不採用通知を電話で行う際の伝え方とは？企業のイメージを下げないコツ

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

応募者に対する合否の連絡は採用業務の中で気を遣う業務の1つかもしれません。連絡手段には電話・郵便・メールがありますが、手軽といえるのは電話ではないでしょうか。

電話は手軽な反面、音声のみのやり取りのため齟齬（そご）が生じやすく、さまざまな配慮が必要です。

この記事では、電話をかける際の注意点や、具体的な文例を解説していきます。

不採用を伝える手段

面接した相手に対して合否結果を連絡するにはいくつかの手段がありますが、電話や郵便、メールなどが一般的ではないでしょうか。

ここでは、それぞれの連絡手段の特性や注意したい点について解説します。

電話

電話は音声だけのやり取りのため、録音したりメモを取ったりしなければ、内容が記録として残ることはありません。一方で、音声によるコミュニケーションはトーンや言葉によって気持をダイレクトに表せます。また、郵便とは違ってすぐに伝えたい内容を相手に伝えられます。

連絡手段として電話が選択されるのは、主に以下のような場面です。

• 面接時に想定していた部署とは違う部署で働くことを打診したい場合
• 企業側に想定外の事情が生じたため、採用自体ができなくなった場合
• 長期休暇の直前などの理由で、早く結果を伝えたほうが良い場合

いずれの理由も企業側の事情であるため、きちんと説明し、応募者に理解してもらうために電話が選ばれます。

電話連絡は、応募者への誠意ある対応を示すための配慮から選択されるといえます。

郵便

郵便は、歴史的に長く用いられてきた連絡手段です。そのため、現在でも採用の合否を連絡する手段として用いる企業は多くあります。紙面によって記録が手元に残るため、口頭による連絡と比較し、言った・言わないのトラブルを防止できます。

一方で郵便の場合、相手の元へ届いたかどうかを確かめられないため、必ず写しを取っておく必要があります。

相手への到着を確認したい場合は、「簡易書留」や「レターパック」など、紛失や誤配のリスクが低いサービスを利用したほうが良いでしょう。

また、郵便は相手側に到着するまでに時間がかかります。郵便で連絡する場合は、到着までに要する時間を考慮して通知時期を決めなければなりません。

メール

文字による連絡方法としては、郵便の他にメールがあります。プリンターを使用して文面の印刷ができるため、証拠として残すことも可能です。

メールのメリットは、直接相手と話さなくても良い点です。応募者の中には、「採用されなかった場合にはメールのみで済ませてほしい」と考える人もいます。

そのため、面接時に相手側の了解を得た上で、メールによる通知だけで済ませる場合もあります。

ただし、メールのみで通知する場合には、どのような連絡なのかすぐに判別できるような件名にするなど、注意が必要です。応募者は複数社の求人に応募していることも多く、他のメールに埋もれてしまう可能性があるためです。

電話や郵便などを併用することで、より確実に相手へ伝えることができるでしょう。

電話で不採用を伝える際のポイント

電話はすぐに伝えたいことを相手に伝えられるメリットがあります。

一方で、証拠に残らないことや、こちらの意図が正確に相手に伝わったかどうか確かめられないことから、トラブルにつながる可能性があります。

ここでは、電話で不採用を伝える際に押さえておきたいポイントを解説します。

話す内容を用意しておく

電話は、リアルタイムで進行するコミュニケーションのため、かける側が会話の流れを想定していても、相手の反応によってはその流れが変わってしまうことが多くあります。想定外の反応をされた場合、こちらの意図が伝えられずに会話が終わってしまうこともあるでしょう。

相手に伝えるべきことをきちんと伝えるには、会話の内容をまとめた「スクリプト＝台本」を準備しておくと有効です。スクリプトは自分だけで考えるのではなく、採用業務の経験が豊富な先輩や上司に見てもらうことで、より完成度の高いものができあがるでしょう。

電話は便利な連絡方法ですが、その特性から誤った内容を伝えると訂正や取り消しがしにくくなります。トラブルを回避するためにも、事前にしっかり準備することが大切です。

簡潔に伝える

電話で連絡をする際は、合否結果のみを簡潔に伝えるようにしましょう。相手が正確に内容を把握できるように工夫する必要があります。

挨拶や求人応募への簡単なお礼は必要ですが、それ以外のことを伝えようとすると一番伝えるべきことが伝わらない可能性があります。

応募者が一番知りたいのは合否結果です。不合格の場合には、「合否だけ簡単に伝えてほしい」と考える人も多いでしょう。合否と関係のないことを長々と説明することで、企業の印象が悪くなってしまうケースもあります。

