採用ペルソナとは？ペルソナ設定方法や人材採用への活用方法を解説！

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

自社が本当に必要としている人材を確保するためには、採用ペルソナの設定が大切です。特に経験の浅い採用担当者はペルソナを活用しましょう。

採用ペルソナの設定方法が分からない方のために、ペルソナの設定の仕方から活用方法まで解説するので、ぜひ参考にしてください。

「採用における「ペルソナ」とは？

ビジネスにおいてあらゆる分野で出てくる「ペルソナ」。採用においてはどのような役割を果たし、重要であるのか見ていきましょう。

ペルソナを設定し、求人で人材募集するまでの流れを詳しく知りたい方は「求人で人材募集する方法を徹底解説！求人媒体の特徴や応募に至るポイントも紹介 | 欲しい時間の即戦力がすぐ見つかる」も参考にしてください。

「ペルソナ」とは？

採用における「ペルソナ」とは、自社が求める人材のイメージを具体化することをいいます。採用担当の経験が浅い方は、特に深掘りしてペルソナを設定することが大切です。

例えば以下のような細部まで定義したものがペルソナです。

ペルソナは、「採用活動がうまくいっていない」「新事業を立ち上げる」といったときや、採用活動を見直すときに設定します。

ペルソナ設定の重要な理由

ペルソナを設定する理由はいくつかあります。例えば「社内間の認識のズレをなくす」ことです。企業の求める人物像を詳細に決めておくと、認識のズレを予防し、採用活動の効率を上げることができます。

またペルソナの設定は、採用者のデータを詳細まで記録しておくことでもあります。入社数年後にどれだけ成長しているか、変化があるか、といった分析データを収集するために役立ちます。

ペルソナを設定することは、採用時（短期）だけでなく、中長期的に見ても必要なプロセスといえるでしょう。

「ペルソナ」と「ターゲット」は何が違う？

ペルソナとターゲットの違いは、どこまで細かく設定しているかです。ターゲットは性別や年齢など広く設定するのに対し、ペルソナは価値観や生活習慣など詳細に設定します。

ターゲットを設定しても範囲が広すぎるため、自社が求める人材ではない方まで候補に入ってしまいます。余分な候補者が多ければ多いほど、採用や選考に時間がかかり効率が悪くなるため、ペルソナを設定することが重要です。

採用ペルソナを構成する3要素

採用ペルソナを設定する際は、大きく分けて「基本情報」「経験やスキル」「価値観や考え方」の3つの要素で考えます。それぞれの要素で細部まで設定することで、より詳細なペルソナが完成します。

基本情報

最初に行うのは、求める人材の基本情報の設定です。基本情報は、性別、年齢、学歴（職歴）、居住地、年収、家族構成などです。

現在の年収や保有資格などは、報酬を設定するときに関わってくるため、基本情報も細部まで決めておくことが大切です。職種や業務内容において、家族構成などが必要ない場合はピックアップしなくても問題ありません。

経験や資格等のスキル

経験や資格などのスキルの有無によっては任せる業務が変わってくるため、これは採用ペルソナにおいて重要な項目です。

特に専門的な業務であれば、経験値や資格が必要不可欠です。資格の設定をする際も「日商簿記」だけでなく「日商簿記2級」といった何級までが必要なのか細部まで決めておくとなお良いでしょう。

この情報が不足していれば採用後にミスマッチが生じ、早期離職にもつながりやすくなるため、しっかり設定しておくことをおすすめします。

価値観や考え方

企業の経営理念や方針に沿って社員に働いてもらうことが企業の成長へつながります。従業員1人ひとりが別々のベクトルに進んでいけば、まとまりがなく上を目指すことができません。

そのため、価値観や考え方が企業と合っているか設定しておく必要があります。挑戦志向の強い企業に、保守的な考え方を持つ方が入社しても、ギャップが多く業務についていけません。

企業の環境に適しているか確かめためにも、価値観や考え方は採用ペルソナにおいて重要です。

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採用ペルソナをつくる5ステップ

採用ペルソナをつくるには、5つのステップに沿って行います。各項目ごとに重要なポイントがあるので、しっかり見ていきましょう。

採用ペルソナのイメージ

まずは採用ペルソナがどのようなものか完成図のイメージを見ていきましょう。

項目ごとに詳しくペルソナが設定されているため、誰が見ても求めている人物像が一目で分かります。これにより、社内間でも認識のズレをなくし、採用効率も上げることが可能です。

