【テンプレート付】不採用通知のメール例文｜送信時の注意点も解説

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

採用選考を進める中で、不採用通知を送らなければならない機会もあるでしょう。一見事務的な対応にも感じるかもしれませんが、文面や応募者への対応に気を配らないと、不快な思いをさせてしまうおそれもあります。

この記事では、不採用通知の書き方をテンプレート付きで紹介します。採用担当者は、紹介するポイントをしっかりと押さえてください。

例文の前にチェックしたい不採用通知の基本

例文を紹介する前に、まずは基本的なマナーについて押さえてください。いくら文章が良くても、対応が悪ければ企業の印象は下がってしまいます。ここで取り上げる内容は、採用担当者内でしっかりと共有しましょう。

送るタイミングは遅くとも1週間以内

不採用通知を送るタイミングは、遅くとも面接や選考の実施から1週間以内を意識してください。応募者は、複数の企業の選考を受けるのが一般的です。

その際、自社の合否の連絡が来たあとに、次の選考のスケジュールを組もうと考えている人もいるかもしれません。連絡を遅らせていると、応募者もスケジュールが組みにくくなってしまいます。

メールであれば郵送と異なり、文章を作成すればすぐに結果を伝えられます。求職者の立場も考慮して、できる限り3〜7日を目安にして通知を送信しましょう。

不採用になった理由は伏せてOK

不採用となった理由は、通知に記載する必要はありません。基本的には、「ご希望に沿えない結果」といったニュアンスで事実を伝えるのみに留めます。

応募者によっては「なぜ採用されなかったのかを知りたい」と尋ねてくる人もいるでしょう。ただし尋ねられたからといって、企業に理由を教える義務は発生しません。

企業にとっては理由を説明するメリットがほとんどありませんが、教える際には言葉選びなどに十分注意してください。

応募への感謝を伝えることが重要

応募者は、貴重な時間を使って企業の選考に参加しています。応募者に対する感謝の言葉も、必ず記載してください。

書類選考で不採用となった人には、数ある企業の中から自社を選んでくれたことへのお礼を書きます。応募者が面接まで進んだ場合は「弊社までご足労いただき」という文も入れましょう。　

感謝の言葉は、文頭に書くのが基本です。最後まで応募者に対する丁寧な対応を心がけてください。

不採用通知の重要性

不採用通知の書き方や送り方に気を配れるかどうかで、応募者の企業に対するイメージも変わります。

もし自社で一緒に働くことがなくとも、これからの関わりが一切なくなるとは限りません。得意先の企業に勤めたり、顧客として接したりするケースもあるためです。

文面や対応に応募者が不快感を覚えると、企業自体の信用が低下するおそれもあります。今後のビジネスにも影響されるので、しっかりと誠意のある対応を心がけてください。

また応募者とのコミュニケーションは、重視したいスキルのひとつといえます。応募者の満足度を向上させることは、日頃のビジネスシーンにも生かせるからです。いかに適切な不採用通知を作成できるかどうかも、一人のビジネスパーソンとして求められてる能力といえます。

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不採用通知はメール・郵送・電話どれにすべき？

不採用通知を送る手段として、主にメール・郵送・電話の3つが挙げられます。これらは、時と場合に応じて使い分けることが大切です。それぞれの方法が、どのような場面に適しているかを解説しましょう。

基本的にはメールでOK

基本的に不採用通知は、メールで完結させても問題ありません。

携帯電話が普及する前は、郵送による通知が一般的でした。しかし郵送の場合は、相手に届くまで数日程度の時間がかかってしまいます。

また企業の規模によっては、膨大な数の応募者に結果を送らないといけないケースもあります。ペーパーレスの観点からも、メールのやり取りを中心にしたほうが望ましいでしょう。

一方でメールを送る際には、送信ミスに注意しないといけません。送る相手を間違えると、個人情報の漏洩（ろうえい）リスクにも繋がります。

手軽に操作できるメールだからこそ、慎重に業務を行ってください。

書類を返却する場合は郵送（書面）で

預かっていた応募書類（履歴書やポートフォリオ）を応募者に返すかどうかは、各企業の判断に委ねられます。仮に返送する場合は、郵送で不採用通知を一緒に送っても問題ありません。

郵送時に気を付けたいポイントは、送付する時期を事前に調整しておくことです。不採用通知の作成にかかる時間、相手に届くまでの日数を逆算した上で作業してください。

また選考の結果は、応募者にとって他人には知られたくない情報のひとつです。合否のみならず、参加していたこと自体を伏せる必要があります。そのため封筒の表に「選考結果通知在中」などと記載するのは避けましょう。

緊急性の高い場合は電話がおすすめ

緊急性が高い場合は、電話で報告する方法も検討してください。

相手と連絡が取れれば、どの方法よりも早く合否の結果を伝えられます。また直接相手とコミュニケーションを取るので、確実に伝達できるメリットもあります。

しかし電話連絡は、書面やメールと異なり証拠が残りにくいのがデメリットです。録音していればデータは残りますが、そうでない場合はトラブルになったとき不利に働くおそれもあります。

さらに電話は意思疎通が難しく、相手に誤解を与えるケースも考えられます。言葉遣いには、特に気を付けなければなりません。

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不採用通知で入れるべき内容

不採用通知を作成するにあたって、必ず入れたほうがよい内容は次のとおりです。

• 件名
• 宛名
• 応募者に対するお礼
• 不採用通知
• 履歴書の処理について
• 結びの言葉（相手に対する気遣い）

書面の場合は文頭に拝啓、文末に敬具を入れることが礼儀とされています。一方でメールに関しては、これらの頭語や結語を入れることは望ましくありません。

結びの言葉は「〇〇様のこれからのご活躍をお祈り申し上げます」と記載するのが一般的です。

これらの情報が抜けていると、相手に対して失礼な通知となってしまいます。後述のテンプレートも利用しつつ、抜けている内容がないかを入念に確認してください。

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【テンプレート】パターン別！不採用通知の例文

相手の気持ちに配慮しつつ、ネガティブな内容を伝える文章を考えることは簡単ではありません。不採用通知をどう作るべきかわからない場合は、テンプレートを参考にしてください。選考の段階で書き方が少し異なるので、パターン別にメールで通知する際の例文を紹介しましょう。

