年末調整に個人番号（マイナンバー）必要？不要？詳しく解説！

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

年末調整の手続きでは、「個人番号（マイナンバー）」の記載が求められることがありますが、実は全ての場合に必要というわけではありません。

本記事では、年末調整において、なぜ個人番号が必要とされるのか、どのような書類に記載が必要なのか、また記載が不要となるケースについて詳しく解説します。個人番号を紛失した際の対処法や、情報漏えいのリスクと安全対策まで、実務に役立つ情報を分かりやすく紹介するので、ぜひ参考にしてください。

年末調整に個人番号は必要？

年末調整における個人番号（マイナンバー）の必要性について、重要なポイントを解説します。

2016年1月からマイナンバー制度が本格的に運用され、年末調整関係書類への個人番号の記載が必要となりました。具体的には、「源泉徴収票」「給与支払報告書」「扶養控除等（異動）申告書」の3種類の書類に記入が求められます。

特に注意が必要なのは、扶養控除等（異動）申告書です。控除対象となる家族や配偶者がいる場合、本人の個人番号だけでなく、該当する家族全員の個人番号も記載する必要があります。従業員自身が作成する書類のため、記入漏れしやすい傾向にあるでしょう。

企業の担当者は、従業員に対して事前に個人番号の記載が必要な書類について説明し、準備を促すことが望ましいと考えられます。

年末調整については「源泉徴収の乙欄とは？計算方法や年末調整についても詳しく解説」の記事も参考にしてください。

年末調整に個人番号が必要な理由とは

年末調整において個人番号が必要とされる背景には、行政手続きの効率化という目的があります。以前は、税務署や市区町村などの公共機関がそれぞれ独自の番号体系で個人情報を管理していたため、情報の連携に手間がかかっていました。

個人番号制度の導入により、税金や社会保障に関する情報を一元的に管理できるようになりました。年末調整書類に個人番号を記載することで、各機関での情報照合が容易になり、行政事務の簡素化が実現できます。

この仕組みにより、行政機関同士の情報連携がスムーズになるだけでなく、業務コストの削減も期待できるでしょう。

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個人番号の記入が必要な書類の種類

ここでは、個人番号の記入が必要な書類として、以下の3つを紹介します。

• 源泉徴収票
• 給与支払報告書
• 扶養控除等（異動）申告書

この他に「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」があり、配偶者の個人番号を記載します。

源泉徴収票

源泉徴収票は、年末調整の計算完了後に勤務先が作成する書類です。年間の給与支払額と源泉徴収税額を記録し、従業員本人と税務署の両方に提出します。

この書類の個人番号記載に関する取り扱いの違いは、次の通りです。税務署提出用には、従業員本人と扶養控除対象者の個人番号を記入する必要があります。一方、従業員に交付する控えには、個人番号の記載は求められていません。

税務署への提出においては、正確な個人番号の記載が求められるため、勤務先の担当者は、前もって従業員に対し、個人番号を記載する書類について説明しておくといいでしょう。

給与支払報告書

給与支払報告書は、従業員が居住する市区町村への提出が必要な年末調整関係書類です。この書類は個人別明細書と総括表の2種類から構成されており、個人番号の記載が求められるのは個人別明細書のみです。

個人別明細書には、従業員本人の個人番号に加えて、扶養控除対象となる家族の個人番号も記入します。これは、住民税の計算や各種行政サービスの判定に必要な情報として使用されるためです。

本年中に支払った給与支払報告書の提出期限は、翌年1月31日までとなっているため、計画的に準備しましょう。

扶養控除等（異動）申告書

扶養控除等（異動）申告書は、年末調整において欠かせない書類です。

この申告書には、従業員本人だけでなく、配偶者と控除対象扶養親族の個人番号も記載する必要があります。提出期限は、その年の最初の給与支払日の前日までです。

通常、勤務先から配布されますが、国税庁のウェブサイトからもダウンロードが可能です。記載内容に変更がある場合は、変更後最初の給与支払日の前日までに新たな申告書を提出する必要があります。

なお、2025年分からは、前年の申告内容に変更がない場合、簡易な申告書の提出が可能です。この簡易申告書では、変更がない旨を記載するだけで済むため、手続きが簡素化されます。

