【テンプレート例文あり】内定通知書の必須項目は？法的効力はある？

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

内定通知書は、応募者と企業の間で労働契約を成立させる重要な書類ですが、この段階では入社は確定していません。応募者は内定通知書を受けて入社するかどうかを検討するので、内定通知書に必須項目が足りなければ、せっかくの人材を逃してしまう可能性もあります。

この記事では、内定通知書を発行する目的や法的立場について解説し、内定通知書の書き方・記載すべき項目を示しました。適切に採用を進め、優秀な人材を確保するために、ぜひ参考にしてください。

内定通知書とは

内定通知書とは、企業が採用を決定した応募者に対して発行する書類です。
内定通知書の発行をもって応募者と企業の間で労働契約（始期付解約権留保付労働契約）が成立します。内定通知書の発行は法律で義務付けられていませんから、企業によって発行するかどうかや発行方法は、違います。
内定通知書が発行されれば、よほどの事情がない限り、企業側からの一方的な内定取り消しはできません。つまり、内定通知書の発行は、応募者の入社意思を確認して入社の手続きをスタートする重要な手続きです。

採用通知書・内定承諾書・労働条件通知書との違い

内定通知書と混同しがちな書類に、採用通知書、内定承諾書、労働条件通知書などがあります。
採用通知書は企業側が応募者の採用を知らせるための書類であり、内定通知書同様、法律で定められている書類ではありません。内定通知書との明確な区別はなく、企業によっては「採用内定通知書」として扱っているケースもあります。入社に至るか否かは、応募者が採用通知書を受け取った後に判断します。
内定承諾書は、応募者が内定を受諾する意思を企業に伝える書類で、これを受け取った企業は、正式に入社が決定し準備を始めることになります。一般的に採用通知書や内定通知書と共に同封され、内定を承諾したのちに応募者から送り返します。
労働条件通知書は、労働条件を記載した書類で、労働基準法に交付が定められています。

内定通知書を送る目的

内定通知書を発行すれば、企業と応募者の間で労働契約が成立します。お互いの関係が法的に明確になり、応募者の入社意思を確認する段階に移ります。
その後、応募者が内定承諾書を提出すれば、入社意思を確認でき、入社が決定します。企業からすれば、内定通知書の送付には人材を確保し流出を防ぎやすくする目的もあります。
特に優秀な人材は、他社からもオファーを受けている可能性が高いので、内定が決定したら入社の意志を確認する必要があります。人材が確保できれば、人事計画や経営戦略が立てやすくなります。

内定通知書を発行するタイミング

内定通知書の発行に法的な期限はありません。しかし、優秀な人材を確実に確保し、他社への流出を防ぐためには、できるだけ早いタイミングで発行するべきです。遅くとも最終選考から10日以内に送付するのが一般的でしょう。
また、内定者を一堂に集めて会社説明や入社手続きの案内などを行い、その場で内定通知書を発行することもあります。
注意すべきは、大学や大学院2年の新卒採用の場合です。既に内々定を出していたとしても、内定通知書の発行は正式に内定を出せるようになる10月1日以降に渡するようにするケースが多いでしょう。

内定通知書には法的効力はある？

内定通知書自体に法的効力はありません。しかし、内定通知書を発行すれば、応募者と企業の間で労働契約（始期付解約権留保付労働契約）が成立し、内定通知書を発行した後は企業側からの一方的な内定取り消しはできません。
法的な意味がないのなら、内定者に内定通知書を送る必要がないと考えるかもしれませんが、内定通知書には、トラブルを防ぐ目的もあります。口頭で内定を伝えるだけでは、曖昧になる可能性があります。
内定通知書の発行は法的な義務ではありません。しかし、内定通知書を発行しなくても、内定を書面で確認できるように何らかの記録を残すべきでしょう。

内定通知書の書き方・記載すべき項目

内定通知書の書き方や記載内容に法的な規定はありませんから、基本的には項目も自由です。しかし、応募者と企業の間で労働契約が生じる書類なので、必須事項は忘れないように記載しましょう。