書類選考での不採用通知の例文

まずは、書類選考での不採用通知の例文を紹介します。

面接での不採用通知の例文

面接まで進んだ応募者に対し、不採用通知を送る際には「面接を踏まえた結果」であることがわかるようにしましょう。

最終選考で他の人に決まったときの不採用通知の例文

最終選考まで進んだものの、採用とならなかった応募者に送る例文は次のとおりです。

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不採用通知のNGな例文

不採用通知も書き方を間違えると、内容が上手く伝わらなかったり、応募者が企業に不信感を抱いたりするおそれがあります。

このようなケースを防ぐべく、NGとされる要素を押さえなければなりません。NGな例文を紹介するので、当てはまっていないかをチェックしてください。

件名が不明瞭

メールで送信する場合、件名が不明瞭であると応募者も見落としやすくなります。選考の結果に関するメールであると、応募者が一目で判断できるように件名を作成してください。

「【選考結果通知】」などと、【】も上手く使えば相手の目を引きやすくなります。

時候の挨拶が含まれている

不採用通知には、時候の挨拶は書かないようにしてください。

（NG例）
「梅雨明けが待ち遠しい今日この頃、〇〇様はお変わりなくお過ごしでしょうか」

通知の目的は、不採用の事実を明確に伝えることです。時候の挨拶を入れてしまうと、何を言いたいのかがわかりにくくなります。

このような表現は避け、選考の結果を優先して記載しましょう。

履歴書の処分について書かれていない

文章内には、必ず履歴書の処分について記載してください。履歴書は多くの個人情報が記載されており、応募者からしても文面で一切触れられていないのは快く思わないでしょう。

方法としては、「応募者に返送するか」「自社で破棄するか」の二択です。後者を選択する場合は、責任をもって応募書類の処分をすることにも触れましょう。

不採用通知を送る際に意識したいポイント・注意点

応募者からすれば、採用されないだけでも企業に対して悪いイメージを持ちます。相手の気持ちを考えないで対応したら、その悪いイメージを覆しにくくなります。

ここでは不採用通知を送付するにあたって、意識したいポイントや注意点について解説しましょう。

「サイレントお祈り」は避ける

まず企業が避けるべき方法は「サイレントお祈り」です。サイレントお祈りとは、応募者に対して明確な不採用の連絡をしないことです。

相手は「いつ連絡が来るだろう」と、不安を抱えながら待っています。結果次第でスケジュールの組み方が変わるかもしれないので、しっかりと事実を伝えるようにしましょう。

確かに、膨大な数の応募者全員に通知を送るのは大変です。しかし一人ひとりの応募者を大切にすることで、企業全体のイメージアップにもつながります。

できるだけ早めに通知する

不採用通知は、なるべく早めに届けることが大切です。基本的に1週間が目安になるものの、3〜4日以内に伝えられれば応募者も切り替えて他の企業の選考に臨めます。

とはいえあまりにも早すぎると、応募者側も「本当に審査をしているのか」と疑問に感じるでしょう。少なくとも1〜2日は、誰を採用するかを考える時間に当ててください。

どうしても遅れてしまう場合は、あらかじめ結果が分かる日程を連絡しておくと親切です。

宛先は絶対に間違えないようにする

不採用通知を送る際には、宛先を絶対に間違えてはいけません。必ず複数の担当者によるダブルチェックを行いましょう。

ボタン一つで送信が完了するメールは、特に注意しなければなりません。もし目視の確認だけでは不安な場合は、メールの誤送信防止機能を使う方法もあります。

普段の仕事においても、宛先の間違いは信用低下につながりかねないミスのひとつです。採用活動にかかわらず、日頃から慎重な取り扱いを心がけてください。

わかりやすく簡潔に伝える

不採用通知は、誰が見てもわかりやすいように簡潔に伝えましょう。

挨拶として感謝の気持ちを記載し、すぐに結論を述べるだけでもわかりやすい文章になります。

何を言いたいのかが伝わる通知を書くには、文章の構成からしっかりと考えなければなりません。そのためにも、前もって準備を進めておく必要があります。

また文章が長すぎると、相手も読む気がなくなってしまいます。段落も入れつつ、多くの人が読みやすいと感じる書き方を心がけてください。　

未来のことも考慮し気持ちを込める

不採用通知では、応募者に対する応援の気持ちを示すことも大切です。

応募者にとって選考はストレスも抱えやすく、いわゆる「お祈りメール（不採用通知）」を送った企業に嫌悪感を抱くケースは珍しくありません。

そこで「（応募者の）経験は今後のキャリアに役立つ」「お客様になってほしい」のような未来を考慮した文も入れると、企業への見方が変わることもあります。

応募者が自社と関わりを持つ可能性があることを踏まえ、不採用通知においても誠心誠意の気持ちを伝えましょう。

まとめ

今回は、不採用通知の書き方について詳しく説明しました。作成する際には、テンプレートをしっかりと参考にすることが大切です。NGな表現も押さえつつ、どのような記載が重要となるかを理解してください。

また採用活動では、応募者に対して誠意を持って対応しなければなりません。サイレントお祈りや数カ月も結果を知らせないといった行為は避けましょう。

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