バイトを始めたくて面接に申し込んだものの、辞退しなければいけない状況もあるかもしれません。例えば、別のバイトで採用が決まったときや家族が急病で病院につき添うときやなどは、面接を辞退する必要が生じるでしょう。
しかし、面接を辞退するときにはいくつかマナーがあります。この記事では、そもそも面接辞退はメールで伝えられるのか、ということから例文、注意点までくわしく解説します。
面接を辞退するのにメールで伝えてもいい？
せっかく面接のスケジュールを組んでもらったのに、メールで辞退するのは失礼にあたるのではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、基本的に面接辞退はメールで伝えます。
そのため、直接職場に行ったり電話をかけたりすると、担当者の業務を邪魔することになってしまうため注意しましょう。
ただし、面接時間の直前に辞退する場合は、電話で伝えるのがマナーです。メールでは担当者が気づかない可能性があるため、可能な限り早めに電話で連絡しましょう。
面接を辞退する理由はさまざまです。面接の予約をしてから「やっぱり辞めよう」と悩むことが多い場合は、単発バイトも選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。
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面接を辞退する際のマナー
面接を辞退するときは、次のマナーを押さえておきましょう。
- できるだけ早く伝える
- メールは営業時間内におくる
- できるだけシンプルに短い文で伝える
それぞれのマナーについて説明します。
できるだけ早く伝える
面接を辞退しなくてはいけないことがわかったら、できるだけ早く伝えることが大切です。
応募先にも予定があり、追加の求人をしなくてはいけないケースも想定されます。できるだけ早めに伝えることで業務に支障を与えにくくなるだけでなく、担当者に迷惑をかけにくくなります。
メールは営業時間内におくる
営業時間外にメールをおくると、翌日以降の確認になる可能性があります。担当者によっては、「営業時間外に対応しなくてはならない」と負担に感じるかもしれません。早く伝えるためにも、また、マナーとしても営業時間内に送信しましょう。
ただし、午前中に面接する予定で、前日の営業時間が終了するまでに連絡できないときは、電話で面接辞退を伝えるようにしてください。担当者が朝一番にメールを確認するとは限らないため、連絡が行き違いになり、迷惑をかけてしまう恐れがあります。
できるだけ短い文でシンプルに伝える
メールの文章が長いと、結局のところ何を伝えたいのか理解してもらえないことがあります。そのため、要点がわかるように短い文章でまとめましょう。
基本的には、面接を辞退することと、その理由さえわかればOKです。
件名に「アルバイトの面接予定の〇〇（氏名）です。面接辞退をお願いします」のように記載しておくと、メールを開かなくても要件を理解できるため、担当者との行き違いを回避しやすくなります。
【理由別】面接辞退をメールで伝える際の例文
面接を辞退する理由別に例文を紹介します。ぜひ参考にして、伝わりやすい文章を作成してください。
面接辞退の理由①ほかでバイトが決まった
いくつかのバイトに申し込んでいた場合、先に別のバイトが決まって辞退するということにもなるでしょう。
このようなケースの場合は、「ほかでバイトが決まった」ことを明記しても問題ありません。しかし、なかには「担当者を不快にさせるのではないか」と不安に思う人もいるでしょう。そういった場合は無理に理由を記載せず、「一身上の都合により」としても構いません。
＜例文＞
| お世話になっております。 ◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。 誠に申し訳ございませんが、ほかで採用が決まったため面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。 何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 本来ならば直接お詫びするべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。 貴社の益々のご発展を祈念しております。 |
面接辞退の理由②やっぱり合わないと感じた
面接に申し込んだものの、やはり自分には合わないのではと感じることがあるかもしれません。「接客はしたことがなく不安だ。辞めたい」などのように、悩んでいるときは、思い切って面接を辞退するのも一つの方法です。
この場合、詳細な理由を担当者に伝える必要はありません。担当者を不快にさせないためにも、「もっとよいバイトが見つかった」「自分と合わない」のような不要な文章は記載しないことが大切です。
＜例文＞
| お世話になっております。 ◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。 誠に申し訳ございませんが、仕事内容を正しく理解していなかったため、働くことが難しくなりました。こちらの一方的な不手際でご迷惑をおかけしてしまい、お詫びの言葉もありません。 何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 本来ならば直接お詫びするべきところ、メールでのご連絡となり、本当に申し訳ございません。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。 |
