退職届の書き方にはルールはありませんが、マナーはあります。また、渡し方や渡すタイミングについてもあらかじめ確認しておくと、当日、あわてることなく退職届を提出できるでしょう。
本記事では、これから退職届を作成する方に向けて、押さえておきたいマナーや例文を紹介します。ぜひ参考にして、スムーズな退職を実現してください。
退職届と退職願、辞表の違い
退職の際に提出する書類には、退職届と退職願、辞表があります。退職届とは、上司と話し合い、退職日が決まってから、正式に労働契約の解除を伝えるために提出する書類です。就業規則で退職届に関する規定が定められていることもあります。
一方、退職願とは、退職する意思を伝えるための書類です。口頭で伝えても問題ありませんが、「言った・言わない」のトラブルを回避するためにも文書で提出するほうがよいでしょう。
辞表とは、退職届と同じで、退職日が決まってから、正式に労働契約の解除を伝えるための書類です。社長や取締役などの役員や、役所などの公的機関に勤めている職員は、退職届ではなく辞表と呼ぶことがあります。
以下の表に、退職届・退職願・辞表の違いをまとめます。
| 退職時の提出書類 | 書類の目的、提出する場面 |
| 退職届 | ・正式に労働契約の解除を伝えるための書類 ・上司と話し合い、退職が決まったあとに提出 |
| 退職願 | ・退職する意思を伝えるための書類 ・退職の意思を固めてから提出 |
| 辞表 | ・退職届と同義 ・公務員や役員は「辞表」と呼ぶことが多い |
退職届のフォーマット
退職届に決まったフォーマットはなく、必要事項が記載されていれば問題ありません。手書きでもパソコンでもよいですが、修正テープや修正ペンで誤字を直すのは好ましくないため、書き間違いが不安な場合はパソコンで作成してください。
また、縦書きか横書きのいずれでも問題ありません。職場によっては退職届の用紙が規定されていることもあるため、就業規則で確認してみましょう。用紙の規定がない場合は、以下を参考に作成してください。
記載項目
退職届には、以下の項目すべてを記載してください。
| ・表題（退職届） ・導入文 ・退職理由 ・退職希望日 ・提出日 ・氏名・所属部署・捺印 ・宛名 |
宛名は実際に手渡す上司ではなく、組織の最高執行責任者の役職名と名前を記載することが一般的です。
退職届の書き方と例文
退職届は、退職するという事実と退職日を伝えるための書類です。フォーマットを参考に、必要事項を網羅すれば完成します。
ここでは、書き方のコツと例文を、導入文・退職理由・文末表現に分けて紹介します。ぜひ参考にして、抜け漏れのない文書を作成してください。
導入文
退職理由を説明する前に「私儀（わたくしぎ）」と記載します。縦書きの場合は「退職届」と記載した次の行に、横書きの場合はご自身の氏名から数行下げて記載してください。退職願も同じ場所に「私儀」と記載します。
「私儀」の代わりに「私事」と記載することもあります。いずれも「個人的なことですが……」の意味の決まり文句です。
退職理由
次は退職理由です。明確にする必要はなく、「一身上の都合により」と記載します。
ただし、会社都合での退職で退職届の提出を求められたときは、「一身上の都合により」とは記載しないでください。「退職奨励により」や「部門縮小により」など、実際に会社から伝えられた理由を具体的に書きましょう。
文末表現
導入文と退職理由は、退職届・退職願のいずれも同じです。しかし、文末表現は異なる点に注意しましょう。
退職願は、退職の意思を表明する書類のため、お勤め先からの同意をもらっていない状態で提出します。そのため、文末表現では「〇年〇月〇日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と記載することが一般的です。
しかし、退職届を提出するときは、口頭や文書の退職願によりすでにお勤め先からの同意をもらっているため、「○年〇月〇日をもって退職いたします」と言い切ってください。
なお、希望退職日と提出日は、和暦（元号）と西暦のどちらでも問題ありません。ただし、混乱を避けるためにも、どちらか一方に統一するようにしてください。例えば、希望退職日を「令和〇年」と記載するときは、提出日も「令和」で記載します。
退職届の封筒のルール
退職届は封筒に入れて提出してください。書類1枚をそのまま渡すよりも、丁寧な印象になるでしょう。封筒の選び方や書き方のルールについて紹介します。
封筒の選び方
