1on1とは？目的やメリット・面談との違いなどを分かりやすく紹介

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

上司と部下の間で、相互理解を深める方法として用いられるのが「1on1（ワンオンワン）」です。マンツーマンでコミュニケーションを取ることにより、お互いの仕事に対する考え方を共有するマネジメント手法です。

この記事は、1on1の意味とメリット・デメリットをはじめ、具体的な流れや、効果的な質問例についてまとめています。

記事を読めば、1on1で意識すべきポイントを理解できます。事業主の立場で、従業員との絆をより深めたい人はぜひ参考にしてください。

1on1とは

1on1とは部下の成長を促すために1対1で行う対話式のミーティングで、数々の企業で取り入れられています。

1on1を実施する目的として、以下の要素が挙げられます。

• 部下の仕事に対する悩みを聞く
• 心身の状態に関する悩みを聞く
• これからのキャリアや目標について確認する
• プライベートな話をする

昨今ではリモートワークを取り入れる企業も増え、従業員と上司がコミュニケーションを取る機会は減少する傾向にあります。そのため、1on1での対話は定期的に実施することが大切です。

コミュニケーションを取る上で、一方的にアドバイスするのは望ましくありません。あくまで「対話」であることから、部下の声に耳を傾けることも意識しましょう。

1on1と面談の違い

1on1と面談は、どちらもマンツーマン形式で会話するため、両者を混同してしまう人も少なくありません。しかしこれらは、次のような違いがあります。

それぞれの意図を理解し、区別した上で実施してください。

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1on1の適切な頻度とタイミング

1on1は、部下のモチベーションや悩みを感じ取るためにも定期的に実施する必要があります。一般的な頻度は、1週間〜1カ月に1回です。四半期〜半月に1回にする面談よりも、頻度を高めるのが望ましいでしょう。

ただし、上記のサイクルを必ずしも守らなければならないわけではありません。時期によっては、部下の業務量が膨大で1on1に時間を割けないケースもあるためです。部下の仕事状況を確認し、実施できるタイミングをうかがってください。

1回のミーティングにおける所要時間は、15〜30分と短めに設定します。時間が長いと、部下の貴重な仕事時間を奪う形になってしまいます。1on1を行う頻度は高いので、よほどの事情がない限りはテンポを意識するとよいでしょう。

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1on1で得られるメリットや効果

1on1で定期的に部下の話を聞くことで、日頃の仕事にもさまざまなメリットが得られます。部下との関係のみならず、社内全体のモチベーション向上にもつながる可能性もあるでしょう。ここでは、主なメリットをいくつか紹介します。

信頼関係を構築できる

1on1のメリットとして挙げられるのが、部下との信頼関係を構築できることです。

信頼関係を築くためには、お互いのコミュニケーションが重要です。上司が機会的に評価や指摘するだけでは、部下も心を開きにくくなるでしょう。そこでプライベート面も含め、自由に対話する機会を設ける必要があります。

しかし部下によっては、プライベートまで踏み込まれたくないと感じる人もいるかもしれません。相手の生活状況を深掘りしようとすると、逆に信頼関係が壊れるケースも考えられます。相手が不快に思わない程度で、話を広げるように意識してください。

部下の成長を促進できる

1on1が果たす効果として、部下の成長促進も挙げられます。

仕事において部下が成長するためには、自身で結果を振り返ることが大切です。キャリアのある上司が教えるだけでも、一定の成長は見込めるかもしれません。しかし自らが主体的に動ける人材になるには、部下側から意見を述べられるような機会をつくる必要があります。

上司が意識すべきポイントは、部下に客観的な視点を持たせることです。データもうまく活かしながら、相手がどのように分析しているかに着目しましょう。また1on1はすぐに結果が出るわけではないので、根気強く接してください。

相互理解につながる 

信頼関係とも関連する話ですが、1on1は相互理解を深める点でも役立ちます。

上司と部下の関係が悪くなる理由として挙げられるのが、お互いの意思疎通ができていないことです。上司にとっては常識だと思うものでも、部下が把握していないケースなどは珍しくありません。こうした状況を放置すると、「なぜ分からないのか」と苛立ちを覚えてしまいます。

