バイトの急な欠員にどう対応する？人手不足をカバーする方法や失敗しないポイントを解説

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

従業員の急な欠員などで人手が不足し、悩んでいる企業も多いでしょう。この記事では、人材不足で悩んでいる企業の担当者に向けて、欠員が出たときのカバー方法や効率的な欠員補充をするための考え方、失敗しない欠員補充のポイントなどを解説します。ぜひ、参考にしてください。

管理者の悩みの種である「急な欠員」

多くの店舗や現場などでは、最低限の人員でシフトを組んでいるケースが多いです。そのため、1人でも欠員が出てしまうと仕事を回せなくなるなどのトラブルに発展するケースも多いでしょう。

しかし、欠勤の連絡があるのが当日になってからという場合も少なくありません。その場合、欠員を補充しようとしても予定があって代わりが見つからない、補充できないまま店舗を回したとしても他の従業員への負担が増えるなど、管理者は頭を悩ませる事態になってしまいます。

欠員が出たときのためにできる事前対策

体調不良や家庭の事情など、やむを得ない理由で欠員が出るケースは珍しくありません。そのため、急な欠勤にも対応できるように事前に対策をしておくことが重要です。

たとえば、早めにシフトを組んだり、余裕のあるシフトを組んだりしておくとよいでしょう。1～2名分余裕があるシフトを組むことが理想ですが、難しい場合にはピーク時の人員だけ多めにしておくなどします。店舗によって事情は異なるため、それぞれの店舗に合ったシフトを組みましょう。

欠員が出たときのカバー方法

やむを得ない事情で欠員が出た場合、カバーする必要があります。ここでは、欠員が出た際のカバー方法を解説します。

シフト変更でカバーする

欠員が出たらすぐに、誰か他の人に入ってもらえないか確認しましょう。よくあるパターンとしては、欠員するアルバイトの代わりに社員が出勤してカバーする方法です。労働基準法を遵守していれば社員が出ること自体に問題ありません。しかし、時間外労働などの負担が増える、社員が出勤するため人件費が高くなるなどのデメリットもあります。

他店からのヘルプをお願いする

系列店などがある場合には、他店からヘルプをお願いするというカバー方法もあります。同じ店舗で働いていなくても、系列店からのヘルプのため、ある程度仕事について理解している人員を確保できるというメリットがあります。

スポットバイトを募集する

急な欠員や限られた時間だけ人手が欲しい場合は、スポットバイトを募集する方法もあります。通常の求人広告では急な欠員への対応は難しいですが、スポットバイトを募集できるサービスなら、急な欠員にも対応しやすくスピーディーに人手が見つかる可能性が高いでしょう。

スポットバイトを募集する場合は、タイミーがおすすめです。業界最多の300万人がワーカー登録しており、求人を掲載してから最短7秒で応募が集まります。

欠員補充を効率的にするために重要な考え方

欠員補充を効率的にするためには欠員が出た場合の対応も大切ですが、あらかじめ欠員が出た場合のことを考えたり、欠員が出にくい環境を構築しておいたりすることが重要です。ここでは、欠員補充を効率的にするための考え方について解説します。

そもそも欠員が起こりにくい環境を作る

普段から従業員とのコミュニケーションを密に図っておくことで、シフトの相談がしやすい環境になるためアルバイト側も働きやすくなります。そのため、定着率の向上も期待できるでしょう。独自のルールを設けている企業もありますが、管理者側がアルバイトにルールを押し付けすぎたり抑圧しすぎたりすると、人間関係に悪影響を及ぼしかねません。

タイミーでは、ペナルティ制度を設けて勤務態度の悪いワーカーが働きにくくなる仕組みを作っています。確定した業務を直前にキャンセルした場合、ペナルティポイントが発生するため、無断欠勤率は1.5％未満となっています。

ヘルプ要員を探しやすいシステム構築をする

急な欠員補充をしやすい体制をあらかじめ構築しておくことも重要です。シフト管理システムなどを活用する方法もありますが、タイミーを利用するのもよい方法です。タイミーでは出勤時間の数時間前でも人員が見つけられるため、急な欠員にも対応しやすくなっています。一人ひとりに連絡する手間も省け、管理者の負担軽減にもつながります。

