ATS（採用管理システム）とは？できること・選び方・成功事例などを解説！

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

「採用活動におけるATSとはどんなシステムだろうか」
当記事をお読みのあなたは上記の疑問をお持ちではないでしょうか。

当記事ではATS（採用管理システム）の種類やできることを解説します。ATSを導入することで、採用活動のコストを削減し、人材育成や営業、開発など別の業務にリソースの割り当てが可能です。

ATSの比較ポイントや導入事例も参考に、自社でもATSを導入すべきか検討しましょう。また「自社ではATSを使わない」と感じた企業が実施する採用活動の代替案も解説します。

ATS（採用管理システム）とは

ATS（採用管理システム）は、自社の採用活動を強化するために用いるシステムです。ATSはApplicant Tracking Systemのそれぞれの頭文字から取った略語になります。

ATSを用いると採用活動に関連する以下の業務を効率化、省力化できます。

• 求人募集の管理
• 候補者のデータ集約、可視化
• 状況応募者とのコミュニケーション
• 選考情報の管理

事業の規模が大きくなるほど採用する人数も多くなります。それと同時に候補者数も増え、コミュニケーションやデータ確認の負担も増大するでしょう。ATSを用いれば候補者が増えても、採用活動の業務負担の低減が可能です。

ATS（採用管理システム）の種類

ATSの種類は大きく2つの分け方があります。以下でそれぞれの分け方を確認しておきましょう。

• 利用形態
  • クラウド型
  • オンプレミス型
• 採用形態
  • 新卒型
  • 中途採用型
  • アルバイト型
  • 派遣社員型

利用形態はクラウド型、サーバー型の2種類です。

クラウド型は毎月料金を支払い、インターネット経由でアクセスするタイプです。場所を問わずに利用できることや、初期費用を抑えられるメリットがあります。

一方、オンプレミス型は自社のサーバーにATSをインストールして利用するタイプです。初期費用は高いですが、導入以降は料金を発生させずに利用できます。

また特定の採用形態に特化したATSもあります。自社が力を入れたい採用形態があれば、特化したATSを利用することもおすすめです。

ATS（採用管理システム）の導入が広まっている背景

ATSの導入が広まっている背景は、企業が採用活動に力を入れたい姿勢が強まっていることです。

日本では少子高齢化が進行中です。少子高齢化に伴い、2024年以降もますます生産年齢人口は減っていきます。各企業にとって他人事ではありません。

生産年齢人口が減っていく中でも企業は人材確保をする必要があります。人材確保ができなければ、企業は存続できないためです。よって「人材確保をするために採用活動に注力しなければならない」と考える企業は増えています。

とはいえ採用活動だけに注力するわけにもいきません。営業や開発、製造など主幹業務も同時進行させる必要があるためです。よって採用活動を効率よく進めるためにATSを導入する企業が増えています。

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ATS（採用管理システム）でできること

ATSを導入することで主に以下の業務に活用できます。

• 求人の管理
• 応募者や選考状況の整理
• 内定者へのフォロー

それぞれについて解説していきます。

求人の管理

ATSは求人の管理業務ができます。

企業は求人広告を作成し、転職サイトなどの媒体に掲載することで候補者を募集します。企業によっては広告を複数作成し、媒体ごとに異なる求人広告を掲載することがあるでしょう。この場合、媒体ごとにどの広告を掲載しており、募集状況がどうなっているのか、を把握するために労力を費やします。

ATSを用いることで、複数の媒体でどの広告を利用し、どういった募集状況なのか把握が可能です。これにより、各媒体で掲載している求人広告の状況把握がしやすくなります。

また各媒体でのデータを手軽に集約できることもメリットです。どの程度広告を見てもらえたのか、何件応募があったのか、掲載費用がいくらになったのか、などデータを分析すればより効果的、かつ効率的に採用活動を行えます。

応募者や選考状況の整理

ATSを用いると応募者や選考状況の整理ができます。

採用活動を行う企業は広告を掲載して集めた候補者のデータを管理する必要があります。例として以下のデータです。

• 候補者の経歴
• 選考状況
• 面接の記録

候補者が増えると上記のデータ量も比例して増えることになります。データ量が増えることの問題点はデータの更新や関連部署への共有がやりにくいことに加え、面接官を担当する社員による確認が難しくなることなどです。

特に候補者が多い企業の場合、Excelや紙ベースのファイルでの管理は、担当者に大きな負担がかかります。そのままでは更新者、確認者による作業の手間が増えるばかりです。

ATSを用いて応募者のデータを管理することで上記の問題を解消できます。更新がしやすく、関連者が確認しやすいデータベースができあがり、採用活動の面倒な作業を軽減可能です。