次は採用ペルソナを設定するための5つのステップを順番に見ていきましょう。

ステップ1：必要な人材を明確にする

最初にすることは、自社の情報を整理し、必要な人材を明確にすることです。自社の状況を改めて見返し、この状況を良くするためにはどのような人材が必要であるのかを知ることから始めましょう。

自社について整理するときに役立つ情報は以下の通りです。

これらの情報を整理すると、短期～長期にかけて自社が必要とする人材を把握することができます。

ステップ2：採用目的を確認する

次のステップは、採用目的の確認です。人員不足、新規事業の立ち上げ、即戦力、教育担当用など、なぜ採用を行うのか目的を確認することが大切です。

採用目的によって募集する人物像や職種、必要となるスキルや要素の優先度などが異なります。採用目的を再確認し、何をもってゴールとするのかを明確にしておけば、本当に必要な人材を募集できます。

ステップ3：詳細な求める人物像の条件を出す

3つ目のステップは、求める人物像の条件を細部まで決めていくことです。求める人物像を決めるためには、現場の声を参考にすると良いでしょう。人事部が想定する人物像と、実際現場で働いている従業員が求める人物像にギャップがあることが多い傾向があります。

そのため、社内のヒアリングは欠かさず行いましょう。また、入社したばかりの新入社員に「自社に入社した理由」を聞くのも、求める人物像の参考にもなるのでおすすめです。

求める人物像は必ずしも1つである必要はありません。状況に応じて2～3つつくっておいても問題ありません。ただし、つくりすぎると分かりにくくなるため注意しましょう。

ステップ4：仮のペルソナをつくり検討する

1～3のステップをもとに仮のペルソナをつくっていきます。自社のフォーマットを活用し、これまでの情報を落とし込む作業を行っていきます。現在使用しているフォーマットに過不足がある場合は、補足していきましょう。

ファーストをつくる際に参考となる項目は以下の通りです。

ステップ5：作成したペルソナに沿って募集を行う

ペルソナが完成したら、それに沿って募集を行います。ペルソナに沿って採用活動を行う中で、気づいたことなどがあれば記録しておくことが大切です。

一度つくったペルソナも、採用活動を繰り返す中で自社の現状に合ったものに修正していく必要があります。企業方針が変わったにもかかわらずペルソナが同じままだと、応募者との間にミスマッチが生じる可能性が高くなります。

そのため、現場や経営陣などと常にコミュニケーションを取りながら、ペルソナが現状維持でも問題ないか確認しましょう。

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採用ペルソナをつくる際に有効なフレームワーク

採用ペルソナをつくる際には、人材要件フレームを参考にすることがおすすめです。人材要件フレームとは、能力や考え方など求める人物像を言語化したものです。

スキル（能力）、マインド（考え方）、属性（社会的立場等）の3つをまとめることで求める人物像が完成します。
h3:スキル（能力）
スキルとは、その人が持っている資格だけでなく能力や実績などをいいます。具体的には以下のようなものです。

＜スキルの具体例＞

例えば、接客業であればコミュニケーション能力は必須です。さらに接客業の中でも店舗を運営する場合は、企画開発力や提案力も必要となります。

必ず必要なスキルとそうでないスキルに分けて、ペルソナを設定しましょう。

マインド（考え方）

マインドは学力や知識の多さではなく、その人自身がもともと持っている地頭の良さや考え方のことをいいます。具体的には以下のようなものです。

＜マインドの具体例＞

難関大学を卒業し高学歴を保持していたとしても、社会人としての力がなければ社会に通用しません。マインドはその力と関わる部分であるため、重要な項目です。知識や資格だけでなく、、その人が持つ性格や価値観なども大きく影響を与えます。

属性（社会的立場等）

属性は、新卒・中途採用・性別・国籍などの物理的な条件をいいます。求める人物像として考えるときの具体例は以下のようなものです。

＜属性の具体例＞

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採用ペルソナの活用場面

作成したペルソナは採用のあらゆる場面で活用できますが、その中でも使用率の高い「スカウトメール」「面接」の2つに焦点を当て紹介します。この2つの場面ではペルソナのスキルを十分に生かせるため、ぜひ活用してみてください。

スカウトメールを作成する

スカウトメールは、自社から求職者に向けてアプローチを送るメールです。広い範囲に送るオープンオファーには不向きですが、条件一致オファーや完全一致オファーではペルソナが役に立ちます。

