ファシリテーターとは？意味・役割・うまい人の特徴などを解説

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

当記事では、ファシリテーターの役割を解説します。また、ファシリテーターとしての役割が上手な人の共通点や、利用すべきツールを解説するので、担当予定の人はぜひ参考にしてください。

ファシリテーターとして有能な人材は、基本的に他の仕事でも優れています。当記事を参考に、優秀な人材を選定、育成しましょう。

ファシリテーターとは

ファシリテーターとは、チームやプロジェクト内の会議で参加者の意見を聞きつつ、話をまとめる役割のことです。

会議中の具体的な役割として以下があります。

• 全ての参加者が意見を出しやすい雰囲気をつくる
• 意見の対立や言い合い、話の脱線が生じた場合の軌道修正をする
• 会議が予定された時間内に終わるよう、議題の切り替えやまとめをする
• 自分の意見を通すのではなく、参加者の意見を引き出すことに注力する

会議で上記の役割に加えて、結論に導くことがファシリテーターの役割です。

ファシリテーターの定義

ファシリテーターには明確な定義はありません。会議内で上記の役割を果たせる人物が、ファシリテーターを務めるべきです。

ファシリテーターは、以下の経験や能力が高い人物が務めると、会議がスムーズに進むでしょう。

• 各参加者とのコミュニケーションが取れる
• 自らの意見を持ちつつも、周囲の意見を聞き入れてまとめられる
• 参加者から信頼されている

ファシリテーターと司会の違い

ファシリテーターと司会の違いは、参加者とのコミュニケーションの取り方です。

ファシリテーターは、参加者の意見をまとめられるよう、積極的にコミュニケーションを取ります。一方で司会は、参加者に意見を促すことはしません。あくまで議題の区切りをつけるタイムマネジメントのみが求められます。

ファシリテーターが意見をまとめたら、司会によって、次の議題に移るパターンもあるでしょう。司会は役割が少ないので、ファシリテーターが司会も含めて担当することもあります。

ファシリテーターとネゴシエーターの違い

ファシリテーターとネゴシエーターは、最終目的が違います。

ファシリテーターは、会議の中で参加者の意見をまとめる役割を担当します。一方でネゴシエーターは、自身や自社など自分側の意図を理想として、どれだけ自分側の意図に近い妥協案にまとめられるか、交渉を担当する役割です。

両者は、意見をまとめる役割としては共通していますが、最終目的が異なる役割といえるでしょう。

ファシリテーターの役割

ファシリテーターの主な役割として、以下があります。

• 目的を設定して共有する
• 会議を進行する
• 参加者のコミュニケーションを促す
• 参加者の意見を整理して結論に導く
• 時間を管理する

目的を設定して共有する

ファシリテーターに求められる最初の役割は、会議の目的を設定して共有することです。

会議の実施には目的があり、目的がない会議は往々にして無駄になることがあります。目的を明確にし、参加者に伝えておくことで、参加者に目的に沿った意見を出してもらわなければなりません。

目的の明確化と参加者への共有が、ファシリテーターの最初の役割です。

会議を進行する

ファシリテーターは、会議の進行も担当することが少なくありません。

会議の進行の担当は基本的に司会の役割です。しかし司会が不在の場合は、ファシリテーターが司会の役割も担当することで、会議がスムーズになるでしょう。ファシリテーターが会議を進行をすれば、要所で意見をまとめつつ、時間を意識したタイムマネジメントが期待できるためです。

司会がいる場合でも、ファシリテーターと司会が連携することで会議がスムーズに進みます。司会が不在の場合、ファシリテーターが司会の役割である会議の進行を担当することもあります。

参加者のコミュニケーションを促す

ファシリテーターは、参加者へのコミュニケーションを促す役割があります。

ファシリテーターは各参加者に意見を求め、まとめなくてはなりません。そのため、参加者に忌憚（きたん）のない意見を出してもらうことが重要です。しかし、参加者は緊張や不安から、意見を出しにくくなることがあるでしょう。

ファシリテーターは、参加者の緊張や不安を解消できるようアイスブレイクや自己紹介をして、参加者が発言しやすい雰囲気を整えることが大切です。

参加者の意見を整理して結論に導く

ファシリテーターは、参加者の意見を整理して結論に導く役割を求められます。

ファシリテーターの最大の役割は、意見をまとめ、結論に導くことです。ファシリテーターは各参加者の意見を踏まえて、目的に沿った結論を出すことが求められます。そのため、参加者の意見に耳を傾け、理解することが重要です。

