スカウトメールとは｜返信率を上げるのに効果的な書き方のコツを例文付きで公開！

こんにちは。スキマバイト募集サービス「タイミー」ライターチームです。

近年では、スカウトメールでの採用が注目を浴び、活用している企業も増えています。

スカウトメールでの採用を試みたいもののノウハウを知らず、どう活用すればいいか悩んでいる採用担当者もいるのではないでしょうか。

本記事では、スカウトメールの書き方や返信率を上げるコツについて、例文を交えて紹介します。ぜひ参考にしてください。

「スカウトメール」とは？

スカウトメールとは、企業側から求職者に向けて送られるオファーメールのことです。求職者からの応募を待つ「守り」ではなく、企業自らが求める人材を探す「攻め」の採用手法となります。

スカウトサービスについて知りたい方は「スカウトサービスの選び方とは？効果的な求人を出すためのポイントや注意点なども解説 | 欲しい時間の即戦力がすぐ見つかる」の記事も参考にしてください。

エン・ジャパン株式会社が、35歳以上のユーザー647名からアンケート調査を行った結果、約8割の方がスカウトメールの利用経験があることが分かりました。

スカウトメールを利用している人は多くいますが、どれくらい重要性があるのか見ていきましょう。

参考：アンケート集計結果｜エン・ジャパン

スカウトメールの重要性

スカウトメールは、求職者と接点をつくるために重要な役割を果たします。求職者が自社にエントリーする予定がなかったとしても、スカウトメールを送ることで興味を持ってもらえれば、エントリーしてもらえるチャンスを得やすくなります。

以下は、ダイレクトリクルーティングサイトのあさがくナビが、大学生・大学院生1,016名を対象にスカウトメールについて調査した結果です。

参考：スカウトメールに関する調査｜オフィスのミカタ

上記の表から、希望する職種や業界が合っていれば、それだけエントリー意欲が高まることが分かります。

そのため、たとえ全く知らない企業であっても、約8割の方が興味を持ってくれればエントリーする確率が上がるため、スカウトメールは重要な存在といえます。

スカウトメールの種類は3つ

スカウトメールには、「オープンオファー」「条件一致オファー」「完全一致オファー」の3種類があり、上の図のように候補者を絞っていくことができます。

「オープンオファー」

オープンオファーとは、特定の条件を絞らずに求人サイトに登録している求職者に対して、一斉に送るスカウトメールです。住所や年齢など大まかな条件だけ設定するため、条件に合う求職者の数が多い傾向があります。

メールの文面は、1パターンだけ用意しておけば繰り返し使えるため、手間がかかりません。ただし、他企業と似たような文面になることから求職者が受け取る印象は低く、反響しにくいというデメリットがあります。

そのため、少数採用ではなく新規事業の推進など、多くの募集者を必要とする場合に有効なメール手法です。

「条件一致オファー」

条件一致オファーは、オープンオファーよりも条件を絞り、より自社の求める人物像に近い人材に送るメールです。住所や年齢だけでなく、求める人物像、経験、資格、学歴などを加えて条件を設定します。

求職者を絞り込む作業に時間がかかってしまうことがデメリットです。しかし、求職者は自身に向けられたメッセージだと感じやすくなるため、オープンオファーに比べると強い反応を示してくれることがメリットです。

採用条件に近い人材から応募を得やすくなりますが、直接的にスカウトをしていないため、必ずエントリーがもらえるわけではない点には注意しましょう。

「完全一致オファー」

完全一致オファーは名前の通り、企業の設定した条件と完全に一致する求職者に向けて送るメールです。完全一致オファーは、複数の求職者にまとめて送るのではなく、個別で送るメールです。

そのため、作業の手間はかかりますが、3種類の中ではスカウト効果が高く、求職者から返答をもらいやすくなります。また、面接の確約など条件を付けてメールを送るため、求職者も興味が惹かれやすく高確率で採用につながります。

即戦力につながる人材や、どうしても接点を持ちたい場合に有効的な手法です。

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スカウトメールを送るのがおすすめな場面

スカウトメールは状況に合わせて送ることが大切です。ここからは、スカウトメールを送るのにおすすめな場面を紹介します。

スカウトメール以外でも募集がなかなかこないと悩んでいる方には「求人への応募が少ない原因とは？対処方法を徹底解説 | 欲しい時間の即戦力がすぐ見つかる」の記事がおすすめです。

採用コストを抑えたい場合

スカウトサービスを利用すれば、1人当たりの採用コストを抑えることが可能です。スカウトサービスの料金形態は、採用が決定するたびに費用を払う「成功報酬型」と、月額・年額で料金が決まっている「定額型」の2つがあります。

人材紹介の手数料の相場は、年収の30％前後です。スカウトサービスの料金プランやスカウト機能を活用する頻度にもよりますが、人材紹介よりもスカウトサービスのほうが、採用コストを抑えることができます。

即戦力の採用をしたい場合

スカウトメールは、企業の求める人材に近い求職者にアピールできます。「経験者」を条件に検索すると、その職種の経験者だけ見つけられるため、効率良く即戦力を採用することが可能です。