必須項目

内定通知書に必ず記載すべき項目は、以下の通りです。

• 発行日
• 内定対象者の氏名
• 企業名
• 担当者及び問い合わせ先
• 内定した旨の通知
• 入社予定日

これらは、企業と内定者との間に認識の齟齬（そご）が生じないようにするために必要な項目です。

また労働条件（給与や休日など）や勤務地も、内定者が入社するかどうかの判断にも影響するうえ「話が違う」と入社辞退の原因になりやすいので、できる限り具体的に記載しておきましょう。

また、内定取り消し事由を記載する企業もあります。内定が取り消される可能性がある行為を事前に通知しておけば、もし内定取り消しを検討せざるをえない場合に、トラブルを回避できるかもしれません。

必須ではないが記載しておくといい項目

内定通知書によって、企業イメージが変わる場合もあります。入社の意志決定は、理論的な判断だけでなく、感情的な動機づけにも左右されますから、書類の作成には注意が必要です。
たとえば、以下のような項目が内定通知書にあると、より親切で丁寧な印象を与えます。

• 挨拶・お礼
  選考への参加に対するお礼や、内定者の入社に対する期待や歓迎の意を表します。
• 同封の書類の案内
  入社手続きのため、内定者に記入・提出してもらう書類が同封されている場合は、その旨を記載します。提出期限や提出方法についても明記しましょう。
• 入社日までに用意する必要のあるもの
  入社時に必要な書類を明記します。服装や持ち物についても記載すれば親切です。
• 担当窓口・連絡先
  窓口となる担当者の連絡先を明記すれば、気軽に相談できます。

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内定通知書のテンプレート（雛形）・例文

参考として、内定通知書のテンプレートを紹介します。赤字部分をカスタマイズしてご使用ください。

内定通知書テンプレート

なお、内定取り消し事由をあらかじめ記載する場合は以下のような内容が考えられます。

• 内定承諾書が締切日までに返送されない場合
• 入社日の前日までに在籍している学校を卒業できない場合
• 病気・怪我などで入社日以降の出社が不可能になった場合
• 会社の名誉、信用及び社会的評価を損なう反社会的な行為が認められた場合
• 暴力団や暴力団関係者と関わりがあることが判明した場合
• 採用内定時には予想できなかった会社の経営環境の悪化、事業運営の見直し等が行われた場合
• その他、社会的道義的に、やむを得ないと判断された場合

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内定通知書を発行・送付する際の注意点

内定通知書の発行と送付の際には十分な注意が必要です。内定通知書の発行・送付は採用業務の最終段階であり、入社に向けた最初のステップでもあります。トラブルを防ぎ、円滑に進めるための注意点を説明します。

書き間違いがないようにチェックを徹底する

内定通知書には、内定者の氏名や入社日など基本的な情報が記載されています。

情報に誤りがあると、企業と内定者の間に認識の違いが生まれ、トラブルの原因にもなってしまいます。特に複数の内定者に通知書を送付する場合は、氏名を取り違えるミスが発生しやすいので、ステップごとに間違いがないか必ず確認しましょう。

一人で作業すると、どうしても間違いが起きやすいものです。できれば複数でチェックしてから発送することをおすすめします。

会社印を忘れない

内定通知書は、会社として正式に内定を通知する文書で、会社印が押されます。

会社印の押印によって、内定通知書の正式性を証明するだけでなく、内定者に会社としての責任を持った正式な通知であることを伝えられます。

押印は漏れがないよう、発送前のチェック項目に必ず含めましょう。

会社印といっても、実印、角印、社印などさまざまな種類がありますが、内定通知書には、一般的に実印や角印が用いられます。鮮明で、かすれのないものを使用しましょう。

送付方法を決めておく

内定通知書の送付は、単に通知書を届けるだけでなく、内定者との信頼関係にも影響します。

一般的な送付方法は、メールか郵送が多いようです。どちらの方法にも一長一短がありますが、それぞれの特徴を理解した上で、自社の事情や内定者の状況に合わせて送付方法を決めましょう。