ときには、参加者同士で食い違う意見も出てくるでしょう。しかし、ファシリテーターは各意見のバランスをとりつつ、目的に沿った結論に導く必要があります。

時間を管理する

ファシリテーターは、会議の時間を管理して進行を促す役割も重要です。

会議の時間は限られていますが、その中で結論を出さなければなりません。参加者の発言時間や、一つの議題に使える時間を調整し、時間内に会議が終わるように努めましょう。特に話が脱線したときや、参加者が同じ内容を繰り返しているときは切り上げる、途中質問をするなどの工夫も必要です。

参加者への配慮をしつつも、限られた時間内で結論を導けるよう、効率が良い会議の進行が求められます。

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ファシリテーターに必要なスキル

ファシリテーターに必要なスキルとして、以下があります。

• コミュニケーション力
• 傾聴力
• 議論を整理する力
• 状況判断力
• 創造的思考力

コミュニケーション力

ファシリテーターには、高いコミュニケーション力が求められます。

ファシリテーターは、参加者全員の意見を引き出さなければなりません。最終的には全員の意見や方針を踏まえて、結論を出すためです。

そのため、参加者が意見しやすい雰囲気をつくることや、回答しやすい質問を投げかけることが求められます。ファシリテーターがこれらの役割を果たすには、高いコミュニケーション力が必要です。

傾聴力

ファシリテーターは参加者の意見をよく聞き、理解する傾聴力が必要です。

会議の参加者はそれぞれ意見を持っています。全員が全く同じ意見を持つことはないでしょう。似ている意見でも、ニュアンスが異なる場合があります。

ファシリテーターは意見を聞き、「こういうことですよね」と自分の言葉に言い換えて、意見者に確認する役割が求められます。この役割を果たすためには、傾聴力が重要です。

議論を整理する力

ファシリテーターは、議論を整理する力も重要です。

ファシリテーターは各参加者の意見をまとめ、結論を導く必要があります。各意見から目的に沿った結論を出すためには、意見をまとめなければなりません。

議論を整理するためには以下が必要です。

• 意見の重要なポイントをまとめる
• 対立する意見の妥協案を導く

ファシリテーターだけでなく、各参加者が理解、納得しやすい結論に導いてください。

状況判断力

ファシリテーターは、議論を進める中での状況判断力が必要になる場面があります。

参加者がさまざまな意見を出し合う場では、議論はなかなかスムーズには進まないものです。話が脱線する場合や、意見が対立して話が進まないこともあるでしょう。

こうした場合でも議論の雰囲気を壊さないように、ファシリテーターは以下の判断を下す場面があります。

• 議論を落ち着けて次の議題に進む
• 対立する参加者に割って入り妥協案を探る

上記の判断をするには、状況判断力が欠かせません。

創造的思考力

ファシリテーターは、ときには創造的思考力が求められる場面があります。

多面的な結論を出すためには、多くの意見が必要です。しかし、議題によっては意見が少な過ぎる場合もあります。そうした場合には、別の視点から意見を出してもらうために工夫が必要です。

ファシリテーターは、例えば以下の創造的思考力を働かせる必要があります。

• 別の意見を出すために立場を変えた意見を求めてみる
• 全体の場で意見を出すのではなく、小さいグループに分かれて意見を出し合ってもらう
• ブレーンストーミングを実施する

機転を利かせることも、ファシリテーターの腕の見せどころです。

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ファシリテーターがうまい人に共通する特徴

ファシリテーターが人に共通する特徴として、以下があります。

• 参加者からの信頼が厚い
• 中立的な立場を保てる
• 自らのアイデアを持ちつつ主張し過ぎない

参加者からの信頼が厚い

ファシリテーターは、参加者の信頼が厚い人が多いです。

ファシリテーターは先述した通り、高いスキルが求められます。高いスキルを発揮できる人は、議論の場以外でも「仕事ができる人」として認識されている場合が多いでしょう。そのような人は、周囲の信頼が厚い場合も少なくありません。