特に専門職である医療職やIT職は、応募数も少なく人材の確保が困難です。しかし、スカウトメールを利用することで、知名度が低い企業であってもアプローチできるため、即戦力となる人材を確保しやすくなります。

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スカウトメールをおすすめでない場面

スカウトメールは、いつ送っても効果的というわけではありません。企業の状況によっては、スカウトメールをおすすめできない場面もあるため、知っておきましょう。

人員が足りない場合

スカウトメールを送るためには、候補者の選定、メールの作成、選考日程の調整、候補者とのやりとりなど、さまざまな工程があります。

これらの工程を自社だけで対応する必要があるため、一定の人員の確保が必要です。人員不足のときに候補者を選定した場合、メッセージが遅れてしまう、なかなか選考が進まないなど、候補者に悪影響を与える可能性があります。

そのため、スカウト業務に携わる人員を確保してからスカウトメールを送りましょう。

効果をすぐに得たい場合

採用業務やスカウト業務の経験が少ない場合、採用が成功するまでに時間がかかってしまいます。そのため、すぐに効果を得たい場合はスカウトメールをおすすめできません。

企業にとって有益な候補者を選定し、採用するまでには綿密な計画が必要です。即戦力として期待する場合、候補者のスキルや経験などをしっかり把握しておかなければいけません。

採用を焦ってしまうと、候補者が検討する時間を奪ってしまい、逆効果になる可能性があります。スカウトは粘り強く継続することが大切であるため、すぐに効果を得たい場合はおすすめできません。

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効果的なスカウトメールの書き方

スカウトメールを送る際は、求職者を惹きつける内容にすることが大切です。効果的なスカウトメールの書き方を見ていきましょう。

件名を魅力的なものにする

求職者がまず見るのはスカウトメールの件名です。そのため、スカウトメールの件名は、印象に残りやすい魅力的なものにする必要があります。

どのような内容が書かれているのか興味をそそられる件名にするには、以下の例を参考にしてみてください。

ターゲット・方法・内容を明確にする

効果的なスカウトメールにするには、ターゲット・方法・内容を明確にすることが大切です。

まずは誰に向けてメールを送るのかターゲットを設定しましょう。明確にしないまま文章を作成してしまうと、企業が求める人物像とミスマッチが生じる可能性があります。

次に、ターゲットが魅力のある企業だと感じる方法を考えます。例えば、「経験ゼロから50人のエンジニアを育てた」といった実績や、面接の確約などの条件を付けると効果的です。

最後は、相手に伝わりやすい内容を意識することです。自社の魅力を伝えるために、福利厚生や企業理念など、情報をたくさん詰め込むと読みにくい文章になり、かえって伝わりません。

伝えたい内容を明確にし、必要なポイントだけを説明することで、効果的なスカウトメールになります。

特別感を強調する

自社に興味を持ってもらうためには、数ある求職者の中から「あなただけをスカウトしています」といった、特別感を強調することが大切です。

参考：スカウトメールに関する調査　オフィスのミカタ

上の図は、あさがくナビが大学生・大学院生1,016名を対象に、スカウトメールについて調査した結果です。「自分にスカウトを送ろうと思った理由」が書かれていると、スカウトメールをもらって嬉しくなる方の多さがうかがえます。

誰にでも送っているメールではなく、あなたに送る理由があるからこそ送っているのだと分かるようなポイントを付けましょう。例えば、候補者の名前や候補者の情報に触れた内容にすると効果的です。

候補者の情報を念入りに調査し、強みとしているところや経験などを把握してからメールを送りましょう。

本文を分かりやすくする

効果的なスカウトメールを送るには、本文を分かりやすく書くことが重要です。どれだけ魅力的な件名ができたとしても、興味をそそる本文でなければ採用までたどり着けません。

あくまでもメールの主役は本文であるため、魅力的な内容に仕上げることが大切です。効果的なスカウトメールを送るには、何を意識して文章をつくれば良いのか見ていきましょう。

冒頭に伝えたいことを入れる

文章を読む際、冒頭から目を通す方が多いことから、最初（冒頭）に伝えたい内容を入れましょう。このときに重要なのは、上記で説明した特別感を強調することです。

一見同じように見える文章であっても、良い例では候補者の職歴をしっかり見ていることがアピールされています。候補者からすれば、自分に興味がある・中身を見てくれているといった印象を受けやすいため効果的です。

なるべく端的にする

最近ではスマートフォンでメールを読む方も多いため、それを想定した文章の長さを意識しましょう。画面上に収まりきらない長さの場合スクロールしなければならず、候補者にストレスを与えてしまいます。

端的で相手に伝わりやすい文章にするためには、「PREP法」を活用しましょう。PREP法は、P（結論）→R（理由）→E（具体例）→P（結論）の順番に文章をつくる方法です。

この文章構成を意識すれば、伝わりやすい文章に近づけるでしょう。

受け取り側の疑問を解消する内容を入れる

スカウトメールに慣れていない候補者は、メールに対して疑問や不安を抱きます。例えば以下のようなものです。

このような疑問に対して、解消する内容を入れておかなければ、候補者からの返信率が低下してしまいます。逆に、疑問を解消する内容を加えておけば返信しやすくなるため、採用までつながりやすくなります。