メールと郵送の、それぞれの特徴と送付の際の注意点を解説します。

メール

メールは、内定が決定すれば通知書を迅速に送付できるうえ、多くの内定者に対して一斉に通知できます。送信履歴が残るため、通知の送付状況を管理しやすい点も便利です。

しかし、気軽に送れる手段だからこそ以下の点に注意して送付しましょう。

• 送信前に内容や送信先を厳重に確認する
• 事前に内定者とメールでのやり取りを行って受信環境を確認する
• 件名に「内定通知」であることを、明記する
• 送信の時期を、あらかじめ連絡しておく

メール送付には、間違いがないかどうかを直前に確認するとともに、内定者が見落とさないように工夫が必要です。

郵送

郵送であれば、内定通知書の情報だけでなく文書そのものを届けることができます。内定者が確実に受け取ったことを確認できる方法を選択できますし、内定承諾書など、内定者からの返信が必要な書類を送付することが可能です。
郵送する際には、以下の点に注意しましょう。

• 書留や簡易書留など、配達記録が残る方法で送付する
• 宛名の氏名や住所に誤りがないか、複数でチェックする
• 本人が開封するよう「親展」や「取り扱い注意」などと記載する
• 返信用封筒を同封し、内定者が返送しやすい環境を整える

郵送の場合は、一定の時間を必要としますから、送付はできるだけ早めを心がけましょう。

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内定通知を送付する際に一緒に入れておくべき書類

内定通知書を送付する際には、入社に向けて内定者へ必要な情報を提供できる書類を同封すると、以降の手続きがスムーズになります。ここでは、内定通知書と一緒に送付すべき主な書類について説明します。

添え状

添え状は書類を送付する際に同封する挨拶状ですが、誰から誰へ送られたものか、封筒に入れた書類には何が入っているかを示す役割があります。
内定通知書を送付する際の添え状には、内定通知書に同封する書類の一覧や、各書類の説明、返送してほしい書類の期限などを記載します。
内定者に対する祝福の言葉を伝え、入社手続きに関する問い合わせ先も明記しておきましょう。内定者が不明点を気軽に相談できれば、スムーズに入社の準備ができるでしょう。

内定承諾書・入社承諾書

内定承諾書・入社承諾書は、内定者が内定を受諾し、入社する意思があることを確認するための書類です。内定者は、この書類に署名・捺印の上、企業に返送し入社の意思を示します。
内定承諾書・入社承諾書には、入社日や初任給、配属予定部署など、内定者が入社に際して確認すべき情報を記載します。また、書類の返送期限を明記しておけば、内定者の意思確認のステップをスムーズに進められます。
入社承諾書について、もっと詳しく知りたい場合は「入社承諾書の法的効力はある？企業側のポイントも解説」の記事もあわせてチェックしてみてください。

労働条件通知書

労働条件通知書は、労働基準法によって規定され企業が労働条件を労働者に明示するために作成が義務付けられています。対象はすべての労働者であり、例外はありません。
労働条件通知書に記載される内容は、労働契約の期間、勤務時間、賃金などの労働条件などです。
労働基準法施行規則が改正され、2024年4月から労働条件通知書の労働条件明示のルールが変更されています。就業場所・業務の変更の範囲など労働条件通知書に記載すべき事項が追加されていますから、労働条件通知書の様式を見直しておきましょう。

返信用封筒

内定承諾書・入社承諾書など、内定者が返送する必要がある書類がある場合は、返信用封筒を同封します。

返信用封筒には、あらかじめ企業の住所を記載し切手を貼付しておきます。切手の代わりに、料金受取人払いの印刷がされた返信用封筒を使用することもあります。封筒の大きさは、送付する封筒よりも一回り小さいサイズを使用すれば、送付用封筒に入れやすく作業性が向上します。

返信用封筒があれば、内定者の負担を軽減し返信率を高められ、人材確保にもつながりやすくなります。事務手続きもスムーズに進むでしょう。

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まとめ

内定通知書は、企業が採用を決定した応募者に発行されます。内定通知書には法的効力はありませんが、トラブル防止や人材確保のために必要です。内定通知書の発行をうけて、応募者は入社意思を伝え、入社手続きがスタートします。優秀な人材を確保するには、内定通知書も大きな役割を持っています。

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