採用メールの書き方を紹介｜テンプレートやポイントも詳しく解説！

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

採用試験の合否を伝えるうえで、一般的に用いられる方法の1つが採用メールです。

採用社に自社を選んでもらうためには、採用メールの書き方に気を配らなければなりません。この記事では主な記載方法に加えて、テンプレートや抑えたいポイントも詳しく解説します。

採用メールの書き方

採用メールは、書き方を意識するだけでも相手の企業に対する印象が変わります。ここでは、採用メールに最低限入れたいポイントを解説します。

今後の採用活動にも影響を与えるため、内容をしっかりと押さえてください。

必要項目

採用メールを送信する際には、以下の必要項目が抜けていないかをチェックしましょう。

• 社名および担当者名
• 選考に参加してくれたことへの感謝の言葉
• 内定のお知らせ
• 書類や今後の手続きに関する注意事項
• 自社の連絡先（電話番号およびメールアドレス）

採用活動にかかわらず、メールを送信する際に必要な宛名や件名は忘れてはいけません。社会人として守るべきマナーなので、相手に不信感を与えないように心がけましょう。

採用者が入社してくれるには、信頼関係の構築も重要です。社名以外に採用担当者の名前も記載し、誰が送信したかを明確にしてください。

それぞれにこだわりを書く

企業の規模が大きければ、採用者の数も多くなります。全員に採用メールを送り、連絡を取り合う業務は想像以上に負担がかかります。

ただし、いくら作業に負担を感じたとしても、事務的にならないよう注意しなければなりません。

全員に全く同じ文面を送るのではなく、一人ひとりに一文程度で魅力を感じたポイントを伝えることも有効な方法の1つです。

採用者も自分のことをよく見てくれていると感じ、企業に対して良い感情を抱く可能性が高まります。

作業の負担とのバランスを図りながら、できる限りの範囲で自社のこだわりを記載しましょう

できれば電話連絡も行う

採用メールを送信したら、できる限り電話連絡も入れた方が賢明です。メールの文面だけでは、企業および採用者はお互いの感情を明確には読み取れません。

相手に入社する意思があるか、内定辞退をするかを確認するには電話連絡の方がスムーズです。

仮に採用者が内定辞退を考えているのであれば、電話連絡したあとに手を打てます。企業の今後の動きにも関わるので、入社の意思の有無はしっかりと確認してください。

何も用意しないで電話をかけると、確認すべき事項を聞き忘れる恐れもあります。確認したい内容を、あらかじめメモに残しておくことをおすすめします。

採用メールを送る際には、自社でフォーマットを用意しておくことが大切です。インターネット上のテンプレートや例文を参考にしつつ、自社オリジナルの文章に直しましょう。

ここでは新卒や中途採用、アルバイトに分けて一般的な書き方を紹介します。

新卒採用者に採用メールを送るときは、内定式や必要書類の内容を記載しましょう。

中途採用者であれば、面接で聞いた前職の話についても採用メールで触れてみてもよいでしょう。

アルバイト従業員を採用する際には、入社日の確認を忘れないように注意してください。

応募者を採用しない場合、不採用メールを送った方が対応としては誠実です。失礼のないような文面を作成するには、不採用メールもテンプレートを用意するとよいでしょう。

ここでは、ケースごとにテンプレートと例文を紹介します。

書類選考の段階であれば、書類をしっかりと確認した上での判断であることを明確に記載します。

面接後に不採用メールを送信する際には、結果報告のみならず面接会場に来てくれたことへの感謝の気持ちを伝えてください。

不採用取消メールは件名を「再選考のご連絡」などと記載します。相手にも時間を作ってもらうため、より丁寧な文面を心がけてください。

採用メールを送信してしまうと、取り消しはできません。相手に失礼のないように、送信前には厳しくチェックすることが大切です。

ここでは、採用メールを送る前に確認すべき事項を紹介します。

下記の内容を参考に、あらかじめチェックリストを作成するとよいでしょう。

採用メールを送る前に、宛先が合っているかをよく確認してください。

特に避けなければならないミスは、別人に対して採用メールを送ってしまうことです。個人情報の不正流出にも当たり、最悪の事態として訴訟リスクを抱える恐れがあります。

また、メールを送信するときの操作ミスにも注意が必要です。BCCを活用すれば、複数人に同じメールを送っても情報漏洩は防げます。しかし設定ミスにより、CCで送信してしまうと全員に送信先が共有されます。