お互いに良い関係を築くには、お互いの考えや価値観を共有する機会が必要です。部下の仕事に対する考え方や心身状況が理解できれば、どのように接するべきか見えてくるでしょう。

マネジメントに対する評価を得られる

1on1を定期的に実施し、職場が仕事しやすい環境になれば、上司のマネジメントを高く評価してもらえる可能性も高まります。

会社全体が成長するには、部下を一方的に評価するだけでは足りません。上司が積極的に部下を引っ張り、方向性を示すことも重要な要素となるためです。

とはいえ、信頼のない上司から指示をされても、部下は仕事に対するモチベーションを上げるのが難しいでしょう。そこで1on1を実施し、自身の仕事への考えや思いを共有する必要があります。ただし、自身の評価を上げるために1on1を活用するのではなく、あくまで部下と組織を優先に考えてください。

組織全体のパフォーマンスが向上する

1on1による部下の成長は、長期的に見れば組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。

会社の活性化を図る上では、全員が主体的・積極的に動く組織でなければなりません。上司が一方的に指示をし、部下がそれを受け入れるだけでは、視野がどんどん狭くなってしまうためです。

部下からの提案や指摘により、気付きが得られるケースも少なからずあります。全員が気付いたところを指摘し合い、チームとして成長することを意識しなければなりません。キャリアに関係なく、1on1を生かして部下の意見にも積極的に耳を傾けるようにしましょう。

離職率の低下を期待できる

1on1により部下のモチベーションが上がれば、離職率の低下も期待できます。

従業員が離職する理由はさまざまなものがありますが、会社への不満が原因となるのは望ましくありません。従業員の不満が社内に広がり、一度に多くの人が辞めてしまう恐れもあるからです。

不満を感じないようにするには、一人ひとりがやりがいを持って働ける環境にする必要があります。そこで、上司・部下との間で意見を共有し合う1on1が役立ちます。部下の中には、日頃の鬱憤（うっぷん）がたまっている人もいるかもしれません。自分の気持ちを正直に話してもらい、環境の改善に生かしましょう。

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1on1のデメリットや注意点

1on1には多くのメリットがある一方で、方法を誤ると思わぬトラブルを招く恐れもあります。何も考えずに取り入れるのではなく、デメリット面も理解することが大切です。特に押さえておきたい注意点を解説します。

時間や工数が必要になる

1on1のデメリットとして考えられるのが、ある程度の時間や工数が必要になることです。

特に従業員の多い会社では、一人ひとりのミーティングに時間を割くと自分の業務に当てる時間がなくなります。効率を高めるためには、入念にプランニングしなければなりません。

また1on1を適切に実施できていないと、思ったほど効果が得られない可能性もあります。効果が乏しければ、ミーティングに割いた時間や工数を無駄に感じてしまうでしょう。1on1に取り組む上では優先順位の高い従業員に絞ったり、ツールを採用したりといった工夫も必要です。

かえって人間関係が悪くなる

お互いに話し合ったために、かえって人間関係が悪くなるケースも注意点の1つです。

例えば何度も1on1をしているにもかかわらず、業務に活かそうとしなければ、部下は不信感を覚えてしまうでしょう。加えて、良かれと思って質問したところ、部下の心を傷つけてしまうこともあるかもしれません。

マンツーマンの話し合いは、方法を間違えると両者の間に亀裂が入る恐れもあります。質問内容に気を付けつつ、相手の意見にも誠心誠意向き合ってください。また、部下の悩みや意見に対して無責任な応答はせず、会社がどこまで対応できるかを正直に伝えることも大切です。

1on1をやめたい・嫌いと思うようになる可能性がある

1on1を業務に生かせなければ、部下は必要性を感じなくなります。

結果的に部下は1on1をやめたいと思うようになり、効果がより薄れてしまうでしょう。特に気を付けなければならないのが、上司が効果を過信することです。自分では部下と信頼関係を築けているつもりでも、相手は迷惑に感じている可能性もあります。

1on1を成功させるには、ミーティング時以外にもコミュニケーションを取るように意識してください。お互いの信頼関係は、日頃の業務により築かれるものです。部下が上司とのコミュニケーションを苦に思わなければ、積極的な1on1への参加も期待できます。