面接辞退の理由③家庭の事情により
家族が急病で病院につき添うことになったなど、家庭の事情で面接を辞退するケースもあるでしょう。この場合も詳細に伝える必要はありません。
しかし、家庭の詳細な事情まで話す必要はありませんが、差しさわりのない程度に伝えることで誠意が伝わることもあります。無理のない範囲で事情を伝えることも検討してみてはいかがでしょうか。この場合も、どうしても話しにくいときは「一身上の都合により」を活用しましょう。
＜例文＞
| お世話になっております。 ◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。 昨日母が急病で入院しました。誠に勝手ではございますが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。 何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 本来ならば直接お詫びするべきところ、メールでのご連絡となってしまいました。本当に申し訳ございません。 貴社の益々のご発展を祈念しております。 |
面接辞退の理由④忙しくなってしまった
急用が入って忙しくなった、学校関係の用事が増えたなど、急に忙しくなってバイトの面接に行けないこともあります。この場合も、詳細に伝える必要はありません。
担当者が不快にならないように「一身上の都合により」と伝えるか、「そのような事情ならば仕方がない」と思ってもらえるように穏便に伝えるようにしてください。
＜例文＞
| お世話になっております。 ◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。 誠に申し訳ございませんが、学校のスケジュールに変更があり、面接を受けることが難しくなりました。大変貴重な機会をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。 本来ならば直接お詫びするべきところ、メールでのご連絡となり、心苦しく思っております。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。 |
面接辞退の理由⑤体調不良により働けなくなった
体調不良により、面接に行けないこともあります。この場合も詳細に伝える必要はありませんが、可能な範囲で状況がわかるように説明するほうが誠実な印象を与えるでしょう。
＜例文＞
| お世話になっております。 ◯月◯日◯時より、面接のお時間を頂戴しております、◯◯◯◯と申します。 急なことですが、〇月〇日に体調を崩し、入院することになりました。 面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。 何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 本来ならば直接お詫びするべきところ、メールでのご連絡となり、心苦しく思っております。 貴社の益々のご発展を祈念しております。 |
面接を辞退する際の注意点
面接を辞退するときには、次の点に注意しましょう。
- 無断で辞退しない
- 応募先を否定するようなことは言わない
- 面接辞退は取り下げられない
それぞれのポイントを解説します。
無断で辞退しない
無断辞退は相手に迷惑がかかるため、たとえ直前であっても必ず連絡するようにしてください。直前もしくは前日の営業時間終了後に面接辞退を決意したときは、メールではなく電話で連絡しましょう。
「何を言えばいいのかわからない」と悩んだときは、理由は無理に伝えず、辞退する旨だけでも伝えることが大切です。
応募先を否定するようなことは言わない
「好条件のアルバイトが決まった」のように、応募先をおとしめるような発言をしてはいけません。事情を正直に話すと、応募先をけなすことになりそうなときは、「一身上の都合により」と濁して伝えましょう。
面接辞退は取り下げられない
一度面接を辞退した場合は、マナーとして原則、面接を再度お願いすることは難しいでしょう。再び申し込む可能性がないのか、慎重に考えてから面接を辞退するようにしてください。
ただし、辞退までの必要はなく、一時的に忙しくなってしまったなどの急用により面接に行けなくなってしまった場合は、面接のスケジュールについて調整を申し出てみましょう。実際に応じてくれるかは応募先や担当者次第にはなるものの、相談してみる価値はあるでしょう。
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まとめ
さまざまな事情で、面接を辞退する必要が生じることがあります。辞退することを決めたなら、すぐに担当者にメールで連絡しましょう。面接当日か、前日の営業時間終了後に事態を決めた場合は、電話で連絡するほうが安心です。
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