合否の理由については、基本的に伝える必要はありません。挨拶・求人応募への感謝・結果・最後の挨拶、この4つを簡潔に伝えるようにしましょう。

感謝の意を伝える

就職活動をしている人は、数ある求人の中から働きたいと思う企業を選び、その企業について調べ、必要書類を準備し、面接の時間を割いてきました。そこには多くの手間や労力がかかっています。

そのため、不採用の連絡を受けるのは、応募者にとってとてもつらいことです。こういった心情を考え、電話で連絡する際には、まずは会社の代表として応募者のこれまでの労力に対する感謝の気持ちを伝えましょう。

続けて合否結果を伝えます。その際、社内で真摯に検討を重ねた結果である旨も伝えます。

伝える際には、伝える順番やどのような言葉を選ぶかも重要です。伝え方に十分に注意しましょう。

詳しく知りたい方は、「【採用担当者向け】求人応募者に良い印象を与えられる電話対応のコツとは？注意点や具体例を踏まえて解説」の記事も参考にしてください。

電話をする時間帯を考慮する

電話はメールや郵便などの連絡手段と違って、即時に相手とつながることができます。かける側は仕事中であっても、応募者側が職場や学校にいる場合もあり、電話に出られないことがあります。電話をかける際には、時間帯を考慮することが大切です。

特に採用の合否を通知する場合は、午前の早い時間の連絡がおすすめです。なぜなら、午前に連絡することで、そのときに電話がつながらなくても、相手の都合に合わせて休憩時間や午後に折り返しの連絡がくる可能性が高いためです。

とはいえ、応募者の置かれる状況はそれぞれ異なっています。あらかじめ面接時に電話連絡のつきやすい時間をたずねておくのも良い方法です。

できるだけ一週間以内に結果を伝える

応募者は選考結果をできるだけ早く知りたいと考えています。なぜなら、応募者が仕事を探しているのであれば、1社のみに絞って選考を受けるのではなく、複数社の選考を同時に受けている可能性が高いためです。

合否の結果によって、応募者のその後の行動は左右されます。そのため、合否を連絡する際には、遅くとも1週間以内の連絡を心がけましょう。

可能であれば、採用選考のタイミングで「選考に要する時間」や「合否を連絡できる予定日」を伝えておくことが望ましいでしょう。あらかじめスケジュールが把握できれは、応募者も安心できます。

何らかの事情で連絡が遅くなってしまった場合には、遅れた理由をきちんと伝え、迷惑をかけしてしまったことに対して謝罪しましょう。

応募書類の取り扱いについて伝える

採用選考の際に提出される応募者の履歴書や職務経歴書などは、個人情報が多く記載されている重要書類です。万が一にも漏えいすることがないように、慎重な取り扱いが必要です。

応募者が無事に採用となれば応募書類は社内で保存することになりますが、不採用の場合その必要はありません。応募者へ返送するか、社内の規則に則って処分するかのどちらかになります。

応募書類の取り扱いについては、社内で方針が決まっていればあらかじめ応募者に伝え、了承してもらうのが良い方法です。

もし伝えていない場合には、合否結果を連絡する際に処分方法を伝えるか、応募者の希望に沿うような取り扱いをしましょう。

文面も残しておく

電話による通知は、通常内容が記録されることはありません。そのため、結果の連絡やそれに伴うさまざまな内容は、後に言った・言わないのトラブルに発展する可能性があります。

特に結果が不採用となった場合、相手にとって好ましい情報ではないため、ときには相手が感情的になってしまう場合もあるでしょう。

不要なトラブルを回避するためにも、電話の内容を文面として残しておくことが大切です。

事前にスクリプトを用意し、会話の中で必ず伝えるべきことをまとめておきます。また、電話の最中にはメモを取って、会話の流れを記録しておきましょう。電話をかけた後に内容を整理してまとめておくと、後から確認したいときに便利です。

