ジョブディスクリプション（職務記述書）は採用活動にメリットがある？基本的な概要と具体的な事例を紹介

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

採用活動がスムーズにいかない状況が続いている場合、求職者に対して自社の求人情報が正確に伝わっていない可能性が懸念されます。その際には「ジョブディスクリプション」を活用し、改めて採用における情報提供の方法を見直すことがおすすめです。

この記事では、ジョブディスクリプションの概要とメリット・デメリットに加えて、具体的な記載事例を紹介します。

ジョブディスクリプション（職務記述書）とは

ジョブディスクリプションとは、業務の内容、必要なスキル、実際に担当する領域などの情報をまとめたものを指します。日本語では「職務記述書」と呼ばれ、採用活動時の情報提供の手段として一般的に利用されています。

このジョブディスクリプションの役割をきちんと理解し、適切に記載されているかどうかで、「求職者の興味を引くことができるか」「自社に応募したいと思ってもらえるか」といった結果が変わり、採用活動に影響が出ます。

ジョブディスクリプション（職務記述書）が注目される背景

ジョブディスクリプションが注目される背景には、以下のような理由があると考えられます。

「メンバーシップ型雇用」から「ジョブ型雇用」へシフトする企業が増えている

従来の日本では、まず人材を確保してから職務を与える「メンバーシップ型雇用」が一般的でした。しかし、近年は個人の専門性や個性を活かせるように、特定の職務での活躍が期待できる人材を採用する「ジョブ型雇用」へシフトする企業が増えています。

ジョブ型雇用を行う際には採用時にジョブディスクリプションが必要です。そのためジョブディスクリプションの必要性や注目度が高まり、多くの企業でその詳細を把握する動きが見られます。

外国人労働者の採用ケースが増えていることも関係している

海外においては、ジョブディスクリプションは採用時に当たり前の書類です。人事評価にも活用されるため、企業はジョブディスクリプションを用意した上で求人を行うことが一般的となっています。

そのため、外国人労働者を対象に採用活動を行う場合、日本国内でもジョブディスクリプションの準備が必要となります。グローバル化によって外国人労働者を積極的に雇用する機会は増えているため、同時にジョブディスクリプションの注目度も高まっているのです。

ジョブディスクリプション（職務記述書）のメリット

ジョブディスクリプションを作成することには、企業にとって多くのメリットがあります。

採用時に関する情報を適切に提供できる

ジョブディスクリプションを活用することで、「どのような人材が欲しいのか」「どのような経歴やスキルが仕事に必要なのか」といった情報を明確にできます。求職者が事前に自分の経歴と照らし合わせた上で応募が行えるようになるため、採用枠から大きく外れている人からの応募を減らすことが可能です。

結果的に人事・採用担当者の負担を減らし、業務効率化を実現できる点がメリットといえます。

即戦力として活躍できる人材を確保しやすい

ジョブディスクリプションを活用してジョブ型雇用を実現することで、新しく雇用した人材にも専門性の高い業務を任せることが可能になります。採用の段階でその業務に精通している人材や、実務経験のある人材を採用できるため、一から教育する手間を省いて即戦力として働いてもらうことに期待できます。

個人の資質を考慮して、将来的に専門性の高い業務を担当できるように育成することも可能な点もジョブディスクリプションのメリットです。

公平な人事評価が行える

ジョブディスクリプションは採用時だけでなく、人事評価の基準としても活用できる点がメリットです。ジョブディスクリプションの中身には「職務内容」や「目標などを取り入れられるため、人事評価時に記載項目を確認して実績と比較することで、公平な評価が行えるようになります。

ジョブディスクリプション（職務記述書）のデメリット

ジョブディスクリプションはメリットだけでなく、デメリットもある点に注意が必要です。

任せられる仕事の範囲が狭まることも

ジョブディスクリプションで業務内容や担当領域を明確にすると、「それ以外の仕事はしなくてもよい」と考えて応募する人が増える可能性もあります。そのため入社後に別の業務を任せると、「話が違う」とトラブルになる可能性があり、最悪の場合は早期退職の原因になる懸念もあるでしょう。

ジョブディスクリプションに業務内容を記載しきれない場合には、面接時などに他の業務を担当する可能性もあることを伝えておくのがポイントです。

幅広い知識や経験を持つゼネラリストの採用が難しい

ジョブディスクリプションでは、「ゼネラリスト」の採用が難しいというデメリットがあります。ゼネラリストとは、広範囲にわたる業務の知識や経験を持ち、さまざまな分野で活躍できる人材を指します。