参加者からの信頼が厚い人がファシリテーターを担当することで、議論が進みやすくなります。

中立的な立場を保てる

ファシリテーターは中立的な立場を保てる人物です。

ファシリテーターは、参加者全員の意見をまとめる必要があります。ファシリテーターがどちらかの意見へ偏りがあると、中立的な立場を保てません。

仲がよい同僚や世話になっている上司の意見は、気持ち的に取り入れたくなってしまいます。しかし、ファシリテーターは「仲間の意見だから」という理由で肩入れすることはありません。

各参加者の意見を中立的な立場で聞き、まとめられる人物がファシリテーターを担当すべきです。

自らのアイデアを持ちつつ主張し過ぎない

ファシリテーターは自らのアイデアがあるものの、強く主張しない人物です。

ファシリテーター自身も議題に対する意見があります。しかし、意見を強く持ち過ぎると、中立な立場で議論を進められません。参加者の意見も、自分と近い人の意見ばかり取り入れてしまう可能性があります。

そのため、自分の意見がありつつも、主張し過ぎないことがファシリテーターがうまい人の特徴です。

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ファシリテーターを担うときのコツ

ファシリテーターを担当する際のコツとして、以下があります。

• 事前準備を徹底する
• 環境を工夫する
• 参加者全員を巻き込む
• 板書を行う

ファシリテーターを初めて担当する人や慣れていない人は、参考にしてみてください。

事前準備を徹底する

ファシリテーターを担当する場合、事前準備を徹底的に行いましょう。

ファシリテーターが準備をしっかりと行うことで、議論も進みやすくなります。

例えば以下の準備が挙げられます。

• 会議で使う資料を用意する
• 参加者の名前を覚える
• 結論の骨組みとなる「5W1H」をまとめておく
• 司会や書記など別の役割の担当を決めておく

会議に向けた徹底的な準備により、トラブルが起こりにくくなれば、ファシリテーターを担当しても慌てることが少なくなります。

環境を工夫する

ファシリテーターは、会議の環境を工夫することが必要です。

会議室に直接集まる場合は、机や椅子の配置に気をつけましょう。例えば机をコの字に配置すると、意見が対立している感が出てしまい、議論が平行線になる可能性が高いです。並べ方を工夫することで、意見が出しやすくなる効果が期待できます。

オンライン会議の場合は、顔出しや資料の見せ方など、参加者が内容を確認しやすく、意見を出しやすい雰囲気を整えてください。

参加者全員を巻き込む

ファシリテーターは、参加者全員を巻き込めるように取り計らう必要があります。

会議の中で全員が意見を出せればいいのですが、時間が限られていると現実的ではありません。グループに分かれる、事前に意見を出してもらうなどの工夫をして、参加者全員の意見を得られるようにしましょう。

板書を行う

ファシリテーターが板書を行うことも、議論を進めやすくするために効果的です。

議論している内容を全員が覚えているわけではありません。時間が長くなれば、前半に話した内容を忘れてしまうこともあるでしょう。

意見の忘れや整理のためにも、ファシリテーターや書記が板書をして、メモを残しておくべきです。ファシリテーター自身が書くのが難しい場合には、書記担当を事前に決めておくなど、準備してくことも必要になります。

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ファシリテーターの実践テクニック

ファシリテーターが議論を進めやすいように取り入れられるテクニックとして、以下があります。

• アイスブレイク
• ブレインストーミング
• KJ法
• ワールドカフェ

アイスブレイク

アイスブレイクは、会議が始まる際に、自己紹介や簡単なゲームで話し合いをしやすい雰囲気をつくるテクニックです。

参加者が意見を出しやすくするには、身近な話題でお互いの緊張をほぐすことが効果的です。ファシリテーターは、議題に沿った意見を出し合う前に、アイスブレイクの時間を設けるようにしましょう。

ブレインストーミング

ブレーンストーミングは、話し合いをする際に、意見をとにかく出し合うテクニックです。

議題について、参加者が自由に意見を出してもらいます。このときに、周りの参加者は否定や評価をしません。ブレーンストーミングは意見を数多く集めることが目的であるからです。