スカウトメールの返信率を上げるには、競合との差別化が重要です。ペルソナを生かして求職者に刺さるインパクトのある内容にします。自社で決めたペルソナと、求職者の基本情報を見比べながら、気になる人材にスカウトメールを送ってみましょう。

h3: 面接基準に設定し面接で使用する

面接は求職者と直接コミュニケーションを取れる場であるため、自社が設定したペルソナと比較しながら選考することができます。ペルソナに付随した質問を設定しておかければ、求める回答を得られません。そのため、ペルソナに合わせた質問内容を設定する必要があります。

例えば「パーソナリティ：人当たりが良く、誰とでも分け隔てなく接する」というペルソナを設定をしていた場合、「あなたの個性・性格・強みは？」といった質問が効果的です。

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採用ペルソナ設定時の注意点

採用ペルソナの設定時には注意したいポイントが5つあります。この5つを意識することで、正しくペルソナを使いこなせます。それぞれの特徴を見ていきましょう。

主観を反映させない

大前提として、採用活動は公正に行う必要があります。例えば、「育休に入る可能性が高い20代の既婚女性は採用を控えましょう」といった主観を反映してはいけません。公平さに欠け、ペルソナの目的にも反しています。

個人の選ぶ権利や自由を摘むようなペルソナの設定はやめましょう。あくまでもペルソナの設定は、自社に適した能力や適正があるかを評価し、あらかじめ評価基準や質問内容を決めておくことが目的です。

ペルソナは必ず社内で共有する

採用担当者がペルソナを設定したとして、自分だけが把握していても意味がありません。なぜなら、採用担当者が設定したペルソナが、現場や経営陣の意見と同じとは限らないからです。

ペルソナを決めるときは、まずは社内の各部署や現場の声をヒアリングしておくことが大切です。新入社員の多くは現場で働きます。そのため、人事部がほしい人材ではなく、最前線で働く現場が求める人材を優先しましょう。

ペルソナが完成した際は、社内で共有し認識のズレがないかを確認しておきましょう。

人材像を求人票に反映する

設定したペルソナにもとづいて、各媒体の求人票に求める人物像を反映していきます。このときに、自社の要望ばかりを押し通していると、応募者は増えません。例えば、職種によっては採用市場に経験者が少ないこともあります。

しかし、経験者を設定したからといって条件を変えずに求人募集していても募集は増えません。ペルソナを設定したからといって、必ずしもそれに従う必要はありません。

採用市場や状況によっては他社の状況などを加味しながら、求人票に反映しましょう。

定期的にペルソナに修正を加える

ペルソナは定期的に修正を加えることが大切です。例えば「採用市場が変わった」「経営方針が変わった」「新卒採用から中途採用に変わった」といったようなことがあれば、ペルソナを修正する必要があります。

常に同じペルソナを使い続けていると、現在求める人物像とギャップが生じてしまいます。会社が設立したときに必要な人物像と、、20年後に必要な人物像は同じとは限りません。

このように「今」求めている人材を確保するために、定期的にペルソナを修正していきましょう。

採用ペルソナを細かく設計しすぎない

採用ペルソナは細部まで分解して設計するものですが、あまりにも細かすぎると不明瞭になってしまうので注意しましょう。

例えば「身長175cm以上」「右利き」といったような項目は採用とは無関係です。採用ペルソナとは関係のない項目まで設計しても意味がないので注意しましょう。

またこのような項目を設定してしまうと応募者も減ってしまうため、採用効率も悪くなります。

新卒と中途採用で設定するべき採用ペルソナの違い

職種や社会人としての経験がない新卒採用者の場合、スキル・職歴・年収といった項目を設定できません。経験を設定する場合は、学生時代のアルバイトを基準にしましょう。

一方の中途採用は、以前に働いていた経験があるため即戦力としての活躍が期待できます。前職の経験や実績、キャリアアップに向けての目標、今後の働き方などを中心に設定しましょう。

新卒と中途採用のペルソナを一緒にすると、どこかでギャップが生じてしまうので注意しましょう。

「まとめ」

ペルソナを設定することは、本当に必要な人材の確保につながります。採用活動をする際は、ペルソナを設定し効率良く人材を確保できるように心がけましょう。

ペルソナを設定して採用するまでは時間を要しますが、すぐにでも人材を確保したい場合は「Timee（タイミー）」がおすすめです。タイミーでは「今日」働いてほしい人材を見つけることができます。詳しく知りたい方は、こちらから資料をダウンロードしてください。