出張旅費規程の作成目的や相場、つくり方などを詳しく解説！

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

会社役員が社会保険に加入する必要があるかどうかは、役員が常勤か非常勤か、報酬の有無によって異なります。さらに、役員が家族を扶養として社会保険に加入が可能か否かや、社員との違いも気になる点でしょう。

本記事では、役員の社会保険に関する基本的な仕組みや、加入義務の条件、扶養に関する手続きについて詳しく解説します。役員としての立場を理解し、社会保険における責任と義務を把握するために、ぜひ参考にしてください。

出張旅費規程とは？

出張旅費規程は、企業が従業員の出張に関する費用を管理するための規程です。

この規程には、交通費、宿泊費、日当などの出張経費の基準額や支給方法が明確に定められています。出張旅費規程は、経費の適切な管理と従業員間の公平性を確保するために不可欠です。

また、この規程は税務上の観点からも重要で、適切に作成されていれば節税効果も期待できます。

出張旅費規程は、企業の規模や業種に応じてカスタマイズされ、出張の定義から緊急時の対応まで、さまざまな事項をカバーしています。

出張旅費規程の作成目的

出張旅費規程の主な作成目的には、以下の3つが挙げられます。

• 出張旅費清算における基準の作成
• 所得税ならびに法人税の節税対策
• 従業員の安全管理

詳しく見ていきましょう。

出張旅費清算における基準の作成

出張旅費規程の主要な目的は、旅費清算の基準を明確にすることです。この規程では、宿泊費や交通費などの出張経費に上限を設定し、不必要な高額請求を防ぎます。例えば、高級ホテルの利用などを制限し、経費の適正化を図れます。

また、出張手当についても1日当たりの支給額を定めることが重要です。これにより、従業員は事前に予算を把握し、食費や通信費を適切に管理できます。

さらに、定額支給を規定して領収書を確認する手続きを簡略にすれば、事務作業の効率化にもつながります。

このように、出張旅費規程は経費の適正化と業務効率の向上を両立させる重要な規程です。企業の規模や業種に応じて、適切な基準を設定することが求められます。

所得税ならびに法人税の節税対策

出張旅費規程の作成は、効果的な節税戦略の一環です。交通費や宿泊費などの実費精算される出張経費は非課税ですが、出張手当は扱いが異なります。

適切に規定された出張旅費規程があれば、出張手当を非課税所得として扱うことが可能です。これにより、従業員の所得税負担を軽減できます。

さらに、企業側にとっては出張手当を損金算入できるため、法人税の節税にもつながります。ただし、相場を大きく上回る不当に高額な手当は課税対象となるリスクがあるので注意しましょう。

出張旅費規程を作成する際は、業界の相場を十分に調査し、税務署から指摘を受けないよう適切な金額設定が重要です。

従業員の安全管理

出張旅費規程は、従業員の安全確保にも重要な役割を果たします。企業が適切な旅費を負担することで、従業員は安全で快適な移動手段や宿泊施設を選択できます。これにより、予期せぬ事態でも従業員の安全を優先した判断が可能です。

また、出張旅費規程には緊急時の対応策も含まれます。国内外での事故や災害時の対処法、海外出張時のトラブル対応など、具体的な指針を示すことで、従業員は迅速かつ適切に行動できます。

さらに、現地の相談窓口や自社の緊急連絡先を明記することで、不測の事態にも迅速に対応できる体制を整えられるでしょう。

このように、出張旅費規程は単なる経費管理だけでなく、従業員の安全を守るための重要なツールとして機能します。企業は従業員の安全を最優先に考え、適切な規程を整備することが求められます。

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【注意】旅費・出張費の社内規定がないとどうなる？

出張旅費規程がないと、企業にとって大きなリスクです。

明確なルールがないため、従業員が必要以上の経費を申請する可能性が高まり、会社の財務状況に悪影響を及ぼします。また、経費の適切な管理が困難になり、不正や無駄遣いを見逃してしまうかもしれません。

