ビジネスの場での面談とは？面接との違いや種類別の目的を徹底解説

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

ビジネスのいろいろな場面で実施される面談ですが、近年見直され活用する企業が増えてきているのをご存じでしょうか？そもそも面談と面接の違いについても、明確に答えられる人は少ないかもしれません。

この記事では、面談と面接の違い、面談の種類、面談の進め方やコツなどをまとめました。最近増えているWeb面談ツールについても解説しています。ぜひ参考にしてください。

ビジネスにおける「面談」とは

ビジネスの際に多用される面談。「面」には向かい合う「談」には話し合いをするという意味があり、面談には顔を合わせて話し合うという意味があります。
ビジネスは人間と人間とのかかわりから始まるものであり、人が顔を合わせて話し合う面談は、その土台を作る役割を果たしています。
インターネットなどが飛躍的に発達した現代においても、面談は欠かせません。採用難や人材不足など、企業が多くの課題を抱えるようになり、あらためて面談が重視されるようになってきています。

面談と面接の違い

面談と面接は、混同されがちな言葉です。ともにビジネスシーンで広く行われていますが、その目的とお互いの姿勢に違いがあります。

面談の目的は、相互理解を深めることです。両者は対等な立場であり、基本的には面談で合否の決定は行われません。お互いに気になる点を明確にして、採用候補者や内定者とのミスマッチを防いだり、従業員の早期退職を防止したりする効果があります。

一方、面接は主に人材選抜が目的で実施され、基本的には企業側が対象者に質問する形式で進行されます。ビジネスシーンでの面接では、その内容によって候補者の能力や適性を判断し合否が決定されます。

ビジネスにおける面談の種類とそれぞれの目的

ビジネスにおいて、面談をする機会は意外と多いものです。ビジネスにおける面談は、人事面談、採用面談、上司と部下の面談など、さまざま。それぞれ相互理解を深めるために実施されますが、詳細な目的は違います。ここでは、それぞれの目的について説明します。

カジュアル面談｜志望度醸成など

カジュアル面談は、採用を前提としないカジュアルな接触のことを指します。カジュアル面談の企業側のメリットとして、以下のようなものがあげられます。

• まだ転職意欲が固まっていない転職潜在層へアプローチできる
• 従来の採用活動では出会えなかったハイレベルの人材にリーチできる
• 求職者に興味を持ってもらえ志望する気持ちを醸成できる
• ミスマッチを防げる

求職している側からしても、まだ「なんとなく興味がある」という段階であっても、面談はその企業の社風や業界全体のムードを知ることができる機会です。自分のキャリアに対する客観的な判断を得る貴重な機会になるでしょう。

カジュアル面談のマッチングで利用できるサービスも増えてきています。代表的なサイトは以下の2つです。

• Pitta：「話せるネタ」をきっかけに求職者と直接つながれるプラットフォーム
• YOUTRUST：アカウントがあれば無料ですぐにカジュアル面談の募集が可能

興味があればときどき確認しておくこともおすすめです。

カジュアル面談についてより詳しく知りたい方は「【企業向け】カジュアル面談とは？新卒・中途の違いや服装なども紹介」の記事もご覧ください。

リクルーター面談｜就業意欲の確認など

リクルーター面談とは、企業の採用担当者（リクルーター）と就職活動中の学生や転職希望者が行う面談です。採用選考の一部ではなく、あくまでも情報交換や相互理解が目的で実施されます。 
リクルーターは、会社の事業内容、社風、求める人材像など、詳細な企業情報を提供し、候補者のこれまでの経歴、志望動機、キャリアプランなどを聞き相互理解を深めます。今後の採用の流れなどについても説明され、候補者の就業意欲の確認の機会としても捉えられます。
社会人経験のない学生にとっても、カジュアルな雰囲気でリラックスして取り組みやすいでしょう。面談の結果は、今後の選考に直接影響しないことが多いですが、リクルーター面談の様子から企業側からスカウトを受けることもあります。

内定者面談｜疑問の解消・条件面の確認など

内定者面談とは、企業が内定を出した者に対して行う面談です。通常、内定式や入社手続きなどの前に行われ、以下のような目的があります。

• 現在の状況や心境を確認し、不安や疑問点を解消する
• 入社への意思を確認する
• 入社後のキャリアプランの話し合い、希望や適性とのマッチングを行う
• 企業の理念や価値観、社風などを伝えることで、内定者の企業理解を深める

内定者面談は、内定者と企業の相互理解を深め、円滑な入社につなげるために実施されます。適切な内定者面談によって入社への不安を減らし、入社後のキャリアイメージをしやすくします。入社前から優秀な人材のエンゲージメント（仕事への熱意や会社への帰属意識）を高め、入社後の定着率を高めることができるでしょう。

社内面談（人事面談）｜早期離職予防など

社内面談（人事面談）は、企業内で人事部門や上司が社員と行う面談です。社員一人ひとりとの貴重なコミュニケーションの機会であり、会社へのエンゲージメントや定着率、組織力に影響します。

