまざまなトラブルを招くリスクがあります。従業員との関係性が悪化しないためにも、責任感を持って業務に取り組んでください。具体的にどのようなリスクが発生し得るかを解説します。

労務

まず避けなければならないのが、賃金の支払いを忘れることです。残業代や休日労働への賃金なども、確実に計算できているかを細かくチェックしてください。給料の未払いは労働法の罰則の対象にもなるので、注意が必要です。

計算ミスについては、事業主のみならず、従業員が打刻し忘れることなどで生じる恐れもあります。複数人で管理し、これらのミスが起こらないようにしましょう。

情報漏えい

賃金は、従業員にとっても重要な情報の1つです。一人ひとりの情報を外部に漏らさないように、担当者間で管理を徹底しなければなりません。

特にExcelなどでデータをまとめている会社は注意が必要です。アクセス権の付与やパスワードを設定するなど、第三者が簡単にアクセスできないよう工夫してください。

税務

給与計算にミスが生じると、従業員が納めるべき税金の額にも誤りが発生します。もし源泉徴収すべき金額を少なく計算した場合、後から足りない分を差し引かなければなりません。

従業員に対しても迷惑がかかるほか、世間の会社に対する信用も失ってしまいます。所得税や社会保険料など、控除すべき金額に間違いがないかを入念にチェックしましょう。

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給与計算ミスを防ぐためのチェックポイント

給与計算のミスをなくすには、チェックすべき項目を担当者間で共有する必要があります。ここでは、特に重要なチェックポイントについて説明します。給与計算の担当者は、ここで取り上げる内容を最低限押さえてください。

給与締め日と支給日の確認を徹底する

まずチェックしなければならないポイントは、給与締め日と支給日です。残業代や歩合給などが月末締めになるか、他の日程かを担当者全員が把握しなければなりません。

締め日や支給日を押さえた上で、逆算しながら手続きを進めましょう。賃金支払いの5原則である「通貨で」「従業員に直接」「全額」「毎月一回」「一定の期日」を守りましょう。

控除額の変動を把握しておく

月によっては、各従業員の控除額が変動するケースもあります。特に注意しなければならないのが、勤怠状況に応じた控除です。従業員の欠勤や遅刻早退の情報を必ず把握してください。

また、支給額の変動や従業員の扶養人数などの変更により、源泉所得税などが変動することも考えられます。これらの変更が反映されているかを確認した上で算定しましょう。

残業代や各種手当の確認を怠らない

他にも起こりやすいのが、残業代や各種手当の計算ミスです。従業員がどのくらい残業したかを把握して、正確な金額を支給できるようにしてください。

また、仮に従業員が引っ越しをした場合、通勤手当や住宅手当に変動が生じることもあります。給与計算においては、従業員の生活状況の変化にも注意しましょう。

都道府県ごとのルールにのっとる

給与計算担当者は、都道府県ごとのルールにも準拠している必要があります。日本全国に事業所を展開している企業は、最低賃金や保険料率が異なるケースもあるので必ず確認してください。

またこれらのルールは、年度が変わるごとに改正される可能性もあります。改正があったことを知らずに最低賃金を下回ってしまうと、罰則の対象にもなりかねないため注意しましょう。

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給与計算に役立つ便利なツール

給与計算のミスを防ぐには、リリースされているツールを使うのも方法の1つです。Excelに手入力するよりも正確で、作業の効率化も図れます。ここでは、特におすすめしたいツールについて紹介します。

イージー給料計算

「イージー給料計算」は、無料で使用できる給与計算ソフトです。ソフトをダウンロードするには、自社のパソコンにExcelを入れておく必要があります。

シンプルなデザインで、直感的に操作できるのが強みです。給与計算や明細発行に加え、賃金台帳作成や年末調整にも使えます。一方で、スマートフォンやタブレットには対応していないので注意してください。

参考：イージー給料計算

給与ねっと

「給与ねっと」も、無料かつオンラインで使用できる給与計算ツールです。サイトにアクセスするだけで使えるのが特徴で、ソフトをインストールする必要がありません。

入力が完了したら、ページを印刷して管理することも可能です。税金や保険の計算にも対応できますが、細かいサポートサービスはないので、使いながら慣れるようにしましょう。

参考：給与ねっと

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まとめ

給与計算は、従業員の生活を守る上で欠かせない業務です。業務でミスしてしまうと賃金が従業員に正しく振り込まれなかったり、納税額を誤ったりするリスクが高まります。従業員の関係だけではなく、世間からの信用も失ってしまうでしょう。

給与計算の業務は一人で取り組まず、必ず複数人によるダブルチェックを徹底してください。より正確に計算するには、給与計算に役立つツールを使うのをおすすめします。

なお、「タイミー」では時給を決めた上でワーカーに働いてもらうことができます。気になる方は「お問合せフォーム」からご連絡ください。