全体的にポジティブな文面にする

候補者にマイナスなイメージを与える「ネガティブな表現」は避けましょう。ポジティブな表現とネガティブな表現の一例は以下の通りです。

これらのようなネガティブな表現は、候補者に「人気がなさそう」「離職率が高そう」といった悪い印象を与えかねないため、避けましょう。

候補者にとって、働きやすい環境が整っている企業だと思ってもらうことが大切です。

候補者側のメリットを明確にする

候補者は、スカウトメールが送られてきた企業に就職することで、どのようなメリットがあるのかを考えています。

例えば、福利厚生が充実している、自分の経験が生かせる、といったように候補者側のメリットを明確にすることが重要です。

自社で働くイメージを高めてもらうために、中長期的なキャリアプランも伝えておくと良いでしょう。またイメージを高めてもらうためには、具体的な数字やスキルを用いると効果的です。

CTA（コール・トゥ・アクション）を明確にする

CTA（コール・トゥ・アクション）とは、「相手にとってもらいたい行動を促す」ことです。スカウトメールであれば、なぜあなたにスカウトメールを送っているのか、メールの目的を明確化することが大切です。

例えば、採用後に即戦力として働いてほしい、新規事業を引っ張ってほしい、といった採用後のプランを具体的に提示しましょう。また採用したい理由を具体的に説明することで、候補者の行動を促すことができます。

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スカウトメールの内容以外で開封率を上げる方法

スカウトメールは本文の内容も重要ですが、それ以外でも開封率を上げる方法があります。

業種別に文面を変える

オープンオファーで一斉にスカウトメールを送る場合でも、業種別に文面を変えることで、
より相手に合った文面になります。ポジティブな表現やネガティブな表現について解説しましたが、業種ごとに効果的な言葉は異なります。

どの業種においても、「急募」「大量採用」の2つのキーワードはネガティブな表現になるので使わないようにしましょう。業種別の効果的な言葉は以下の通りです。

スカウトメールを再送する

一度スカウトメールを送って返事がなかったとしても、スカウトメールを再送することで企業側の熱意が伝わり、開封率を上げやすくなります。

スカウトメールを再送する場合は、内容を変えて送りましょう。例えば、一度目は自社の「働きやすい環境」についてアピールしていた場合、二度目は「キャリアアップが図りやすい」ことをアピールする、といった感じです。

候補者の採用を諦めていないことをアピールできれば、採用へとつながりやすくなります。

A/Bテストで最適化を行う

A/Bテストとは、AとBの2つのパターンをそれぞれをランダムに表示し、どちらのパターンがより効果的かを測るテストです。A/Bテストという名前ですが、3種類以上を比較することも可能です。

スカウトメールにおいては、件名、送信時間、デザイン、文面、ニュアンスなど、さまざまな要素においてA/Bテストを行い、どのパターンが効果的か分析しましょう。

A/Bテストを利用し、スカウトメールを最適化していけば、より効果的なスカウトメールを送ることができます。

定期的なメンテナンスを行う

同じようなスカウトメールを送り続けるのではなく、定期的にメンテナスを行い、一から見直すことが大切です。例えば、受信者リストのクリーニングや、反応のない受信者への再エンゲージメント戦略など、継続的にメンテナスを行いましょう。

情報をまとめ最適化することで、新たな課題や効果的なスカウトメールを発見できることもあるため、ときには一度立ち止まってメンテナンスを行ってみましょう。

スカウトメールの返信率を上げる方法と例文　

スカウトメールの返信率を上げると、採用へとつながりやすくなります。ここからは、返信率を上げる方法を例文を交えながら見ていきましょう。

候補者のスキルや経歴を踏まえた内容にする

以下のように、候補者のスキルや経歴を踏まえた内容にすることで、「あなただけに送っている」「経歴をしっかり見ている」といった好印象を与えられます。

また、候補者も自分のスキルがこの企業で生かせることが分かると、就職後のイメージがしやすくなります。

曖昧な表現は避け具体的な内容にする

下記のようなスカウトメールは悪い見本です。どの企業でもよくある「風通しの良い社風」は、具体性がなくどのような社風なのか相手へ伝わりません。

また「残業もほとんどなく」といった表現は、実際には月何時間あるのかが想像できず曖昧な表現であるため、具体的な数字を入れましょう。

スカウトの辞退があった場合の返信方法と例文

スカウトの辞退があった場合の返信は簡易的なもので問題ありません。例文を挙げながら解説していきます。

ビジネスマナーとして通常のあいさつからはじめ、辞退することを承知した、といった文面を必ず入れましょう。この文面を入れると、相手が戸惑うことなくやりとりを終えることができます。

一度スカウトを辞退した方から、再度連絡があることは少ないため、最後に締めのあいさつを使うと良いでしょう。

「まとめ」

スカウトメールを活用すれば即戦力となる人材を採用しやすくなりますが、本記事で紹介したようにさまざまなポイントに留意する必要があります。

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