社内面談は以下のような内容で実施されます。

• 社員の業務状況について聞き取り・アドバイスする
• キャリアプランや将来の展望を聞き、アドバイス交えて育成計画を立案する
• キャリアプランに基づいて目標を設定し進捗を把握する
• 社員の意見や感情を把握し、働きやすい環境づくりに役立てる

社内面談は定期的に実施される場合が多く、内容は記録し、本人の今後のキャリア開発などにも利用されます。

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面談を実施するメリット

近年、企業の採用において、面接だけでなく面談を取り入れるケースが増えています。その理由ともいえるメリットについて、紹介します。

企業側から気軽にアプローチできる

面談は、面接と比べて採用担当者と求職者の双方が気軽に実施できます。求職者に気軽に声をかけて、双方が対等な立場で話し合えるので、先入観が少なく人物と向き合えます。
カジュアルな機会であれば、優秀な人材は、知名度が低い企業でも魅力的な制度や技術、業務環境があれば興味を持ってもらえます。面談で、魅力を十分に伝えれば、いっそう企業に魅力を感じられるでしょう。
また、面談を積極的に実施する企業には、透明性が高く求職者へ真面目に向き合おうとしているといったイメージが持たれやすいでしょう。このことは人材確保に有利に働きます。

採用のミスマッチ予防につながる

面接の前に、企業の価値観や方向性を開示しておけば、採用のミスマッチも予防できます。

面談では企業担当者と求職者がフランクに話せますから、お互いの考えや価値観をより深く知る機会になるでしょう。なんとなく感じられるお互いの相性や違和感もわかります。入社後に「こんなはずじゃなかった」とならないために、面談は有効な手段になります。

また、企業側からも求職者の能力や適性を見極めることができますし、迷ったときの判断材料になります。

担当者・面談相手ともに負担が少ない

面接では、面談より負担がともないます。とくに選考は心理的負荷が大きい業務です。

面談は選考の必要がないので、選考のプレッシャーを減らし、気軽に多くの情報を収集できます。問題になっている、ミスマッチへの対応業務の煩雑な業務も減らせるでしょう。

また、エントリー側も自分で情報を収集する手間が省け、効率よく企業の情報を仕入れられるので負担が少なくなるでしょう。

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面談を実施するデメリット

面談には、デメリットもありますから、対策を講じる必要があります。発生しがちなデメリットを解説します。

ただ雑談するだけの時間になってしまうこともある

面談は、気軽にできるのがメリットですが、一歩間違えると「ただ雑談しただけ」となり、時間の無駄になることもあります。

面談は、直接的な採用結果には結びつきにくい仕組みですから、なんのために実施するのかが明確になっていないと、なんとなく会って世間話に終始することにもなりかねません。成果が出せなければ、人件費の無駄になります。

そのため、面談といえど、事前にある程度は求職者から聞き出したいことをまとめておくことをおすすめします。あとで紹介する面談シートを作成しておきましょう。

場合によっては応募者が減ってしまうこともある

面談をするだけで、良いイメージを与えるわけではありません。内容によっては、企業イメージを下げ、応募者が減る可能性もあります。

高圧的、人格否定、一方的な質問攻め、強引に入社させようとするなどの行為は、求職者が不快に感じやすいでしょう。こうなると、企業の印象を大きく損ねてしまいます。

そのため、あくまでも面談は｢相互理解を深める」ことを心得てください。

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面談の進め方

以下に、典型的な面談の進行方法を紹介します。

1. アイスブレイクの時間をとります。話が弾んで、アイスブレイクに時間をかけ過ぎないようにしてください。
2. 企業側から自己紹介と自社紹介をします。率先して自己紹介すれば、相手が話しやすくなります。
3. 面談相手に、自由に話してもらいます。相手が話し終えるまで、最後まで耳を傾けましょう。その際には相手の論理性や価値観を推しはかります。
4. 相手に質問をします。表面的な質問ではなく、なぜその道に魅力を感じたのですか？などのように、相手の価値観や考え方を深掘りする質問が適切です。また、この段階で相手からの質問にも答えます。質問からも、相手が何を志向しているのかを把握し、自社とのマッチングの可能性を探りましょう。
5. 相手の満足度を確認しつつ、面談を終えます。関係を継続したい場合は、再度面談したい旨を伝えます。関係を終了させたい場合にも、相手の心情に寄り添った対応が必要です。

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面談を実施する際に意識したいポイント・注意点

面談をしても何の成果も得られないどころか、相手のモチベーションが下がったり、応募人数が減る可能性もあります。面談を成果につなげるために、意識したいポイントをまとめました。

相手に興味を持って丁寧に話を聞く

面談では、相手の話を興味を持って聞きましょう。自分が話したいことだけを一方的に話すのではなく、相手がこちらに伝えたいことを受けとめる意識が大切です。あいづちやリアクションを交えて丁寧に話を聞きます。

