中途採用の不採用通知メールの書き方を解説｜例文・テンプレートあり

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

経営者や採用担当者は、人材採用活動を行う中で不採用通知メールを送付する機会も多いのではないでしょうか。

不採用通知メールを送付する際、自社のイメージを悪くしていないか、適切な内容で送れているか分からないといった声を耳にします。

この記事では、不採用通知メールの概要から、書き方の例文やテンプレートについて細かく解説します。採用に携わる方はぜひご一読ください。

不採用通知メールとは？必要性やタイミングを解説

不採用通知メールは、書き方によって応募者に不信感を与えかねません。採用担当者は書き方や伝える方法の基本をおさえておきましょう。

ここでは、採用担当者がおさえておきたい不採用通知メールの基本を解説します。

候補者に不採用を通知する「不採用通知メール」　

不採用通知メールは、求人への応募者に選考の結果、不合格となったことを伝えるためのメールです。一般的には経営者や採用担当者が、不採用通知メールを送ります。

不採用通知メールには、結果を伝えるという役割がありますが、それ以上に、応募者へのお礼を述べ、企業の良い印象を残す役割もあります。

また、将来的な応募の可能性を閉ざさないよう、前向きな言葉を添えることも大切です。たとえ今回採用に至らなかったとしても、その人物の将来の成長や可能性を評価し、ポジティブな関係を維持させましょう。

応募者に対して誠実かつ配慮深い姿勢で接することで、企業のブランドイメージの向上にもつながります。

不採用通知メールはなぜ送る必要があるのか

不採用通知メールは、送る側も受け取る側も気が重くなるものですが、重要な役割があります。就職活動を行う応募者は通常、複数の企業に同時に応募しているケースが多い傾向があります。不採用の場合、応募者が次の選択肢に注力できるよう迅速に対応しましょう。

企業側から見ても、不採用通知メールの送信は重要です。不採用通知が遅れたり、全くされなかったりすると、応募者に不満や不信感を与え、結果的に企業の評判を落とすことにつながりかねません。

また、今回不採用となった応募者が将来、顧客やビジネスパートナーとなる可能性もあります。そのため、不採用であっても誠意あるコミュニケーションを取ることは、長期的な企業の評判と関係構築に寄与します。

さらに、情報が気軽に共有される現代では、不適切な対応によるネガティブな印象がSNSや口コミサイトに掲載されるリスクもあるため注意が必要です。

不採用通知メールは面接から翌日〜1週間以内がベスト

不採用通知メールを送付するタイミングは、書類選考や面接を行った日から3日〜1週間以内が望ましいとされています。

不採用通知の内容はもちろん、同じくらい重要であるのが送るタイミングです。不採用通知を送る場合、応募者の就職活動は継続します。そのため、応募者が次の選択肢に注力できるよう、早めにメールを送ることが望ましいでしょう。仮に、選考に時間がかかり7日以上日数を要する場合は、時間がかかる旨をあらかじめ伝えておきます。

しかし、不採用通知メールの送付が面接当日や翌日など早すぎると、「きちんと選考していない」「受ける前から採用される人が決まっていた」など応募者が悪い印象を抱きます。

不採用通知は電話や郵送でもOK

不採用通知をメールで行う企業が多くあります。電話や郵送に比べて企業側は効率的に結果を伝えることができ、応募者も早く結果を知ることが可能です。

しかし、電話や郵送で結果を伝えることもNGではありません。一人ひとりに時間をかけて結果を報告している印象を与えることもできるでしょう。電話で誠実に不採用と伝えることで、さらにレベルアップして次の応募に挑んでくれるという好循環を生み出す可能性もあります。

ただし、現代では不採用通知はメールで行うことが一般的です。特別な理由がない限りは、効率的なメールでの結果通知が好まれます。

不採用通知メールの要素と書き方のポイント

不採用通知メールをどのように書けば良いか分からないという経営者や採用担当者に向けて、書き方のポイントを4つお伝えします。

件名｜内容が分かるようにする

不採用通知メールを書く際、件名は非常に重要な要素です。

件名は、その内容が一目で理解できるようにする必要があります。転職活動中の応募者は多数のメールを受け取っており、自社の不採用通知メールが他のメールの中に埋もれてしまわないように件名は簡潔に記載しましょう。

明確な件名は、応募者に即座に選考結果の連絡であることを伝える役割を果たします。

件名の具体例：【選考結果のご連絡】株式会社◯◯◯

件名には自社名を含めましょう。また、件名の冒頭に​​【】や『』などの記号を使用することで、メールが受信トレイ内で目立ち、応募者が見逃す可能性を減らせます。

宛名｜ミスのないようフルネームで記載する

不採用通知を行う際は、宛名に応募者のフルネームを明記しましょう。特に応募者が多い場合、同じ名字を持つ応募者が複数存在する可能性があるため、正確な宛名の記載は誤送信を防ぐ上で不可欠です。

一般的な敬称「貴殿」の使用は、誤りを防ぐ効果はあるものの、通知がテンプレートを用いた事務的なものと受け取られるリスクがあります。不採用通知は候補者に対する最後のコミュニケーションであるため、個人への配慮を示すためにも「貴殿」という表現は避けましょう。

さらに、氏名は個人情報であるため、誤って他の人にメールを送信しないように、送信前には宛先と宛名が正しいかを念入りにチェックする必要があります。

本文｜感謝の気持ちと結果を簡潔に

不採用通知メールは、応募者に対して自社を代表して送るものであるため、応募者への感謝の気持ちを伝えることが不可欠です。応募者が多くの企業の中から自社を選んだこと、面接に足を運んでくれたことなどに対する感謝を示しましょう。