一定時間で意見を出し終えたら、意見のグルーピングや除外をして意見をまとめていきます。

KJ法

KJ法は、意見に対する情報を整理するために実践されるテクニックです。

一つの意見に対し、参加者がカード状の紙や付箋に情報を書き出します。最終的に書き出した情報をグルーピングして、課題や構造を見いだせるテクニックです。

KJ方を実践することで、参加者全員で理解を深めた上で議論を進められます。

ワールドカフェ

ワールドカフェは、参加者を少人数のグループと議題に分けて話し合うテクニックです。

参加者が多いと、意見がなかなかまとまりません。また、参加者全員の意見を集めるだけで時間がかかってしまいます。ワールドカフェで少人数に分かれて議題に対する意見を出し合うことで、効率よく意見を集められます。

各参加者が一通りのグループでの話し合いを終えたら、元のグループに戻って内容を共有し、意見をまとめます。

ワールドカフェにより、さまざまな意見を取り入れた意見を集めることが可能です。

ファシリテーターがよく使うデジタルツール

ファシリテーターは、デジタルツールを使うと効率よく議論を進めやすいです。

よく使うツールは以下の通りです。

• アイデア出しや意見交換をする際に使うツール
• 投票・アンケートを行う際に使うツール
• アイデア整理・可視化する際に使うツール

アイデア出しや意見交換をする際に使うツール

アイデア出しや意見交換をする際に使うツールは、オンラインホワイトボードが有効です。例として以下があります。

• Miro：複数人で同時編集可能なオンラインホワイトボード。豊富なテンプレートを活用できる
• Google Jamboard：Googleが提供するシンプルなオンラインホワイトボード。アイデア出しやブレインストーミングに適している
• Lucidspark：多数のアプリと連携ができるオンラインホワイトボード。ファシリテーター向け機能が充実しており、参加者の集中を維持するためのコントロール機能や、タイマー、フレーム機能などが利用可能

投票・アンケートを行う際に使うツール

投票・アンケートを行う際に使うツールの例として、以下があります。

• Mentimeter：リアルタイムで投票や質問への回答を集計し、視覚化できるツール
• Kahoot!：クイズ形式で参加者から回答を集められる、ゲーム感覚で使えるツール
• Slido：Q&Aセッションや投票に適したツール

アイデア整理・可視化する際に使うツール

アイデア整理・可視化する際に使うツールの例として、以下があります。

• AIテキストマイニング：テキストデータを解析し、頻出語や関連性を視覚化するツール
• AutoDraw：簡単な図形から関連するイラストを提案し、視覚的な表現を助けるツール

ファシリテーションの課題と対策

ファシリテーターを担当すると、よく直面する課題がいくつかあります。

以下の課題と、その対策を解説します。

• 参加者の温度差
• 議論が脱線する
• 特定の参加者の発言が多い

1. 参加者の温度差

参加者の関心やモチベーションに温度差があり、特定の参加者のみで議論が進んでしまうことがあります。ファシリテーターとしては参加者全員の意見を集める必要がありますが、関心が薄い参加者の意見を引き出すことは難しいものです。

対策には事前に関心を把握しておく、発言しやすい環境を整える、などがあります。参加者のモチベーションの高いうちに意見を集めるか、アイスブレイクで発言しやすい環境をつくることが大切です。

2. 議論が脱線する

さまざまな意見を集めると、議論が脱線することがあります。議論が本筋を外れると結論を出すまでに時間が長くなってしまうので、早めに軌道修正すべきです。

対策として重要なことは、議題と目的を可視化しておくことです。議論の脱線は結論を出すことよりも、自分の意見を押し通そうとするときによく起こります。またタイムキーパーを決めておき、一定時間を超えたら発言を切り上げてもらうことも有効です。

3. 特定の参加者の発言が多い

特定の参加者による発言が多くなることもよくあります。先述した参加者の温度差や、立場の強い人が意見を多く出してしまうパターンです。

対策は、全員が発言できる仕組みを採用することです。ラウンドロビンのように全員に順番が回る形式にする、あるいは全員が紙に書いて意見を集める方法があります。

まとめ

ファシリテーターは、会議において参加者の発言を促し、意見をまとめて結論に導く人材のことです。ファシリテーターを務める人物は議題の内容に精通していることや、周囲の信頼が厚いことが多くあります。

ファシリテーターのように有能な人材を確保することは、容易ではありません。「タイミー」では登録したワーカーにその日から働いてもらい、そのまま採用することも可能なプラットフォームです。書類や面接だけで決めるのではなく、一度一緒に働いてから決めることで、信頼できる人物か判別しやすくなるでしょう。

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