人間は相手がしてくれたことを返したいという性質があります。オープンな態度でのぞめば、相手も話しやすく信頼関係が作れるでしょう。たとえば失敗談などは、自分からは言い出しにくいですが、相手が失敗談を話せば親近感をもち信頼関係ができやすくなり、より深い話が出てくるかもしれません。

相手の話を否定しないことも大切なポイントです。相手の考えを肯定的に受け入れ、共感しながら話を進めていけば、自然と話が膨らむでしょう。特に会話の中で見つかったお互いの共通点などがあれば、積極的に活用しましょう。仲間意識が高まり、企業に対しても親近感を持ちやすくなります。

オープンクエスチョンを活用する

たとえば「今の仕事は好きですか？」の質問には「はい」か「いいえ」で答えます。このような質問をクローズドクエスチョン（閉じた質問）と呼びます。

一方「どんな仕事をしているときが楽しいですか？」という質問には、相手は自分の言葉で答える必要があります。このように「はい」か「いいえ」で答えられない質問をオープンクエスチョン（開いた質問）と呼びます。

オープンクエスチョンを使えば、相手が考えや意見を言葉で表現でき、話の内容も深掘りしやすくなります。

しかし、あまりオープンクエスチョンを多用しすぎると、尋問されているようで、相手が疲れる可能性もあります。

相手の答えに対して「確かに、それは楽しそうですね」「そういう考え方があるんですね」などと、肯定していることを示しながら進めると、オープンクエスチョンが多くても尋問されているように感じにくいものです。

プライベートに踏み込みすぎない

特に社内面談では、業務上必要な部分を除いて、相手のプライベートな詮索は避けるべきです。
面談は、あくまで育成や業務改善のために行われるものなので、プライベートな話題は関係ないはずです。深入りしすぎるのは避けましょう。
ただし、相手が仕事に関する悩みや不満を打ち明けてきた場合は別です。頭ごなしに否定せず、じっくりと話を聞く必要があるでしょう。
自分の意見を言い過ぎず、傾聴し共感すれば、相手は自分の問題を客観的に捉えて気づきを得ることもあります。 ただし、プライベートな話題に関しては慎重な対応を心がけましょう。関与するのは業務に関連する範囲にすべきです。
あまりプライベートな話題に時間を割くようなら、あらためて両者の間で面談の目的を明確にする必要があります。

面談シートを用意する

面談する際には、事前に面談シートを用意すると便利です。形式は問いませんが、セキュリティ上問題ない方法で管理できるよう配慮すべきです。事前に面談シートに記載する内容は以下のような項目が必要でしょう。

• 実施予定時期
• 面談担当者
• 面談の目的
• 話したい内容
• 質問事項

面談シートがあると、重要なポイントを見落さずに話を進められます。また、面談実施後にはシートに以下のような項目を書き込みます。

• 話を聞いて感じたこと
• 話し合った内容
• 質問を受けた内容と回答
• 今後の方針・計画

面談の最後に、記載内容を確認し、お互いの認識にずれがないようにすれば今後のトラブルも防ぎやすくなります。

Web面談をする際に使えるツール

近年では、Web面談も盛んに活用されています。代表的なツールを紹介します。

Google Meet

Google Meetは、Google社が提供しているミーティングツールです。Googleアカウントを持っていれば、1時間までなら無料で最大100人まで参加できます。

特筆すべきは、Googleカレンダーと連動しているのでスケジュール管理が容易なこと。メールから面接への移行もスムーズです。

画面共有、チャット、ノイズキャンセリングなど、機能も充実。セキュリティ上も安心なシステムです。

参考：Google Meet

Zoom

Zoomは、オンライン会議の代名詞ともなっている、多くの人にとってなじみのあるツールです。無料プランでは最大100人まで、40分までの会議が開催できます。

画面共有、チャット、録画機能など、Web面接に必要な機能が一通り揃っていて、リップ、髭、眉のエフェクトがあるのも、うれしいという声を聞きます。

セキュリティ面では、過去に一部課題が指摘されたことがありましたが、現在は安心して利用できるレベルです。

参考：Zoom

Skype

Skypeは、Microsoftが提供するビデオ通話ツールで、無料で最大50人までのビデオ通話が可能です。

Skype は、個人利用だけでなく、企業でも広く活用されています。Microsoftアカウントと連携すれば、Officeアプリとも併用できるので、WordやExcelなど、Microsoft中心のIT環境であれば、導入しやすいツールです。

参考：Skype

まとめ

ビジネスの面談は相互理解を深める場です。「こんなはずじゃなかった」というミスマッチや早期退社の防止にもなり、採用などの場面でも多く使われます。

「Timee（タイミー）」は「働きたい時間」と「働いて欲しい時間」をマッチングさせるスキマバイト募集サービスです。企業は来て欲しい時間や求めるスキルを設定するだけで、条件に合ったワーカーを呼ぶことができます。求めるスキルを持つ人材を最短即日で確保できるうえ、今後長期に働いてほしい人材についても、タイミーを使えば面談よりも長い時間をかけて人柄や働きぶりを確認できます。

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