人材要件の設定方法とは？作成時の4つのステップや意識したいポイントを紹介

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

採用活動がうまくいかない場合は、人材要件の設定に失敗している可能性が高いです。しかし「どのように、人材要件を設定すればよいのかわからない」と疑問を抱えている担当者人も少なくないでしょう。

この記事では、人材要件の概要や、設定が重要視されている理由、設定の具体的なステップなどを詳しく紹介します。ぜひ参考にしてください。

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人材要件とは

人材要件とは、企業のビジョンを実現するために必要な人材を定義した要件のことです。人材要件の例としては「求めるスキル」や「経験」「特徴」などが挙げられます。こういった情報を会社全体で共有しておくことで、採用担当者による評価のブレがなくなり、会社が求める人材を採用しやすくなります。

人材要件で設定すべき項目

人材要件で設定すべき項目は5つあります。

• 職務経験
• スキル、能力
• 性格
• 成長意欲
• 期待する行動

また、それぞれの項目に対して「必須」「持っておいて欲しい」「よりよい」の3項目で要素を洗い出していきましょう。例えば、職務経験の場合は、「必須2年」「持っておいて欲しい3年」「よりよい5年」というように洗い出しておきます。

人材要件の設定が重要視されている理由

そもそも、なぜ人材要件の設定が重要視されているのでしょうか。ここでは、人材要件の設定が重要視されている理由を3つ紹介します。

ミスマッチを防げる

人材要件を設定することでミスマッチを防げます。企業の採用にはコストがかかっており、ミスマッチによる早期離職者を増やしてしまうと、そこにかけた採用コストが無駄になってしまうため、企業にとっては非常に深刻な問題でしょう。

しかし、人材要件を設定しておくことで、自社が求めている人材を正しく選定できるため、ミスマッチ防止につながります。

業務効率が上がる

業務効率が上がることも人材要件の設定におけるメリットです。人材要件を作成し、採用活動を進めることで自社が求めていた従業員を確保することにつながります。その結果、能力に応じた人材を配属させたり、人材が足りていない箇所の業務効率の向上が見込めるでしょう。

採用ブランディングが加速する

3つ目のメリットは採用ブランディングにも役立つことです。人材要件を設定し、Webサイトや求人媒体に反映させることで「この職場で働いてみたい」と感じる求職者を増やせます。人材要件が定まっていれば、求職者にとって最適な待遇、手当、勤務条件の整備など、どういったことを求めているのかが理解しやすくなります。

人材要件を作る4つのステップ

ここで紹介する4つのステップを実践すると、効率よく人材要件を設定できます。

1.企業理念と今後の方針を明確にする

人材要件を作成する場合は、企業理念や今後の方針を明確にする必要があります。なぜなら、土台がぶれていると、今の会社に最適な人材要件を設定できないためです。

目的のずれによる採用のミスマッチを防ぐためにも、企業理念と今後の方針を明確にしてから人材要件を作成することが重要です。

2.部署ごとに必要な人材をヒアリングする

次に、どのような人材を求めているのかを事前にヒアリングしましょう。よくありがちな間違いですが、採用担当者や人材要件を作成していると、現場の声を反映できず、最適な人材を確保できないケースもあります。

そのため、実際に働く部署の人に確認を取りながら、どんな人を求めているかを確認することで、より職場にあった人材を確保しやすくなります。

3.求める条件を洗い出す

次に、これまでのステップを踏まえて、新入社員に求める条件があれば洗い出しましょう。ここで重要なことは、求める条件をできる限り洗い出すことです。例えば、多くの条件を洗い出しすぎたとしても、洗い出した後に条件の中から最適なものを抽出すれば問題ありません。次のステップで削ることも可能なので、とにかく網羅的に出すことが重要です。

4.必要要件と十分要件を整理する

新入社員に求める条件を洗い出し終えたら、その条件の中で必要要件と十分要件に分けましょう。人材要件を作成する場合、要件に優先順位をつけて、最低限「必要要件」と「十分要件」に整理します。例えば、「経験年数」を重視したいのなら必要条件に、資格があると望ましいなら「十分要件」に記載するなど、要素に応じて分類します。

また、分類された情報をもとに、必要要件は人材要件に必ず含め、十分要件は優先度によって絞り、振り分けることで、自社に最適な人材が見つかりやすいです。要素を整理して、採用担当者がどういった人材を採用すればよいのかを明確に理解できる状態を目指すことが大切です。

人材要件を作成する際のポイント

最後に、人材要件を作成する際のポイントを3つ紹介します。

工数がかかることを理解しておく

1つ目のポイントは、人材要件の選定に予想以上の工数が発生することを理解することです。多くの企業では採用工数が割けないという悩みを抱えていますが、そういった場合でも人材要件の設定は明確に行う必要があります。

多くの人員を集めて長期的視野を持った状態で人材要件の選定に取り組むことを前提とし、場合によっては採用に関する業務の代行を依頼することも検討しましょう。

細かい条件を設定しすぎない

2つ目のポイントは条件を設定しすぎないことです。人材要件で必要以上に細かく設定しすぎると、求職者とのマッチングの機会が減ってしまいます。また、人材要件を満たす人がおらず、そもそも応募してくれないケースもあるでしょう。

前述したように必要要件、十分要件に分け、人材要件を設定することはもちろん、十分要件はある程度妥協が必要なことも理解しておく必要があります。

採用基準によって人材要件も変える

3つ目のポイントは、採用基準によって人材要件を変更することです。なぜなら、新卒採用と中途採用では、人材要件の優先度が変わってくるため、変更しなければ、最適な採用ができなくなってしまうからです。

例えば、新卒採用ではポテンシャルを重視することが多いですが、中途は即戦力を意識することが多いでしょう。そういった異なる属性のものを同じ人材要件で設定してしまうと、効果が出づらい人材要件になってしまいます。

つまり、それぞれの属性に最適化できるよう、人材要件の設定項目を変更することが必要だということです。もちろん、新卒採用・中途採用という2つの人材要件を設定するには、1つの人材要件を設定するよりも工数かかってしまいます。しかし、結果的にそのほうが効果が出やすいこともあるため、設定する際は、採用の基準によって人材要件を変更するように心がけましょう。

まとめ

本記事では、人材要件の概要や、設定が重要視されている理由、設定の具体的なステップなどを詳しく紹介しました。人材要件を設定することで、求職者とのミスマッチを防ぎ、採用の成功率を向上させられます。また、場合によっては離職率を下げることにもつながるでしょう。本記事の内容も参考に、人材要件を設定し、今後の採用活動に活かしていくことをおすすめします。

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