不採用理由は聞かれない限り伝えない

採用・不採用の結果については、あくまで結果のみを伝えます。合否の理由まで伝える必要はありません。

もし、応募者側が理由を知りたい場合には、回答すること自体は特に問題ありません。ただし、回答内容によってはトラブルに発展することがあります。

合否基準を詳しくたずねられ、理由に齟齬（そご）が合った場合、執拗に追求されるなどのリスクがあります。

応募者がどうしても知りたいという場合には、「想定よりも応募者が多かったため」「応募者の経験が会社の求めるものと相違していた」など、あらかじめ回答を準備しておくと安心です。

それでもまだ詳しい説明を求められるようなら、「採用基準は公開していない」「規定により口外できない」と回答すると良いでしょう。

留守電に残さない

合否結果を留守電のメッセージで伝えることは避けましょう。電話をかけて留守電対応となった場合は、改めてかけ直すことのみをメッセージに残します。

留守電のみで連絡するというのは、応募者側からすれば雑に扱われている印象を受けてしまいます。応募者の心情を害し、トラブルの要因にもなりかねないため、必ず本人に直接伝えましょう。

また、応募者の連絡先が固定電話の場合、家族が電話を受けることも想定できます。

この場合、応募者本人が不在などで電話に出られない場合には、「改めて本人宛に電話する」ことのみを家族に伝えます。本人を介さずに家族に結果を伝えることは避けましょう。

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電話で不採用通知する際のスクリプト例文

電話で採用の合否を通知するのは、かける側としても緊張するものです。スクリプトを用意し、伝えるべきことをもれなく伝えられるようにしましょう。ここでは、スクリプト例文を紹介します。

株式会社〇〇の採用担当です。

〇〇さまの携帯電話でお間違えないでしょうか？

今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか？

この度は、求人にご応募いただき感謝申し上げます。

厳正な選考の結果、今回は〇〇さまの採用を見合わせていただくことになりました。

ご期待に添えず、大変申し訳ありません。

〇〇さまの今後のご活躍をお祈りしています。

電話での合否結果の連絡は伝え方によってはマイナスの印象を与えてしまう場合があります。相手の心情に寄り添う配慮が必要です。

【参考】ChatGPTによるスクリプト例文

ChatGPTを用いて作成したスクリプト例文を紹介します。

こんにちは、〇〇さま。株式会社〇〇の採用担当〇〇です。お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。

まず、弊社の選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。あなたの経歴や面接時のご発言には、大変感銘を受けましたし、弊社でのご活躍を期待しておりました。

しかしながら、非常に難しい決断を迫られた結果、この度は他の候補者を選ばせていただくことになりました。このようなご連絡を差し上げることは、私たちにとっても容易なことではありません。

〇〇さまのご経験やスキルは高く評価しておりますが、今回のポジションに関しては、他の候補者が弊社の現在のニーズにより密接に合致していると判断いたしました。これは[求職者名]様の資質に疑問があるというわけではありません。むしろ、今回の選考過程で示された能力には敬意を表します。

また、将来的に弊社での機会が生じた場合、是非もう一度ご検討いただければと思います。その際は、再びお力添えをいただけることを心より願っております。

最後になりますが、今回の選考にご参加いただき、本当にありがとうございました。〇〇さまの今後のご活躍を心よりお祈りしております。

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電話での不採用通知は応募者への気持ちの配慮を忘れずに

不採用の連絡は、企業側にとっても応募者側にとってもストレスのかかるものです。手間やコストをかけて自社の求人に応募してきてくれた人に対し、最後まで誠意を見せることが企業側の責任ともいえるでしょう。

残念ながら、電話での連絡によって気分を害されたという例が多くあるのも事実です。

具体的には、「面接を受けた会社から電話がきたので期待に胸を膨らませて出たが、不合格だった。早く伝えたいなら速達郵便にしてほしかった」「数カ月後に契約社員の枠が空くのでそちらで応募してみないかといわれた。正社員を希望しているのに失礼ではないか」といった内容です。

応募者の立場で考え、発言内容には最大限の配慮が必要です。

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まとめ

本記事では、採用の合否結果を電話で行う際の注意点や具体的な伝え方について紹介しました。

電話は手軽な連絡手段であるからこそ、応募者一人ひとりの気持ちに寄り添った配慮を忘れないことが大切です。とはいえ、採用業務は多岐にわたり、応募者への連絡業務だけでも大変な労力を要します。

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