内定者へのフォロー

ATSは内定者へのフォローにも利用可能です。

内定者へのフォローは具体的に以下を管理できます。

• 候補者に内定通知を出したかどうかの確認
• 候補者（内定者）とのコミュニケーション

内定通知を出したかどうか、はメールベースでも確認できます。しかし、内定者が多ければ管理が煩雑になってしまうでしょう。

連絡が行き届いているかどうか、担当者は実態を確認する手間が生じてしまいます。ATSを用いれば、内定通知の有無も一目で確認可能です。

また内定者とのコミュニケーションにもATSを利用できます。内定者が抱える疑問や入社前の不安を解消し、入社までフォローすることで内定辞退のリスクを減らせます。

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ATS（採用管理システム）のメリット

ATSを導入することで以下のメリットを得られます。

• 採用候補者の情報を一元管理できる
• 社内・社外への情報共有がしやすい
• 時間とコストが削減できる

採用候補者の情報を一元管理できる

ATSを用いると採用候補者の情報を一元管理できるメリットがあります。

特に複数の媒体で人材を募集している場合、候補者から得たデータ項目が不一致な場合があるでしょう。候補者が多くなると、担当者は確認作業や比較作業に大きな時間を費やすことになります。

ATSを用いると、データ項目を集約して一元管理が可能です。これにより複数の媒体で募集をしていても、候補者同士の比較をしやすくなります。

社内・社外への情報共有がしやすい

ATSを用いれば社内、社外への情報共有がしやすいこともメリットです。

例として候補者のデータを社内で共有するケースを考えてみましょう。以下の社員が候補者のデータを確認します。

• 人事担当
• 面接官
• 配属予定部署の担当者

データ共有を正しく安全に行うためにはメールやExcelベースのファイルでの共有はリスクがあります。誤送信や、見るべきではない社員がデータを見られる可能性があるためです。情報流出防止には、厳重なセキュリティー管理が求められます。

ATSを用いれば、あらかじめ適切なセキュリティーが備わっており、社内外問わず正しく必要な担当者のみに情報共有できる可能性が高まります。

時間とコストが削減できる

ATSを用いることで採用活動に関連する業務時間やコストを削減できるメリットがあります。

採用活動は直接的な利益を生み出しませんが、企業にとって必要な業務です。よってできるだけ時間やコストをかけずに行いたいと考えるでしょう。しかし、採用活動には以下の業務があります。

• 求人広告の作成、掲載
• 書類審査、面接など候補者の選定
• 内定者への通知、アフターフォロー

候補者が増えるほどこれらの業務の負担が重くなります。しかし、ATSを用いれば各業務の効率化が可能です。よってATSを導入すると、採用活動における時間とコストの削減を実現できます。

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ATS（採用管理システム）のデメリット

一方でATSのデメリットには以下があります。

自社にマッチしたATSを導入できないとコストだけがかかる
システムを活用しきれないと導入効果が得られない
操作に慣れるまでに時間がかかる

自社にマッチしたATSを導入できないとコストだけがかかる

ATSは自社にマッチしたものを導入しなければ導入コストが無駄になってしまいます。

ATSは利用すれば初期費用や従量課金が発生します。また利用に慣れるための習熟にも時間がかかるでしょう。ATSの導入はこうしたコストを費やしても、得られるメリットが大きいからコストを受け入れる、一つの投資です。

しかし、メリットを得られなければコストが無駄になってしまいます。そのため、選定時にどのATSを導入すべきか慎重に選定しましょう。

システムを活用しきれないと導入効果が得られない

ATSを導入しても活用しきれなければ高い効果は得られません。

ATSには製品、サービスごとにさまざまな機能があります。すべてを使う必要はありませんが、利用する機能が少ないとコストとメリットが割に合わない可能性が高いです。導入目的を明確にして、なるべく多くの機能を使えるATSを選べるよう準備しましょう。

操作に慣れるまでに時間がかかる

ATSは操作に慣れるまでに時間がかかるケースがあります。

特に使い始めは不明点も多くなります。「ATSを使った方が時間がかかる」と担当者から不満の声が上がることもあるでしょう。

しかし、使い慣れれば効果が出やすくなります。慣れるまでの時間も計算して導入してください。またこのデメリットを軽減するために以下の特徴を持ったATSを導入することもおすすめです。

• 無料お試しが利用できる
• 画面や操作がシンプルである
• サポートが充実している

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ATS（採用管理システム）の選び方のポイント

ATSにはさまざまな製品、サービスがあります。自社に合うATSを導入するために、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 導入目的で選ぶ
• 効率化したい業務内容で選ぶ
• サポート体制が充実しているものを選ぶ

導入目的で選ぶ

ATSの導入目的を明確にしておき、どの採用形態に特化した製品、サービスを利用するか比較しましょう。

ATSには各採用形態に全般的に対応しているものもあります。しかし、採用形態に特化したATSを導入するとより効果が高まったり、導入費用が安く済んだりするケースもあるでしょう。自社が力を入れたい採用形態を踏まえて、特化しているATSで比較すれば選択肢を絞りやすくなります。

