採用フローの作り方とは？新卒や中途採用の採用フローやパターン例も紹介

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

採用活動の際には、採用フローを作る企業も多いでしょう。なかには、自社の採用フローが適切なのかどうか悩んでいる担当者もいるはずです。

この記事では、新卒や中途採用の採用フローの作り方やパターン例などを紹介します。採用フローで悩んでいる場合は、ぜひ参考にしてください。

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採用フローとは

採用フローとは、企業が求人などを出して人材の募集を開始してから採用に至るまでの工程のことです。採用フローは、企業の採用計画によって異なります。また、基本的な採用フローに会社説明会や適性検査、筆記試験などを組み合わせる企業もあるなど、企業によってさまざまです。採用フローは採用活動を効率的に行うために可視化し、活用されます。

採用フローの基本的な作り方

採用計画を立てる

採用までのスケジュールや選考内容など、採用計画を立てます。採用計画が曖昧だと、欲しい人材の採用につながらない可能性もあるため注意が必要です。採用計画の詳細については別記事を参考にしてください。

構成要素を洗い出す

採用フローの構成要素としては、採用情報に関わるものと応募者が参加するものがあります。採用情報に関わるものとしては応募要項公開や面接結果通知など、応募者が参加するものとしては企業説明会や面接などがあげられます。

対象者ごとの採用フローを作る

採用フローの構成要素を洗い出した後は、対象者ごとの採用フローを作りましょう。職種や採用フローの公開範囲によって必要な採用フローは異なります。そのため、職種や立場などに合わせて、採用フローを追加・削除しましょう。

採用フローのパターン例

標準型

標準型とは、一般的な採用フローのことです。標準型の場合、「プレエントリー」→「会社説明会」→「本エントリー」→「筆記試験」→「書類選考」→「面接」→「内定」→「入社」というプロセスになります。

説明会・選考一体型

説明会・選考一体型とは、その名のとおり説明会と選考を同日に行うものです。「プレエントリー・応募書類提出」→「会社説明会・一次選考会」→「面接」→「内定」→「入社」という流れで進み、標準型よりもスムーズです。

筆記試験・面接試験一体型

筆記試験と面接を同じ日に行って、その結果を総合的に判断する採用フローです。「プレエントリー」→「会社説明会」→「本エントリー・応募書類提出」→「筆記試験・一次面接」→「最終面接」→「内定」→「入社」という工程になります。

試験先行型

試験先行型とは、説明会の前に筆記試験や書類選考などの試験を行う採用フローです。プレエントリーの後に筆記試験や書類選考などを実施する流れになります。事前に試験をするため、応募者数の絞り込みに効果的です。

インターンシップ型

インターンシップ型とは、採用フローにインターンシップを取り入れる方法です。一般的には一次選考後にインターンシップを実施することが多いでしょう。インターンの評価を考慮して、面接や筆記試験などを免除するケースもあります。

従業員による紹介・リクルーター型

従業員による紹介やリクルーターを通して採用を行う方法です。社員とのつながりを基にして採用を進めるため、一次選考や筆記試験などは行わないケースがほとんどで、一般的な採用フローより工程が少ないことが特徴です。

新卒の採用フロー

採用情報を公開する

求職者を集めるために、求人サイトや自社サイトなどに採用情報を公開します。自社で採用サイトを作ったり、SNSなどで広報活動を行ったりする方法もあります。この際、求職者がエントリーできる状態にしておくことが重要です。

会社説明会を開催する

プレエントリーをした学生に対して、会社説明会を行います。会社説明会は合同説明会や就活セミナーなどで行う場合もあれば、自社で独自に開催するケースもあります。会社説明会の目的は、本エントリーにつなげることです。

書類選考・筆記試験を実施する

履歴書やエントリーシートの内容など、提出された書類の見極めを行います。また、一般常識などの筆記試験や適性検査などを行い、その結果を基にして選考を行うケースもあります。

面接を行う

書類選考や筆記試験などによる選考を通過した学生に対して、面接を行います。面接の形式はさまざまで、一対一での面接やグループ面接などがあり、面接回数は企業によって異なります。学生が入社を希望するかどうかを判断することも可能です。

内定を出す

面接の合格者に対して内定を出します。新卒の採用活動では、4年生の10月以降に出すことがルールとなっています。そのため、10月前に内定が決まっていても、内定通知を出すことはできません。ただし、「内々定」という形で通知を出すことはあります。

入社する

入社日になったら入社してもらい、入社手続きを行います。また、内定から入社までの間に、研修や内定者ランチなどのフォローを行うケースも多いようです。内定辞退を防いだり、内定者のコミュニケーションを活性化させたりする効果があります。