本文は、「弊社にご応募いただき、ありがとうございます」といった感謝の言葉で始めると効果的です。感謝の言葉で始めることで応募者に対して敬意を表し、ポジティブな印象を残します。

その他、メールの文面では応募者の気持ちに配慮し、「不採用」という言葉を避け、「今回は、ご希望に沿いかねる結果になりました」といった柔らかい表現を用いることが望ましいでしょう。

なお不採用通知メールでは、「拝啓」「敬具」といった頭語・結語は用いても、時候の挨拶は不要です。

その他｜応募書類について明記する

不採用通知メールでは、応募書類をどのように扱うかについても明記しましょう。

履歴書やエントリーシートには、多くの個人情報が記載されています。個人情報保護法でも「必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならない」と義務付けられているため、個人情報の取り扱いには注意が必要です。

応募書類は、本来であれば返却することが望ましいものの、それが難しい場合は不採用通知メール内で「弊社で責任を持って破棄します」と記載しましょう。

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【ケース別】不採用通知メールの例文・テンプレート

採用の不採用通知メールを送付するケースは、書類選考で不採用となる場合と面接で不採用となる場合があります。

ここでは、2つのケースごとの不採用通知メールのテンプレートを紹介します。ここまで紹介してきた内容を思い出しながらテンプレートを見ていきましょう。

書類選考での不採用を通知する場合

件名：【書類選考結果のご連絡】株式会社◯◯◯

本文：
◯◯様

拝啓

この度は、弊社の◯◯職種へのご応募、誠にありがとうございました。多くの優秀な応募者の中から選考を行った結果、残念ながら、今回は他の候補者を選考させていただくことになりました。

応募いただいた書類につきましては、責任を持って弊社にて破棄させていただきます。ご提出いただいた貴重なお時間と労力に感謝申し上げます。

末筆ながら◯◯様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

株式会社◯◯◯
人事部◯◯

面接での不採用を通知する場合

件名：​​【選考結果のご連絡】株式会社◯◯◯

本文：
◯◯様

拝啓

先日は、弊社の◯◯職種の面接にご参加いただき、ありがとうございました。
慎重な選考の結果、残念ながら、今回は他の候補者を選考させていただくことになりました。

面接にお越しいただいたこと、また貴重なお時間を割いてくださったことに心より感謝申し上げます。応募いただいた書類に関しましては、責任を持って弊社で適切に処理させていただきます。

末筆ながら◯◯様の今後のご活躍を心からお祈りしております。また、将来の機会がありましたら、是非ご応募いただければ幸いです。

敬具

株式会社◯◯◯
人事部 ◯◯

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不採用通知メールに関するQ&A

不採用通知メールを送る経営者や採用担当者から多くの質問が寄せられます。その中から、よくある質問を3つピックアップして、回答とともに紹介します。経営者や採用担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

不採用通知メールに不採用の理由は記載すべき？

不採用通知では選考結果のみを伝えることが一般的です。しかし、理由を詳細に記載することは必須ではなく、むしろ避けるべきケースもあります。

「他の応募者との比較」「当社の基準に達していない」といった具体的な不採用理由を明記すると、応募者からの疑問や問い合わせが生じる可能性があります。

このような問い合わせに対応することは、企業側にとって時間とリソースの消耗につながるだけでなく、トラブルにまで発展する可能性も考えられます。そのため、不採用通知メールでは結果のみを簡潔に伝え、不採用の詳細な理由は必要な場合のみ記載することが適切です。

不採用通知メールを送った後に採用したい場合はどうすれば良い？

入社を辞退する人が出たり、追加人員の募集が必要になったりといった理由から、不採用通知メールを送ったもののやはり採用したいというケースもあります。

このケースではまず、候補者に直接連絡を取り状況が変わったことを伝えましょう。このとき、なぜ不採用通知メールを送った後に採用となったのか、その理由や再び候補者を考慮した経緯を明瞭に説明しましょう。

次に採用となった場合、入社する意思はあるか応募者に確認しましょう。別の企業への内定が決まっていたり、気持ちを切り替えていたりして、入社を見送る可能性もあるからです。この場合は、応募者にも拒否権があることを念頭に置きましょう。

最後に、メールや電話で何度かやり取りを行っている場合は、齟齬（そご）が発生するケースが多い傾向にあります。認識に相違がないか、条件等に食い違いがないか改めて確認をしましょう。

不採用通知メールでのNG行為は？

不採用通知メールでのNG行為は以下のものが挙げられます。

• 通知連絡が遅い
• 全員に同じ内容で送る
• 宛名に苗字のみ記載する
• 選考結果までの前置きが長い
• 応募書類の取り扱いについて伝えない
• メールの件名が抽象的で用件が伝わりづらい

通知連絡が遅いと、応募者が不安になりメールや電話による結果確認の問い合わせが増えます。その分、メールや電話対応に追われる時間が必要になるでしょう。同様に、応募書類の取り扱いが記載されていない場合やメールの件名が分かりづらい場合も応募者からの問い合わせが増える原因となります。

1次選考となる書類選考で不採用となった人に送る不採用通知メールと、書類選考と2回の面接を行った人に対する不採用通知メールでは、送る内容も変わります。

自社と応募者の関係性を損なわないこと、メールを受け取る相手の気持ちに配慮することに注意しながらメールを作成しましょう。

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まとめ

採用活動で、応募書類の確認や面接、不採用通知メールの作成に時間を割けないという企業には「働きたい時間」と「働いて欲しい時間」をマッチングするスキマバイト募集サービスの「Timee（タイミー）」がおすすめです。

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