効率化したい業務内容で選ぶ

ATSによって効率化したい業務内容で比較をすることもポイントです。

自社の採用活動で抱えている業務課題を明確にしておきましょう。そして課題に対する解決策としてATSの導入が必要だと決まれば、ATSの選択肢も狭くなります。

例として複数の媒体で広告を掲載しているので、データを一元管理したいのであれば、複数媒体の広告管理ができるATSを選びましょう。複数媒体に対応していなければ目的を達成できず、コストが無駄になってしまいます。

サポート体制が充実しているものを選ぶ

サポート体制が充実しているATSを選ぶこともポイントです。

ATSは使いこなせなければ効果をあげられません。しかし、使いこなすまでには時間がかかり、不明点も生じるでしょう。その時に不明点を一緒に解決してくれるATSを導入すると使いこなすまでの時間も短縮できます。

使いこなせないまま放置、となってしまえば、たちまちコストが無駄になってしまいます。コストを無駄にせず、効果を上げるためにも、サポート体制が充実しているATSを選びましょう。

【成功事例】実際にATS（採用管理システム）を導入した企業例

実際にATSを導入し、業務効率化を実現した企業の事例を確認してみましょう。

• IT業界
• 飲食業界
• 広告業界

IT業界の事例

IT業界のA社はATSを導入したことで以下の業務効率化を実現しました。

• 応募者のデータを簡単に抽出できるようになった
• カレンダーと連携させることで、予定を転記する必要がなくなった

応募者のデータは名前や住所などの個人情報はもちろん、経歴やスキルなどさまざまです。これらの中から必要なデータだけを取り出す作業は、案外手間がかかります。場合によっては取り出したデータを加工しなければ、分析に使えないケースもあるでしょう。ATSの導入によって加工することなく必要なデータを取り出せるようになりました。

また同社はカレンダーソフトとの連携によって、面接などのスケジュールの自動記録を実現。カレンダーに転記する必要がなくなり、手間の省略や入力ミスの防止を実現しました。

飲食業界の事例

飲食業界のB社はATSを導入したことで、採用ページからの応募者数が3倍に増加しました。

人材確保の難しさを感じていたB社は、かつては有料求人サイトに広告を掲載していました。しかし掲載料が高い上に、それでも人は集まりません。広告に記載する時給をアップさせても人は増えないため、ATSで自社の採用ページを強化することにしました。

ATSで自社の採用ページと有料求人サイトの応募者数を管理した結果、基本は自社採用ページで募集をする作戦に切り替えています。またATS提供元企業のサポートを受けながら採用ページをブラッシュアップしたことで、応募数の増加に成功しました。

広告業界の事例

広告業界のC社はATSを導入したことで自社の採用体制を確立しました。

C社の目標採用数は中途・新卒合計で150名を予定しており、職種もさまざまでした。また複数媒体を利用して採用活動をしていることもあり、データの管理が煩雑になっていました。媒体ごと、職種ごとにさまざまなデータを扱う必要があり、Excelによる管理に限界を感じたことで、ATSを導入しています。

導入した結果、100人以上の候補者に対して同時に選考フローを進められるようになりました。また面接の内容を関連部署に横展開しやすく、社内で好評な点もATSの導入で得られた効果です

ATS（採用管理システム）の今後

ATSは今後も導入する企業が増えていくでしょう。日本全体で少子高齢化が進んでおり、各企業は人材確保により力を入れる必要があります。ATSによって採用活動の業務を効率化することで、採用活動の強化が可能です。

また新たな機能が追加されたATSが登場することも予想されます。例としてAIやビッグデータとの連携をスムーズに行い、業務を効率化できるATSです。以下のような機能が追加されると予想されます。

• AI
  • 選考フローの最適化
  • 採用した人材の最適な職種への配置
• ビッグデータ
  • 求人広告媒体ごとのデータ集約
  • 集約したデータを分析し、新たな採用活動に活用
  • AIの学習データとして投入

今後のATSの進化にも注目です。

まとめ

ATSは採用管理システムです。採用活動の業務効率化を実現するために利用されます。ATSを導入すると求人広告の管理や候補者のデータ確認ができるため、時間やコストの削減につながります。またセキュリティを確保しながら情報を共有できる点もATSを導入するメリットです。

当記事を読んで「自社ではATSは不要だ」と感じた企業もあるのではないでしょうか。「単一の求人媒体で済ませたい」「費用を安く済ませたい」と考える企業にはタイミーをおすすめします。

タイミーは無料で求人を掲載できます。タイミーへの支払いはワーカーに実際に働いてもらった後です。また働いてもらったワーカーをそのまま採用することもできるため、求人活動にかかるコストを大幅に削減できます。

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