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毎年必ず個人番号が必要になるわけではない

毎年の年末調整書類の提出では、必ずしも個人番号が必要というわけではありません。個人番号が不要となる条件などについて見ていきましょう。

個人番号の記載が不要となる条件

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書における個人番号の記載は、原則として毎年必要です。ただし、一定の条件下では省略が認められています。

勤務先と従業員の間で記載省略の合意があり、かつ従業員が「提供済みの個人番号と相違ない」旨を当該申告書の余白に記入しなくてはなりません。さらに、勤務先は既に提出されている個人番号を確認した上で、当該申告書の余白に確認済みである旨の記載が必要です。

上記の取り扱いは、事業者の安全管理措置に関する負担軽減を目的として導入されたものです。これらの要件を全て満たすことで、個人番号の記載を省略できます。

条件が適用される書類

年末調整関連書類において、個人番号の記載省略が認められる対象書類には、下記のものが挙げられます。

• 扶養控除等（異動）申告書
• 給与所得者の配偶者控除等申告書
• 公的年金等の受給者の扶養親族申告書　など

また、退職所得の受給に関する申告書や所得金額調整控除申告書についても、同様の取り扱いが可能です。

ただし、これらの書類であっても、勤務先が保管している従業員の個人情報と内容が一致しない場合には、個人番号の記載が必要です。これにより、既に番号を提出済みの従業員の事務手続きが簡素化されます。

個人番号の記入が不要な書類の種類

2016年4月の所得税法改正により、年末調整に関する一部の書類で個人番号の記載が不要となりました。具体的には、給与所得者の保険料控除申告書と、給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書が該当します。

これらの書類では個人番号の記入は省略できますが、給与支払者が法人の場合は法人番号の記載が引き続き必要です。

この改正は、マイナンバー制度導入後の実務経験を踏まえ、事務手続きの効率化を目的として実施されたものです。

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年末調整の個人番号記入を拒否・書かないとどうなる？

年末調整書類で個人番号の記入を拒否、または書かないとどうなるのでしょうか。

• 個人番号の記載は義務ではない
• 個人番号を書かなくても手続きはできる

以下で詳しく見ていきましょう。

個人番号の記載は義務ではない

年末調整書類における個人番号の取り扱いは、企業側と従業員側で状況が異なります。

企業には年末調整書類への個人番号記載が求められる一方、従業員には個人番号の提示を強制する法的根拠が現時点では存在しません。そのため、従業員が個人番号の記載を拒否した場合でも、企業側から強制はできず、また従業員に対する罰則規定も設けられていません。

このように、個人番号の提供は従業員の任意の協力に基づくものとなっているのが現状です。

個人番号を書かなくても手続きはできる

年末調整の書類作成において、従業員から個人番号の提供を得られない場合でも、実務上の対応は可能です。

税務当局は、マイナンバー制度の社会への定着には一定期間を要すると認識しており、個人番号の記載がない書類であっても受理する方針を示しています。

ただし、企業側には個人番号収集の努力義務があるため、単なる怠慢と判断されないよう、従業員への説明や提出を依頼した記録を残しておかなくてはなりません。具体的には、従業員に対して個人番号の提供を求めたけれど、提供を拒否されたという経緯を文書で保管しておくことが望ましいでしょう。

将来的な制度の完全実施を見据え、従業員の理解を得られるよう、丁寧な説明を心がけることが大切です。

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個人番号を紛失してしまった場合の対処法

従業員がマイナンバーカードを紛失してしまった場合には、次の2つの対処法が挙げられます。

• マイナンバーカードを再発行する
• マイナンバーが記載されている住民票を用意する

以下で詳しく見ていきましょう。

マイナンバーカードを再発行する

個人番号の確認方法として、以前は「通知カード」が利用されていましたが、2020年5月の制度改正により廃止されました。

現在、個人番号を確認するには、マイナンバーカードの取得が主な手段となっています。総務省によると、2024年10月末時点での普及率は、全国で75.7％です。

マイナンバーカードの初回発行は無料ですが、紛失などによる再発行時には手数料が必要となり、電子証明書の有無により料金が異なります。再発行には一定の期間を要するため、年末調整の時期を見据えて、早めに従業員への周知と申請手続きを案内しましょう。