さらに、税務上の問題も発生しやすくなるでしょう。適切な出張旅費規程を設けることで、経費の適正化と透明性の確保、そして従業員間の公平性を維持できます。

また、出張旅費規程がないと経理担当者の負担が大きく、出張に要した経費が適性であるか否かの確認に手間がかかります。

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出張旅費の費用相場

出張旅費の費用相場について、旅費交通費と出張手当の2つについて紹介します。

旅費交通費

旅費交通費は、実費支給が原則です。ただし、役員などの役職が高くなるにつれて特急列車や新幹線のグリーン車利用が認められたり、航空機のビジネスクラスなどの利用が認められる場合があります。以下では、宿泊料や滞在費を含んだ広義の旅費交通費として説明します。

産労総合研究所が実施した2023年度の調査によると、宿泊料は8,606円（全地域一律支給の企業）、9,117円（実費支給の企業）でした。2021年度の調査に比べると、500円程度減少しました。

また、海外出張の滞在費は円建て支給で以下の通りです。

• 北米：1万6,735円
• 中国：1万5,143円
• 東南アジア：1万4,725円

海外出張の滞在費には、日当・宿泊料・食事代・雑費が含まれており、いずれの地域も減少傾向です。

参考：産労総合研究所「2023年度国内・海外出張旅費に関する調査結果」

出張手当

次に、産労総合研究所が実施した2019年度の調査によると、出張手当（日当）の平均支給額は以下の通りです（通常の日帰り出張の場合）。

• 社長：4,458円
• 専務：3,781円
• 常務：3,716円
• 取締役：3,613円
• 部長クラス：2,666円
• 課長クラス：2,479円
• 係長クラス：2,224円
• 一般社員：2,094円

上記は、日当を距離・地域の別なく一律に支給している企業の費用目安です。

また、宿泊を伴う出張の場合の宿泊料は、以下の費用となっています。

• 社長：1万4,095円
• 専務：1万2,568円
• 常務：1万2,722円
• 取締役：1万1,838円
• 部長クラス：9,835円
• 課長クラス：9,345円
• 係長クラス：8,836円
• 一般社員：8,605円

上記の宿泊料は、全ての地域を一律に支給する企業の宿泊出張の場合です。

参考：産労総合研究所「2019年度国内・海外出張旅費に関する調査」

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出張旅費規程のつくり方

ここでは、出張旅費規程のつくり方として、出張旅費規程の作成方法と出張旅費規程の一般的な記載項目を挙げて説明します。

出張旅費規程の作成方法

出張旅費規程は、一般的に紙ベースでなく電子文書で作成されます。WordやExcelなどのソフトウエアを使用し、必要に応じて修正しやすい形式で保存しましょう。

作成後は、就業規則とともに管轄の労働基準監督署へ提出します。

近年では「e-Gov」を利用した電子申請も可能です。この方法なら、窓口へ出向く必要がありません。効率的な作成と申請のため、電子媒体の積極的な活用も検討しましょう。

出張旅費規程の一般的な記載項目

出張旅費規程の一般的な記載項目として、下記の5つを紹介します。自社に合わせて適切な規程にカスタマイズしてください。

出張中の勤務時間の扱い

出張旅費規程では、出張の定義と勤務時間の取り扱いを明確にすることが重要です。例えば、片道100kmないし200km以上の移動を「出張」と定め、それ未満は「外出」として扱うなどの基準を設けます。

また、出張中は通常の勤怠管理が難しいため、所定労働時間分を勤務したとみなす規定を設けるのが一般的です。

これにより、労働時間の管理と適切な手当の支給が可能となり、従業員の公平性も確保できます。出張中の勤務時間を明確にすることは、労務管理の適正化に寄与します。

出張旅費の内訳

出張旅費規程には、対象となる費用を明確に定義することが必要です。主な内訳として、宿泊費と交通費が挙げられますが、出張中の食費や通信費などが含まれる場合もあります。

また、日当の扱いについても明記しましょう。これらの費用を詳細に規定することで、従業員間の公平性を保ち、経費の適切な管理が可能となります。

企業の方針や業種に応じて適切な内訳を設定し、透明性のある出張旅費規程を作成してください。

出張旅費の金額

出張旅費規程では、市場の相場を考慮して適切な基準額の設定が必要です。役職に応じて金額を変えるのが一般的で、公平性が保てます。

また、特急列車・新幹線のグリーン車や航空機のビジネスクラスなどの利用条件も明確にしておくとよいでしょう。

ただし、相場から大きく外れた日当は非課税扱いにできない可能性があるため、注意してください。適切な金額設定は、従業員の満足度と会社の経費管理のバランスを取るために不可欠です。