組織にとっては特定の分野に特化した人材だけでなく、ゼネラリストのように幅広い業務に対応できる人材も必要です。そのため採用の目的や求める人材の能力次第では、ジョブディスクリプションが使いづらくなる可能性も出てきます。

ジョブディスクリプション（職務記述書）の書き方

ジョブディスクリプション（職務記述書）を記載する際には、以下を参考に基本的な書き方を確認しておくことがおすすめです。

人材を募集する必要がある業務について分析する

ジョブディスクリプションで募集する業務や職務について自社内で分析し、理解を深めることが第一歩です。具体的に何のスキルが必要なのか、どのような人が向いているのかなどを確認した上で、情報をまとめるようにしましょう。

実際にその職務を経験した社員にヒアリングを行ったり、関連する業務を担当する人や現場の声を参考にしたりするのもポイントです。

業務に関する情報を分かりやすくまとめる

第一段階で分析した情報を、ジョブディスクリプションに記載できるように分かりやすくまとめます。ジョブディスクリプションは求職者に正確な情報を伝えることが目的になるため、可能な限り分かりやすい言葉を使い、専門用語の使用を避けるのがポイントです。

作成時には複数人のチェックを通して、分かりづらい表現がないか精査することもおすすめです。

ジョブディスクリプション（職務記述書）に記載する情報を選別する

基本的にジョブディスクリプション（職務記述書）に全ての情報を記載するのは難しいため、必要な情報を選別した上で作成します。情報ごとに優先度や重要度を決めて、高い順にジョブディスクリプションへの記載を行いましょう。

情報の選別を行う際には、社内で該当業務に関する知見がある人に確認を依頼したり、外部からスペシャリストを招いて意見を聞いたりすることも考えられます。

ジョブディスクリプション（職務記述書）に記載すべき項目の具体例

実際にジョブディスクリプション（職務記述書）に記載すべき項目としては、以下のような例があげられます。

基本的には上記の項目を参考にして、ジョブディスクリプションを作成します。

▼各項目の具体的な書き方については、こちらの記事も参考にしてみてください。

ジョブディスクリプション（職務記述書）の活用時における注意点

ジョブディスクリプション（職務記述書）の活用時には、いくつか注意しておくべきポイントがあります。

考えられる業務内容は全て記載する

ジョブディスクリプション（職務記述書）の記載方法によっては、先にも解説した通り「ここに書かれている仕事以外はしなくてもよい」と捉えられる可能性があります。ジョブディスクリプションを理由に誰も担当しない業務が発生すると、組織全体の生産性が低下する可能性もあるでしょう。

そこでジョブディスクリプションの作成時には、担当する可能性のある業務は全て記載するように注意が必要です。

数人の意見だけでジョブディスクリプション（職務記述書）を作成しない

ジョブディスクリプション（職務記述書）の作成時には、なるべく多くの人の意見を取り入れるのがポイントです。数人だけでジョブディスクリプションを作成すると、偏った内容になる可能性があります。客観的な意見を取り入れられるように、多くの社員や役員から話を聞き、有用なものを積極的に導入していくようにしましょう。

ジョブディスクリプション（職務記述書）は定期的に見直す

ジョブディスクリプションは作成して終わりではなく、その後も定期的に見直す必要があります。実際に採用活動に利用してみると、「〇〇の記述も必要になる」と気づくことがあるでしょう。担当者の意見や気づきは重要な情報となるため、新たにジョブディスクリプションを作る際の参考にできます。

▼求人票の作成方法については、こちらの記事も参考にしてみてください。

まとめ

ジョブディスクリプションは企業の採用活動において、重要な役割を担う書類です。ジョブディスクリプションは細かな情報を求職者に伝えられるメリットがある一方で、作成に時間がかかる点がデメリットです。そのため急遽人が必要になった場合などには、ジョブディスクリプションを作成している時間がないこともあるでしょう。

急な人手不足に悩まされることが多いのなら、最短7秒で求める人材とマッチングできる隙間バイト募集サービス「タイミー」の利用がおすすめです。ピンポイントで必要な労働力を確保できるため、ジョブディスクリプションによる採用活動とは別に導入して、素早く人材とコンタクトが取れる環境を構築してみてはいかがでしょうか。