採用市場のスケジュールに合わせて事前準備をしておく

繁忙期に欠員が出るなどの状況が起こらないように、採用活動を行うことは重要ですが、採用市場のスケジュールに合わせた事前準備が大切です。求職者の動向や採用市場のスケジュールなどに合わせて準備し、採用を行うことで効率的な人材確保につながります。

採用活動は、応募数が増える時期に合わせて行うとよいでしょう。業界によって求人数が増える時期は異なりますが、一般的には3～4月や9～10月は求人数・応募数ともに増加し採用市場が活性化する時期です。また、繁忙期や学生の長期休暇前なども求人数・応募数が増えやすい時期のためねらい目です。

欠員補充で失敗しないポイント

欠員補充で失敗しないようにするには、ポイントを抑える必要があります。欠員補充のポイントは、「適材適所の人員配置」「採用方法の見直し」「求める人物像の明確化」の3つです。以下では、それぞれのポイントについて解説します。

適材適所の人員配置

欠員補充をする際には、適切な人員配置を行いましょう。個々のスキルや経験などに合った職務を割り当てることで、業務効率を落とさずに欠員補充を行えます。未経験者などの場合、教育が必要となり業務効率が低下してしまうため、即戦力の採用が効率的です。

適材適所の人員配置によって、離職率を下げる効果も期待できます。自分の能力を活かせる業務を任せることで、従業員のモチベーションが向上し、離職率の低下につながります。

採用方法の見直し

採用方法の見直しも行いましょう。採用方法はさまざまで、求人サイトを利用する方法や求人誌などの紙媒体、店頭の貼り紙やポップ、SNS、リファラル採用などがあります。求める人物像や雇用形態によって適した媒体は異なりますし、業界内での自社のポジションなどによっても異なります。

自社での採用活動がうまくいかないという場合は、人材紹介会社を利用するのも1つの方法です。病欠などの急な人手不足に対応できるサービスとして、スキマバイト募集サービスなどもあるため、積極的に利用してみるとよいでしょう。

求める人物像の明確化

どのような人材を求めているのか、明確にしましょう。求める人物像や採用基準があいまい
では、採用しても思ったような人材ではなかったなどのミスマッチが起こりやすく、成果を上げにくくなります。

採用を急いで合格ラインを下げた場合も、ミスマッチが起こりやすいため注意しましょう。長期的に安定して働いてもらえる人材を探したい場合には、応募者の合格ラインは下げず、明確な採用基準を設けることが重要です。

タイミーの活用で欠員補充に成功した事例

タイミーは欠員補充に最適なサービスです。ここでは、タイミーを活用して欠員補充に成功した事例を2つ紹介します。

日本ピザハット株式会社の事例

日本ピザハット株式会社では、雨の日にピザの注文が集中する一方、ヘルプに入ってくれるアルバイトがおらず機会損失していたという問題がありました。また、人手不足で顧客にピザを届けるまでの時間もかかりすぎており、効率的な配達ができない点も問題でした。

そこで、ピザハットではタイミーを導入し人材確保を行っています。タイミーを利用することで、雨の日という悪条件かつ運転免許が必要にも関わらず、募集から10分でデリバリー経験者が見つかり、即戦力として活躍しています。注文が集中する雨の日に人手を効率的に確保できるため、注文を取りこぼすことなく配達でき、通常の倍の売り上げを達成するなど成果を上げています。

株式会社オートピアの事例

株式会社オートピアでは、以前から繁忙期と閑散期の差が激しく、年末の繁忙期になると人手不足が深刻化し、従業員に残業や休暇の調整を依頼するなど、負担がかかっていたことが課題でした。そこで、オートピアではタイミーを導入し、繁忙期の人手不足解消を図っています。

タイミーを導入することで、必要なときに必要な分だけ働きに来てもらえるようになったため、繁忙期の人手不足対策として役立っているようです。また、特殊な業態にも関わらずこれまでマッチングしなかったことはなく、経験者も多いなど即戦力の確保にもつながっています。

繁忙期だけのスポット人材採用として活用できているため、効率的に人材を確保でき、従業員の負担軽減としても効果的です。

まとめ

病気や家庭の事情など、やむを得ない事情で急に欠員が出るケースも珍しくありません。欠員をカバーする方法は、シフト変更や他店からのヘルプをお願いするといった方法もありますが、スポットでアルバイトを募集することも効果的です。

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