出張旅費の精算方法

出張旅費は、出張終了後に「旅費精算書」を提出して精算します。

出張旅費規程には、算書の提出期限を明確に定め、必要な領収書の添付を義務付けることが必要です。精算の流れとしては、従業員が精算書を作成し、上長の承認を得た後、経理部門に提出します。

経理部門は内容を確認の上、適切に処理します。この過程を規程に明記することで、スムーズな精算と適切な経費管理が可能です。

緊急時の対応

出張旅費規程には、予期せぬ事態への対応策を盛り込むことが重要です。突発的な予定変更、自然災害、交通事故などの緊急事態に備え、具体的な対処方法を明記しましょう。

特に海外出張の場合は、適切な海外旅行保険への加入や現地の緊急連絡先の確保など、より詳細な対策が必要です。

また、追加費用が発生した際の処理方法や、安全確保のための判断基準なども規定に含めれば、従業員の安全を守りながら円滑に対応できます。

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出張旅費規程を作成する際の注意点

出張旅費規程を作成する際の注意点として、以下の3つを解説します。

• 適正な金額の設定と見直しと更新を行う
• 出張旅費規程を全従業員に周知する
• 出張費用の設定に柔軟性を持たせる

詳しく見ていきましょう。

適正な金額の設定と見直しと更新を行う

出張旅費規程における金額設定は、社会通念上、適正な額にする必要があります。

過度に高額な設定は税務上の問題を引き起こす可能性があり、逆に低すぎる設定は従業員の不満につながりかねません。業界の相場や同業他社の事例などを参考にし、自社の状況に合わせた金額を設定することが重要です。

また、宿泊費や交通費の相場は経済状況や物価の変動により常に変化しています。そのため、出張旅費規程の金額設定は定期的に見直し、必要に応じて更新しましょう。例えば、年に一度は見直しの機会を設け、大幅な相場の変動があった場合はその都度調整するなど、柔軟な対応が求められます。

適切な金額設定と定期的な見直しにより、従業員の満足度を保ちつつ、会社の経費管理も適正に行えます。

出張旅費規程を全従業員に周知する

出張旅費規程は、雇用形態にかかわらず全従業員に適用されるべき重要な規則です。

正社員はもちろん、契約社員やパートタイマーなども含めて公平に扱いましょう。この規程を全従業員に周知することで、出張に関する費用の取り扱いが明確になり、公正性が保証されます。

周知の方法としては、社内イントラネットへの掲載や、全体会議での説明、個別研修の実施などがあります。

特に、新入社員や異動してきた社員には、入社時や配属時にしっかりと説明してください。また、規程の内容が更新された場合は、速やかに全従業員に通知し、変更点を明確に伝える必要があります。

これにより、規程の効果的な運用が可能となり、出張に関するトラブルを未然に防止できます。

出張費用の設定に柔軟性を持たせる

出張旅費規程を作成する際は、予期せぬ事態に対応できるよう、一定の柔軟性を持たせることが重要です。経済状況の変動や緊急事態の発生時に、迅速かつ適切な対応が可能となります。

例えば、災害時や急な物価上昇に対応するための特別条項を設けることで、通常の規定では対応しきれない状況にも柔軟に対処できます。また、出張先の地域や季節による宿泊費の変動を考慮し、上限額に幅を持たせるなどの工夫も有効です。

さらに、例外的な状況下での承認プロセスを明確にしておくことで、緊急時にも円滑な意思決定ができるでしょう。

柔軟性のある規程を設計すれば、従業員の安全確保と会社の経費管理の両立が図れます。

まとめ

出張旅費規程は、企業にとって重要な内部規則です。適切に作成することで、経費の適正管理、税務上の利点、従業員の安全確保など、多くのメリットがあります。

規程作成の際は、法令順守を基本としつつ、自社の業務実態に即した内容を盛り込むことが大切です。また、規程の定期的な見直しや更新、全従業員への周知徹底も忘れずに行いましょう。

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