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1on1で話すこと・効果的な質問例

1on1で何を話せばよいか分からないときは、以下の質問例を参考にしてください。

1on1の流れ

1on1を実施する際には、次の流れを意識するとよいでしょう。

1. 目的を共有する
2. 日時と場所を決める
3. 1on1を実施する
4. フィードバックを行う

各プロセスで必要となる準備や、意識したいポイントについて解説します。

1.実施する目的を共有する

1on1を実施する上で必要な取り組みは、従業員全員で目的を共有することです。

上司だけで目的を理解していても、部下に伝わらなければ必要性を感じにくくなります。業務の時間を割いてまで、なぜ1on1を実施するのかを部下にも周知するべきです。

目的の周知は一度で終わらせず、定期的にすることが大切です。一度しか説明されなければ、1on1をなぜ行うかを忘れる人も一定数います。何度も周知することで、1on1の意義を社内全体で理解できるようになるでしょう。

必要性を理解してもらうためにも、目的は具体的かつ明確さを心がけてください。

2.日時と場所を決める

目的を共有したら、次に1on1の日時と場所を決めます。

日時と場所を決める際には、部下のスケジュールに合わせなければなりません。部下の予定を聞かず、上司の都合を優先しないように注意してください。

1on1に使用する場所も、なるべくお互いに話ししやすいところを選びましょう。人によっては、会議室などの2人しかいない空間では緊張して話せなくなることもあるかもしれません。その際には、他の人も行き交う休憩スペースを使うのも有効です。場合によっては、オンラインで対話することも検討してください。

3.1on1を実施する

日程と場所も決まったら、1on1を実施します。

相手も貴重な時間を割いているので、まず1on1に参加してくれたことに感謝の気持ちを伝えるのが賢明です。コミュニケーションを取る際には、上司側の意見を一方的に押し付けてはなりません。部下の意見を尊重し、傾聴に重きを置くことが大切です。

とはいえ、ただ話を聞いているだけでは内容を忘れてしまう可能性もあります。相手の意見をきちんと聞くためにも、1on1の内容をメモに残すように心がけてください。メモを他の責任者とも共有し、今後の業務の改善に生かしましょう。

4.フィードバックを行う

1on1を業務に生かすためには、フィードバックもしっかりと行う必要があります。

ミーティングを1回実施しただけでは、どこまで改善できたか明確にはなりません。部下と何度もコミュニケーションする機会を設け、前回の1on1からどのくらい変化があったかを確認します。

しかし何度も1on1を行うと、何を話せばよいか分からなくなるかもしれません。そこで先ほど紹介した「効果的な質問例」をもとに、質問内容をあらかじめシートにまとめておくことをおすすめします。話のネタに困ったら、シートを見ながら特に確認したいことを選びましょう。

部下にモチベーションを与えるフィードバック術

1on1をうまくフィードバックに生かすには、言葉選びが特に重要です。同じ声がけでも、どの言葉を選ぶかで部下のモチベーションは大きく変化する可能性があります。

まず意識してほしいポイントは、部下が達成した成果や努力をしっかりと認めることです。部下の仕事に対して否定的な言葉ばかり投げかけていれば、モチベーションがどんどん下がってしまいます。ポジティブな言葉をかけつつ、アドバイスする際には建設的な意見を心がけてください。

またフィードバックは、タイミングにも注意が必要です。業務に追われて混乱している状況では、上司の言葉も耳に入りません。余裕があるタイミングをうかがい、方向性を具体的に示せるようにしましょう。

フィードバックについてさらに詳しく知りたい方は「【例文あり】フィードバックとは？意味や使い方を分かりやすく解説」の記事も併せてご覧ください。

まとめ

1on1は、上司と部下の信頼関係を築くときに役立つマネジメント手法です。取り入れる際には面談と区別しつつ、相互のコミュニケーションを意識してください。

1on1には部下のパフォーマンス向上のみならず、組織全体の活性化にもつながるといったメリットがあります。しかし方法を間違えると、逆に両者の間で亀裂も生みかねません。

実施する上では、部下に対する思いやりが大切です。相手の意見を真っ向から否定せず、尊重する姿勢を心がけましょう。

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