マイナンバーが記載されている住民票を用意する

また、個人番号を確認する方法として、個人番号入りの住民票の写しを取得する方法があります。住民票の写しは郵送請求でなければ、原則として市区町村の窓口で即日発行が可能です。

申請時には、個人番号の記載を希望する旨、請求書欄でチェックを入れる必要があります。

本人確認書類として、写真付きの身分証明書（運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、運転経歴証明書）のいずれか1点を持参するか、写真なしの証明書（健康保険証、キャッシュカード、通帳など）を2点用意します。

マイナンバーカードの発行を待つ時間がない場合は、この方法がいいでしょう。

個人番号の漏えいリスクと安全対策

個人番号年末調整における個人番号の漏えいリスクは深刻です。

漏えいした場合、特殊詐欺や悪徳商法への悪用、金融機関からの不正な金銭取得など、個人の財産が侵害される可能性があります。また、事業主側のリスクも大きく、民事賠償、刑事罰、行政処分のリスクがあります。他にも風評被害で、信用失墜により顧客離れや業績悪化につながる恐れもあるでしょう。

安全対策として、個人番号は厳格に管理しなくてはなりません。具体的には、アクセス制限、暗号化、従業員教育などが重要です。

さらに、漏えい時の対応計画を事前に策定し、迅速な対応ができるよう準備することも必要です。個人番号年末調整の際は、これらのリスクと対策を十分に理解し、適切に管理してください。

年末調整と個人番号に関するよくある質問

ここからは、年末調整と個人番号に関するよくある3つの質問に答えていきます。

• マイナンバーカードのコピーの提出は可能？
• 個人番号が記載された書類の保管期限は？
• マイナンバーカード以外に年末調整に必要な書類は？

以下で確認していきましょう。

マイナンバーカードのコピーの提出は可能？

事業者がマイナンバーカードのコピーを扱う際には、個人番号法で定められた目的の範囲内での利用に限定されます。

年末調整のような法定調書作成の場合は、マイナンバーカードのコピーを収集・保管することが認められています。

ただし、人事評価など、社員番号で代用できる業務利用は禁止です。マイナンバーカードをコピーする際は、必要な部分以外を付箋で隠すなど、個人情報保護の観点から適切に取り扱いましょう。

企業は、従業員のマイナンバー情報を収集する際、その目的と利用範囲を明確に説明し、適切な管理体制を整えることが重要です。

個人番号が記載された書類の保管期限は？

個人番号が記載された書類の保管期限は、法令によって異なります。例えば、年末調整で用いる「扶養控除等（異動）申告書」は、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間の保存が義務付けられています。

一方、社会保険分野の書類は保管期間が異なり、雇用保険関連は退職日から4年間、健康保険・厚生年金保険関連は2年間です。

継続して雇用している従業員の個人番号は、税や社会保険の手続きに必要なため、保管し続けられます。ただし、退職した従業員の個人番号は、法定保存期間が過ぎたら速やかに廃棄または削除する必要があります。

なお、電子データで保存している個人番号も、必要がなくなった時点で速やかに削除しなければなりません。

マイナンバーカード以外で年末調整に必要な書類は？

年末調整において、マイナンバーカード以外にも複数の書類が必要です。主な提出書類は以下の3つです。

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

この他、住宅ローン控除を受ける場合は、住宅借入金等特別控除申告書も必要です。

控除に関連する書類として、生命保険料・地震保険料の控除証明書、確定拠出年金の掛金証明書、国民年金の支払証明書などがあります。

配偶者特別控除には配偶者の収入証明、住宅ローン控除には借入金の年末残高証明書などを用意してください。

まとめ

年末調整で必要な源泉徴収票、給与支払報告書、扶養控除等（異動）申告書には個人番号の記載が必要です。ただし、一定の条件下では毎年の記載を省略できます。

個人番号を紛失した場合は、マイナンバーカードの再発行か、個人番号付き住民票の取得が必要です。また、個人番号の管理には十分注意し、漏えいリスクに備えた安全対策は必須です。年末調整の円滑な実施のため、従業員への適切な案内と個人番号の適切な取り扱いが求められます。

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