封筒は郵便番号の赤枠のない、シンプルな縦の白封筒を選ぶとよいでしょう。退職届がB5用紙のサイズなら長形4号、A4用紙のサイズなら長形3号の封筒を選ぶと、三つ折りにした書類がちょうど収まります。
退職届の折り方と入れ方
縦書き・横書きを問わず、退職届の下から1/3を谷折り、うえから1/3を谷折りの三つ折りにしましょう。開いたときにすぐに「退職」の文字が見えるように、下1/3の部分にうえ1/3が折り重なるようにします。
次に、退職届の右うえの裏側が、退職届を折ったときに右うえになるように縦に持ち、封筒の裏側から入れます。裏側から封を開けて退職届を取り出したとき、左側が谷折りの部分、右側が折り重なった用紙の端になるようにしましょう。
封筒の表題の書き方
封筒の表の中央部分には「退職届」と記載してください。手書きでもパソコンでも問題ありませんが、少し太めに書くと見栄えがよくなります。手書きなら筆ペンなどを使って書きましょう。
封筒裏の書き方
封筒の裏には、左下に部署名と氏名を縦書きで書いてください。
右側に部署名、左側に氏名を記載しますが、部署名の書き出しが氏名の書き出しよりも少し高くなるようにするとバランスよく仕上がります。また、部署名と氏名は、中央線よりも左側に収めるようにしてください。
封筒の封の仕方
折った退職届を入れてから、封入口に糊を塗り、しっかりと封をします。封入口には「〆」と記載してください。
退職届の渡し方
退職届は、白封筒に入れた状態で渡します。はっきりと「退職届」の文字が見えるように封筒を持ち、上司に渡しましょう。渡す際に知っておきたいマナーを紹介します。
退職届を出すタイミング
無期雇用契約の場合、退職予定日の2週間前に退職願を提出すれば法的には問題ありません。しかし、退職願を提出するタイミングを決めている企業も多いため、就業規則で確認しておきましょう。
企業によって異なりますが、退職する1～2ヵ月前に退職願の提出を求めていることが多いようです。既定のタイミングで退職願を提出し、業務の引き継ぎを終えてから退職届を提出してください。
上司への渡し方
退職届は直属の上司に渡すのがマナーです。上司を飛び越えて上役に渡したり、人事部に直接持って行ったりするのはマナー違反とされています。上司からの指示があれば、別の人や部署に渡しても問題ありません。
封筒に入れた退職届を両手で持ち、いままでの感謝を伝えながら上司に渡すとよいでしょう。
直属の上司が退職届を受け取ってくれないときは、上司の上役に状況を説明し、相談してみてください。上役に相談しても状況が改善されない場合は、さらに上役に相談するか、人事部に相談することが必要です。
「タイミー」なら退職届は提出不要
退職届の作成や提出には多くのマナーがあります。「どうせ辞めるのだから……」という気持ちで適当に対応するのではなく、よい印象を残して去るためにも、最後までマナーに則って行動するようにしましょう。
アルバイトやパートで働くときは、基本的には退職願や退職届の提出は必要ありません。雇用期間に定めがない場合は、2週間前に口頭で退職の意思を伝えれば退職できます。しかし、職場によっては退職願・退職届を書面で提出するように求められることがあります。紹介したマナーを守って、適切なタイミングで提出してください。
退職願や退職届の作成・提出が面倒だと感じる方は、単発バイトを検討してみてはいかがでしょうか。単発バイトなら1回ごとの契約のため、退職願や退職届を提出する必要がありません。
「タイミー」はスキマバイトアプリです。働きたい職種が決まっていない方も、「タイミー」なら1回だけ働けるため、ご自身に合う仕事を見つけられるでしょう。
また、「タイミー」では面接や履歴書提出の必要もありません。働きたいときに最短1時間から数時間単位で働けるため、スキマ時間を有効活用できるのも「タイミー」の特徴です。ぜひ「タイミー」のアプリをダウンロードして、ご自身に合うスキマバイトを見つけてください。
まとめ
退職の意思が固まったら「退職願」、上司と相談して具体的な退職日が決まったら「退職届」や「辞表」を提出します。退職願・退職届には退職理由を記載しますが、自己都合による退職のときは書かなくても問題ありません。紹介した情報も参考に、適切なタイミングで退職願・退職届を提出してください。
退職後に時間があれば、アルバイトをしてみてはいかがでしょうか。「タイミー」なら最短1時間から数時間単位で働けるため、スキマ時間を有効活用できます。
また、面接や履歴書の提出なしに働けるだけでなく、仕事を辞めるときも退職願や退職届を提出する必要がありません。ぜひ「タイミー」でスキマバイトにチャレンジしてみてください。