こうした操作ミスがないかも含めて、採用メールを送信する際には複数人でチェックし合った方が賢明です。

採用メールの文面において、誤字・脱字がないかも確認したいポイントの1つです。誤字・脱字があまりにも多く見られると、採用者も会社に対して不安を抱く恐れがあります。

最悪の場合、入社しない方がいいと考える人も現れるかもしれません。会社全体の信頼にも繋がるため、全文をしっかりとチェックしましょう。

特に、提出書類や入社式に関する内容は、情報に誤りがないかを入念に確認しましょう。期日や場所が間違っていると、当日に混乱を招くケースも考えられます。

今後の業務にも支障が出る可能性もあるため、誤字・脱字も複数人で確認することをおすすめします。

採用メールを送信する際には、文章の表現が適切かも確認しなければなりません。特に注意したいポイントは、採用者側にとって見やすい文面か否かです。

一文が長すぎたり、改行が少なかったりすると文章は読みづらくなります。文面をしっかりと整理して、相手に伝わりやすい文章作成を心がけましょう。

また採用者に良いイメージを持ってもらうには、言葉遣いも注意しないといけません。文面からは、採用担当者の人柄が伝わります。

横柄な言葉を並べれば、相手も不快に感じて内定辞退する確率も高まります。不安であれば、文章作成の得意な人に校正してもらうとよいでしょう。

採用者と良好な関係を構築するには、感謝の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。事務的な内容を淡々と記載するだけでは、相手もあまり良い印象を抱かないでしょう。

求職している立場とはいえ、相手も時間を割いて自社の採用試験に臨んでいます。忙しい中、採用試験に来てくれたことに対してお礼の言葉を述べましょう。

テンプレートで示したように、担当者名を書いた直後に記載することをおすすめします。

感謝の言葉のみならず、歓迎する気持ちも文章の末尾に記すとイメージがより良くなります。採用メールもコミュニケーションの一環であることを意識してください。

採用メールは、件名で内容が端的に伝わっているかどうかも事前に確認しなければなりません。採用者がメッセージを開く前に、採用か不採用に関する通知だと認識してもらう必要があります。

件名の書き方が分かりづらいと、メールが見逃される確率も高まるため注意が必要です。

件名で採用メールと気づかせるには、「面接選考結果のご連絡（〇〇会社）採用通知」などと文字数をなるべく少なくしましょう。文頭に【〇〇会社】と社名を記載し、相手の目を引くことも有効な方法の一つです。

あいまいな表現を避けるべく「採用」や「選考結果」の言葉を入れることをおすすめします。

採用メールの送り方によって、採用者の企業に対する印象も大きく変わります。文章の内容のみならず、採用メールに関する業務全般で注意すべき点を押さえることが重要です。

ここでは、特に意識したいポイントについて解説します。

採用メールを作成する際には、自社に合った文章にするよう心がけてください。インターネット上にあるテンプレートをそのまま使うのではなく、事業内容や業務形態は自社の情報に直さなければなりません。

異なる情報が採用メールに記載されていると、採用者側が混乱する恐れもあります。

記事に示したようなテンプレートを参考にしつつも、細部は自社に合った内容への修正が必要です。

また上述のとおり、一人ひとりの採用者に合わせて文章を作成することも求められます。自社の情報に合わせて、テンプレートを作り直してください。

採用メールを送信したあと、採用者から返信が来るケースもあります。内定式や提出書類など、今後の手続きに関する質問も多く寄せられるでしょう。

企業から採用者に返信する際には、スピード感を持つように意識してください。迅速に対応することで、採用者側にも真摯に対応してくれる企業と認識してもらえます。

ただし、仕事の都合上どうしても返信が遅れてしまうケースもあるでしょう。すぐに返せないのであれば、いつまでに返答するかを迅速かつ具体的に伝えた方が得策です。

数日間にわたり、採用者の送ったメールを放置するような対応は避けなければなりません。

採用メールを作成するときは、文面にもこだわりましょう。直接の会話とは異なり、メールは相手に感情が伝わりにくいツールです。

自身は丁寧に作成しているつもりでも、読み手によっては冷たい印象を受ける可能性があります。「自社に来てほしい」という熱意が伝わるような表現を心がけてください。

特に注意したいポイントは、文章を淡々と書きすぎないことです。事務的な記載になると、相手に熱意が伝わりづらくなります。

文章の書き方次第で、採用者の企業に対して感じる印象も変わります。これから一緒に働けるよう、丁寧な言い回しを意識しましょう。

採用メールも含め、採用者とコミュニケーションを取る際には良い印象を与えるように励んでください。

無論、いくら丁寧な対応を心がけても相手が必ずしも自社を選ぶとは限りません。しかし、仮に相手が仕事を辞めた場合、転職先の候補として検討してもらえる可能性もあります。タイミングが合えば、中途採用時に再度面接を受けてくれるかもしれません。

採用後の内定者へのフォローは、一般的な採用プロセスにおいても無視できない要素の1つです。採用プロセスについては「採用プロセスの改善方法とは？課題を見つける方法や改善のコツについて紹介」でまとめているため、本記事と合わせて参考にしてください。

この記事では、採用メールの書き方やテンプレートについて紹介しました。採用メールの送信は、採用活動において重要な業務の1つです。

書き方を工夫しなければ、優秀な人材を確保できなくなる恐れもあります。テンプレートや例文を作成するときは、歓迎の気持ちが伝わるかを複数人でチェックしましょう。

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