中途採用のフロー

募集する

採用計画を立てて、募集活動を行います。中途採用の場合には、新卒採用とは異なり会社説明会を行わないケースも多いようです。面接時に簡単な会社説明を行うなど、新卒よりも採用フローが短縮されている場合がほとんどです。

書類選考・筆記試験を実施する

書類選考や筆記試験を実施します。中途採用の場合には、履歴書や職務経歴書などを提出してもらい、それらの書類を基にして選考を行います。企業によっては筆記試験や適性検査などを実施しないケースもあります。

面接を行う

書類選考に合格した人を対象にして、面接を行います。前述したように、面接時に会社説明を行うケースも多いようです。面接の回数は企業によって異なりますが、業種や職種によっては面接の回数が少ないこともあります。

内定を出す

面接合格者に対して内定を出します。中途採用の場合、同じような条件の企業を複数受けているケースも多く、内定を先に出した企業に人材が流れてしまうケースもあります。そのため、新卒よりも応募から内定までの期間が短い傾向です。

入社する

入社日については、お互い相談のうえで決めましょう。在職中の場合には、退職手続きなどに時間がかかるため、内定から2～3か月後になるケースが多いようです。入社まで期間があく場合は、内定辞退などを防止するため定期的に連絡と取るとよいでしょう。

採用フローを作るメリット

採用活動がスムーズになる

採用フローを作成することで、募集から入社までの工程を可視化でき、関係者同士で共有できるようになります。選考中の連携もしやすくなり、確認ミスやトラブルなどの防止にもつながるため、採用活動がスムーズに進みます。

採用活動を改善できる

採用フローを明確にして可視化することで、採用活動に関する課題を把握しやすくなります。どこに課題や問題があるのか把握し解決策を考えることは、次回の採用活動に役立つため、より効率的な採用活動につながります。

最適な採用フローを構築できる

採用フローを作成して分析していくことで、職種や採用ターゲットなどに合った最適な採用フローを構築できます。募集している職種などに合わせて採用フローを使い分けられるようになり、効率的な採用活動が行えます。

採用フローを活用する際のポイント

採用の歩留まりを把握する

採用フローを活用する際には、採用の歩留まりを把握しましょう。歩留まりとは、目標とする通過人数や採用人数などを表した数値です。採用フローのプロセスごとに、書類選考の通過率や面接通過率、途中辞退率などの歩留まりを確認しておきます。

歩留まりが低下する要因を分析する

歩留まりで想定している通過人数や採用人数よりも大幅に下がっている場合には、なぜ歩留まりが低下しているのかをしっかりと分析しましょう。歩留まり低下の要因を把握することで、採用フローの課題が明確になり、改善につながります。

採用フローの見直しをする

歩留まり低下の要因を把握し、課題が明確になったら改善策を考えます。例えば、求人の打ち出し方に問題があり応募者が集まらない場合は、情報発信の方法を見直す必要があるでしょう。適切な改善策を考えて、次回の採用活動に活かせるように準備します。

採用フローを作成する際のポイント

前述したように、採用フローは新卒採用と中途採用ではプロセスが異なります。中途採用の場合には、通年で採用が行われるため、採用フローが少なく短い期間で行われるという特徴があります。そのため、採用フローは新卒と中途で使い分けましょう。また、職種や役職、採用したい人材の具体像、採用目標などを明確にすることも重要です。

採用フローの改善点

応募者が少ない

応募者が少ない場合、募集方法やアピールの仕方などに問題があるケースが多いため、それらの見直しを図りましょう。自社の魅力を再確認して、求職者に魅力的だと思ってもらえるようなメッセージを打ち出すことが重要です。

書類選考の通過率が低い

書類選考の通過率が低い場合には、採用要件を見直しましょう。複数人で選考をしている場合、採用条件の認識にズレがある可能性もあります。また、採用要件のハードルが高すぎるケースもあるため、適切な要件を設定します。

面接の通過率が低い

面接の通過率が低い場合には、面接の基準を明確にしましょう。面接官が複数いる場合には、基準や見極める項目がズレている可能性があります。そのため、基準のすり合わせを行って統一した見極め基準を設定することが重要です。

内定後の辞退が多い

内定後の辞退が多い場合には、入社までのフォローが十分でないケースも散見されます。また、最終面接から内定通知までの期間が長い場合も、辞退者が増えてしまうでしょう。内定後に定期的にコンタクトを取るなど、細かくフォローをしましょう。

まとめ

採用フローとは、募集から入社までのプロセスのことです。採用フローを作成することで、採用までの工程が可視化され、関係者で共有しやすくなる、採用活動がスムーズに進むなどのメリットがあります。採用フローを運用し分析していくことで、採用活動の改善にもつながります。

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